Mengelola Sistem Global

Bab 15 Mengelola Sistem Global 

15.1 PERTUMBUHAN SISTEM INFORMASI INTERNASIONAL

Pada bab-bab sebelumnya, kami menggambarkan kemunculan sistem ekonomi global dan tatanan dunia global yang didorong oleh jaringan dan sistem informasi tingkat lanjut. Tatanan dunia baru ini menyapu banyak perusahaan nasional, industri nasional, dan ekonomi nasional yang dikendalikan oleh politisi dalam negeri. Banyak perusahaan lokal akan digantikan oleh perusahaan jaringan bergerak cepat yang melampaui batas-batas nasional. Pertumbuhan perdagangan internasional telah secara radikal mengubah ekonomi domestik di seluruh dunia. Saat ini, produksi dan desain banyak produk elektronik dibagi ke beberapa negara yang berbeda.

MENGEMBANGKAN SEBUAH ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI INTERNASIONAL

Bab ini menjelaskan bagaimana membangun sebuah arsitektur sistem informasi internasional yang sesuai dengan strategi internasional Anda. Arsitektur sistem informasi internasional terdiri dari sistem informasi dasar yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mengkoordinasikan perdagangan di seluruh dunia dan kegiatan lainnya. Strategi dasar yang harus diikuti saat membangun sistem internasional adalah memahami lingkungan global tempat perusahaan Anda beroperasi. Ini berarti memahami keseluruhan kekuatan pasar, atau pembalap bisnis, yang mendorong industri Anda menuju persaingan global. Pengemudi bisnis adalah kekuatan di lingkungan yang harus ditanggung bisnis dan yang mempengaruhi arah bisnis.

LINGKUNGAN GLOBAL: PENGGERAK BISNIS DAN TANTANGAN

Penggerak bisnis global dapat dibagi menjadi dua kelompok: faktor budaya umum dan faktor bisnis yang spesifik. Faktor budaya budaya yang dikenal dengan baik telah mendorong internasionalisasi sejak Perang Dunia II. Teknologi informasi, komunikasi, dan transportasi telah menciptakan sebuah desa global di mana komunikasi (melalui telepon, televisi, radio, atau jaringan komputer) di seluruh dunia tidak lebih sulit dan tidak jauh lebih mahal daripada komunikasi di blok. Biaya memindahkan barang dan jasa ke dan dari lokasi yang tersebar secara geografis telah menurun drastis. Perkembangan komunikasi global telah menciptakan sebuah desa global dalam arti kedua: Budaya global yang diciptakan oleh televisi, internet, dan media bersama lainnya seperti film sekarang memungkinkan budaya dan masyarakat yang berbeda untuk mengembangkan harapan bersama tentang benar dan salah, diinginkan dan tidak diinginkan, heroik dan pengecut.

Meskipun kemungkinan globalisasi untuk kesuksesan bisnis adalah signifikan, kekuatan fundamental beroperasi untuk menghambat ekonomi global dan mengganggu bisnis internasional. Pada tingkat budaya, partikularisme, membuat penilaian dan mengambil tindakan berdasarkan karakteristik sempit atau pribadi, dalam segala bentuknya (agama, nasionalistik, etnis, regionalisme, posisi geopolitik) menolak konsep budaya bersama global dan menolak penetrasi pasar domestik oleh barang dan jasa asing. Misalnya, negara-negara Eropa memiliki undang-undang yang sangat ketat mengenai arus data dan privasi transborder. Aliran data transborder didefinisikan sebagai pergerakan informasi melintasi batas internasional dalam bentuk apapun.

KEADAAN SENI

Orang mungkin berpikir, diberi kesempatan untuk mencapai keunggulan kompetitif seperti yang digariskan sebelumnya dan minat pada aplikasi masa depan, bahwa kebanyakan perusahaan internasional telah secara rasional mengembangkan sistem-sistem internasional yang mengagumkan. Tidak ada yang bisa lebih jauh dari kebenaran. Ternyata, ada kesulitan yang signifikan dalam membangun arsitektur internasional yang sesuai. Kesulitannya melibatkan perencanaan sistem yang sesuai dengan strategi global perusahaan, penataan organisasi sistem dan unit bisnis, memecahkan masalah implementasi, dan memilih platform teknis yang tepat. Mari kita bahas masalah ini secara lebih rinci.

15.2 ORGANISASI SISTEM INFORMASI INTERNASIONAL

Tiga masalah organisasi menghadapi korporasi yang mencari posisi global: memilih strategi, mengatur bisnis, dan mengatur area pengelolaan sistem. Dua yang pertama saling terkait erat, jadi kita bahas bersama-sama.

STRATEGI GLOBAL DAN ORGANISASI BISNIS

Empat strategi utama global membentuk dasar bagi struktur organisasi perusahaan global. Ini adalah eksportir dalam negeri, multinasional, franchisor, dan transnasional. Masing-masing strategi ini diupayakan dengan struktur organisasi bisnis yang spesifik. Strategi eksportir dalam negeri dicirikan oleh sentralisasi aktivitas korporasi yang berat di negara asalnya. Strategi multinasional mengkonsolidasikan pengelolaan dan pengendalian keuangan dari basis rumah pusat sementara mendesentralisasi operasi produksi, penjualan, dan pemasaran ke unit di negara lain. Franchisers adalah perpaduan yang menarik antara yang lama dan yang baru. Di satu sisi, produk dibuat, dirancang, dibiayai, dan awalnya diproduksi di negara asal, namun untuk alasan khusus produk harus sangat bergantung pada personil asing untuk produksi, pemasaran, dan sumber daya manusia lebih lanjut. Dalam strategi transnasional, hampir semua aktivitas penambahan nilai dikelola dari perspektif global tanpa mengacu pada perbatasan nasional, mengoptimalkan sumber penawaran dan permintaan di manapun mereka berada, dan memanfaatkan keunggulan kompetitif lokal. Perusahaan transnasional menguasai dunia, bukan negara asal, sebagai kerangka acuan manajemen mereka.

SISTEM GLOBAL UNTUK MENYATAKAN STRATEGI

Teknologi informasi dan perbaikan di bidang telekomunikasi global memberi fleksibilitas lebih bagi perusahaan internasional untuk membentuk strategi global mereka. Konfigurasi, pengelolaan, dan pengembangan sistem cenderung mengikuti strategi global yang dipilih.

Dengan sistem, kita menggunakan berbagai aktivitas yang terlibat dalam membangun dan mengoperasikan sistem informasi: konsepsi dan keselarasan dengan rencana bisnis strategis, pengembangan sistem, dan operasi dan pemeliharaan yang berkelanjutan. Sistem terpusat adalah sistem dimana pengembangan dan operasi sistem terjadi secara total di basis rumah domestik. Sistem duplikat adalah sistem dimana pembangunan terjadi di rumah tetapi operasinya diserahkan ke unit otonom di lokasi asing. Sistem desentralisasi adalah sistem di mana masing-masing unit asing merancang solusi dan sistem uniknya sendiri. Sistem jaringan adalah sistem pengembangan dan operasi sistem yang terjadi secara terpadu dan terkoordinasi di semua unit.

REORGANISASI BISNIS

Bagaimana seharusnya sebuah perusahaan mengatur dirinya sendiri untuk melakukan bisnis dalam skala internasional? Untuk mengembangkan struktur pendukung sistem pendukung dan perusahaan global, perusahaan perlu mengikuti prinsip-prinsip ini:

Atur aktivitas penambahan nilai di sepanjang garis keunggulan komparatif. Misalnya, fungsi pemasaran / penjualan harus ditempatkan di tempat yang terbaik untuk dilakukan, dengan biaya dan dampak maksimal; Demikian juga dengan produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan sistem informasi.

Mengembangkan dan mengoperasikan unit sistem di setiap tingkat aktivitas perusahaan – regional, nasional, dan internasional. Untuk melayani kebutuhan lokal, harus ada unit sistem negara tuan rumah dengan besaran tertentu. Unit sistem regional harus menangani pengembangan telekomunikasi dan sistem melintasi batas-batas nasional yang terjadi di wilayah geografis utama (Eropa, Asia, Amerika). Unit sistem transnasional harus dibentuk untuk menciptakan keterkaitan di wilayah regional utama dan mengkoordinasikan pengembangan dan pengoperasian pengembangan sistem telekomunikasi dan internasional (Roche, 1992).

Membangun di kantor pusat dunia sebuah kantor tunggal yang bertanggung jawab atas pengembangan sistem internasional – sebuah posisi kepala informasi petugas global (CIO).

15.3 MENGELOLA SISTEM GLOBAL

SKENARIO JENIS: DISORGANISASI PADA SKALA GLOBAL

Mari kita lihat skenario umum. Sebuah perusahaan barang konsumsi multinasional tradisional yang berbasis di Amerika Serikat dan beroperasi di Eropa ingin memperluas ke pasar Asia dan tahu bahwa ia harus mengembangkan strategi transnasional dan struktur sistem informasi yang mendukung. Seperti kebanyakan perusahaan multinasional, perusahaan ini telah menyebarkan produksi dan pemasaran ke pusat regional dan nasional sambil mempertahankan kantor pusat dan manajemen strategis dunia di Amerika Serikat. Secara historis, telah memungkinkan masing-masing divisi asing untuk mengembangkan sistemnya sendiri. Satu-satunya sistem terpusat yang terkoordinasi adalah kontrol dan pelaporan keuangan. Kelompok sistem sentral di Amerika Serikat hanya berfokus pada fungsi dan produksi domestik.

SOLUSI MANAJEMEN: IMPLEMENTASI

Membentuk daftar pendek proses bisnis inti dan sistem pendukung inti akan memulai proses perbandingan rasional di banyak divisi perusahaan, mengembangkan bahasa yang sama untuk mendiskusikan bisnis, dan secara alami mengarah pada pemahaman tentang elemen umum (dan juga kualitas unik yang harus tetap lokal). Keberhasilan Anda sebagai agen perubahan akan bergantung pada legitimasi, wewenang, dan kemampuan Anda untuk melibatkan pengguna dalam proses perancangan perubahan. Legitimasi didefinisikan sebagai sejauh mana otoritas Anda diterima atas dasar kompetensi, visi, atau kualitas lainnya. Pilihan strategi perubahan sangat penting untuk masalah ini. Pada tingkat global ada terlalu banyak kompleksitas untuk mencoba strategi perancangan grand perubahan. Perusahaan dapat melembagakan prosedur untuk memastikan bahwa semua unit operasi beralih ke pembaruan perangkat lunak baru pada saat bersamaan sehingga perangkat lunak semua orang kompatibel. Kunci dari masalah ini adalah melibatkan pengguna dalam pembuatan desain tanpa melepaskan kendali atas pengembangan proyek untuk kepentingan paroki. Taktik keseluruhan untuk menangani unit lokal yang resisten di perusahaan transnasional adalah kooptasi. Cooptation didefinisikan sebagai membawa oposisi ke dalam proses merancang dan menerapkan solusinya tanpa melepaskan kendali atas arahan dan sifat perubahan tersebut.

15.4 MASALAH TEKNOLOGI DAN PELUANG UNTUK RANTAI NILAI GLOBAL

Begitu perusahaan mendefinisikan model bisnis dan strategi sistem global, mereka harus memilih standar perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan beserta aplikasi sistem utama untuk mendukung proses bisnis global. Perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan menimbulkan tantangan teknis khusus dalam lingkungan internasional. Salah satu tantangan utama adalah menemukan beberapa cara untuk membakukan platform komputasi global bila ada begitu banyak variasi dari unit operasi ke unit operasi dan dari satu negara ke negara lain. Tantangan utama lainnya adalah menemukan aplikasi perangkat lunak khusus yang user friendly dan yang benar-benar meningkatkan produktivitas tim kerja internasional. Penerimaan universal Internet di seluruh dunia telah mengurangi masalah jaringan.

MEMBUAT PLATFORMS DAN SISTEM INTEGRASI

Pengembangan arsitektur sistem informasi transnasional berdasarkan konsep sistem inti menimbulkan pertanyaan tentang bagaimana sistem inti baru sesuai dengan rangkaian aplikasi yang ada yang dikembangkan di seluruh dunia oleh berbagai divisi, orang yang berbeda, dan berbagai jenis perangkat keras komputasi. . Tujuannya adalah untuk mengembangkan sistem global, terdistribusi, dan terpadu untuk mendukung proses bisnis digital yang mencakup batas-batas nasional.

KONEKTIVITAS

Sistem global yang benar-benar terintegrasi harus memiliki konektivitas – kemampuan untuk menghubungkan bersama-sama sistem dan orang-orang dari sebuah perusahaan global ke dalam satu jaringan terpadu seperti sistem telepon namun mampu melakukan transmisi suara, data, dan gambar. Internet telah menyediakan landasan yang sangat kuat untuk menyediakan konektivitas di antara unit perusahaan global yang terdispersi.

LOKALISASI PERANGKAT LUNAK

Pengembangan sistem inti menimbulkan tantangan unik untuk perangkat lunak aplikasi: Bagaimana sistem lama akan berinteraksi dengan yang baru? Seluruh antarmuka baru harus dibangun dan diuji jika sistem lama disimpan di area lokal (yang umum). Antarmuka ini bisa mahal dan berantakan untuk dibangun. Jika perangkat lunak baru harus dibuat, tantangan lain adalah membangun perangkat lunak yang dapat digunakan secara realis oleh beberapa unit bisnis dari berbagai negara mengingat unit bisnis terbiasa dengan proses bisnis dan definisi data mereka yang unik.

Seluruh proses konversi perangkat lunak untuk beroperasi dalam bahasa kedua disebut pelokalan perangkat lunak.

Mengelola Proyek

Bab 14 Mengelola Proyek

14.1 PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek sistem informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi memerlukan banyak waktu dan uang untuk diimplementasikan daripada yang diantisipasi atau sistem yang telah selesai tidak berjalan dengan baik. Bila sistem informasi tidak memenuhi harapan atau biaya yang harus dikeluarkan, perusahaan mungkin tidak menyadari adanya keuntungan dari investasi sistem informasinya, dan sistem mungkin tidak dapat menyelesaikan masalah yang menjadi tujuannya. Pengembangan sistem baru harus dikelola dan diatur dengan hati-hati, dan cara pelaksanaan proyek kemungkinan merupakan faktor terpenting yang mempengaruhi hasilnya. Itulah mengapa penting untuk memiliki pengetahuan tentang pengelolaan proyek sistem informasi dan alasan mengapa mereka berhasil atau gagal.

PROYEK RUNAWAY DAN KEGAGALAN SISTEM

Seberapa parah proyek dikelola? Rata-rata, proyek sektor swasta diremehkan setengahnya dalam hal anggaran dan waktu yang dibutuhkan untuk mewujudkan sistem yang lengkap yang dijanjikan dalam rencana sistem. Banyak proyek dikirim dengan fungsionalitas yang hilang. Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat kemungkinan besar akan mengalami konsekuensi ini:

Biaya yang jauh melebihi anggaran

Selip tak terduga waktu

Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan

Gagal mendapatkan manfaat yang diantisipasi

TUJUAN MANAJEMEN PROYEK

Sebuah proyek adalah rangkaian kegiatan yang direncanakan untuk mencapai tujuan bisnis yang spesifik. Proyek sistem informasi mencakup pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, dan peningkatan atau penggantian infrastruktur teknologi informasi perusahaan (IT). Pengelolaan proyek mengarah pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk mencapai target tertentu sesuai batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Lingkup mendefinisikan pekerjaan apa atau tidak termasuk dalam sebuah proyek. Waktu adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Kualitas adalah indikator seberapa baik hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi tujuan yang ditentukan oleh manajemen. Risiko mengacu pada masalah potensial yang akan mengancam keberhasilan sebuah proyek.

14.2 MEMILIH PROYEK

Perusahaan biasanya menyajikan dengan berbagai proyek untuk memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja. Ada lebih banyak ide untuk proyek sistem daripada sumber daya. Perusahaan harus memilih dari kelompok mana proyek yang menjanjikan keuntungan terbesar bagi bisnis. Jelas, keseluruhan strategi bisnis perusahaan harus mendorong pemilihan proyek.

STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI

MENGUBAH SISTEM PROYEK TERHADAP RENCANA USAHA

Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis paling banyak, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung keseluruhan rencana bisnis mereka dan di mana sistem strategis digabungkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan rencana), alasan, sistem / situasi saat ini, perkembangan baru yang harus dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana pelaksanaan, dan anggaran.

FAKTOR KESUKSESAN KRITIS

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi jangka panjang dan jangka pendeknya. Analisis strategis, atau faktor keberhasilan kritis, pendekatan berpendapat bahwa persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor keberhasilan kritis (CSF) manajer. CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas. Kelemahan utama metode ini adalah tidak ada cara yang sangat ketat dimana CSF individu dapat digabungkan ke dalam pola perusahaan yang jelas. Selain itu, orang yang diwawancarai (dan pewawancara) sering menjadi bingung saat membedakan antara CSF individu dan organisasi.

ANALISIS PORTOFOLIO

Setelah analisis strategis menentukan arah keseluruhan pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif. Analisis portofolio persediaan semua proyek sistem informasi dan aset organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi. Portofolio investasi sistem informasi ini dapat digambarkan memiliki profil risiko dan manfaat tertentu bagi perusahaan.

MODEL SKOR

Model penilaian berguna untuk memilih proyek dimana banyak kriteria harus dipertimbangkan. Ini memberi bobot pada berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung total bobotnya. Seperti semua teknik “objektif”, ada banyak penilaian kualitatif yang terlibat dalam penggunaan model penilaian. Model ini membutuhkan tenaga ahli yang memahami isu dan teknologinya.

14.3 MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI

Bahkan jika sebuah proyek sistem mendukung tujuan strategis perusahaan dan memenuhi persyaratan informasi pengguna, perusahaan tersebut memerlukan investasi yang bagus untuk perusahaan tersebut. Nilai sistem dari perspektif keuangan pada dasarnya berkisar pada masalah pengembalian modal yang diinvestasikan. Apakah investasi sistem informasi tertentu menghasilkan keuntungan yang cukup untuk membenarkan biayanya?

BIAYA SISTEM INFORMASI DAN MANFAAT

Manfaat berwujud dapat diukur dan diberi nilai moneter. Manfaat tak berwujud, seperti layanan pelanggan yang lebih efisien atau pengambilan keputusan yang disempurnakan, tidak dapat segera diukur namun dapat menyebabkan keuntungan yang dapat diukur dalam jangka panjang. Model penganggaran modal adalah salah satu dari beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai investasi pada proyek investasi modal jangka panjang. Metode penganggaran modal bergantung pada ukuran arus kas masuk dan keluar dari perusahaan; proyek modal menghasilkan arus kas tersebut.

PILIHAN NYATA DALAM PENETAPAN MODEL

Beberapa proyek sistem informasi sangat tidak pasti, terutama investasi di bidang infrastruktur TI. Aliran pendapatan masa depan mereka tidak jelas dan biaya di muka mereka tinggi. Model penetapan harga opsi sebenarnya (ROPMs) menggunakan konsep valuasi opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Suatu pilihan pada dasarnya adalah hak, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak di masa depan. Opsi panggilan biasa, misalnya, adalah opsi finansial di mana seseorang membeli hak (tapi bukan kewajiban) untuk membeli aset dasar (biasanya saham) dengan harga tetap (strike price) pada atau sebelum tanggal tertentu. Proyek sistem informasi nilai ROPMs serupa dengan opsi saham, di mana pengeluaran awal untuk teknologi menciptakan hak, namun bukan kewajiban, untuk memperoleh manfaat yang terkait dengan pengembangan dan penerapan teknologi lebih jauh asalkan manajemen memiliki kebebasan untuk membatalkan, menunda, restart, atau memperluas proyek.

BATASAN MODEL KEUANGAN

Fokus tradisional pada aspek finansial dan teknis dari sistem informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat sebenarnya dari investasi. Banyak keputusan sistem informasi perusahaan investasi tidak mempertimbangkan secara memadai biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak kurva belajar pengguna terhadap sistem baru terhadap produktivitas, atau kebutuhan manajer waktu untuk menghabiskan waktu mengawasi perubahan sistem baru yang terkait. Manfaat, seperti keputusan yang lebih tepat waktu dari sistem baru atau peningkatan pembelajaran dan keahlian karyawan, mungkin juga diabaikan dalam analisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan Schkade, 2002).

14.4 MENGELOLA RESIKO PROYEK

Kami telah memperkenalkan topik tentang risiko sistem informasi dan penilaian risiko di Bab 8. Dalam bab ini, kami menjelaskan risiko spesifik terhadap proyek sistem informasi dan menunjukkan apa yang dapat dilakukan untuk mengelolanya secara efektif.

DIMENSI RESIKO PROYEK

Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kerumitan, dan komponen organisasi dan teknis mereka. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih mungkin menciptakan masalah yang telah kita gambarkan sebelumnya atau mengalami penundaan karena membawa tingkat risiko yang jauh lebih tinggi daripada yang lain. Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi dan tim proyek.

Ukuran proyek. Semakin besar proyek, seperti yang ditunjukkan oleh dolar yang dikeluarkan, ukuran staf implementasi, waktu yang dialokasikan untuk implementasi, dan jumlah unit organisasi yang terpengaruh semakin besar risikonya.

Struktur proyek. Beberapa proyek lebih terstruktur daripada yang lain. Persyaratan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat dengan mudah didefinisikan.

Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan.

PERUBAHAN MANAJEMEN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

Pengenalan atau perubahan sistem informasi memiliki dampak perilaku dan organisasi yang kuat. Perubahan dalam cara informasi didefinisikan, diakses, dan digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi sering kali mengarah pada distribusi wewenang dan kekuasaan baru. Perubahan organisasi internal ini melahirkan perlawanan dan oposisi serta dapat menyebabkan kematian sistem yang baik. Persentase yang sangat besar dari proyek sistem informasi tersandung karena proses perubahan organisasi seputar bangunan sistem tidak ditangani dengan baik. Pembuatan sistem yang berhasil memerlukan manajemen perubahan yang hati-hati.

Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan sistem informasi baru secara efektif, Anda harus memeriksa proses pelaksanaannya. Implementasi mengacu pada semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju adopsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah agen perubahan.

Hubungan antara pengguna dan spesialis sistem informasi secara tradisional menjadi masalah bagi upaya penerapan sistem informasi. Spesialis pengguna dan sistem informasi cenderung memiliki latar belakang, minat, dan prioritas yang berbeda. Ini disebut sebagai celah komunikasi perancang pengguna. Perbedaan ini menyebabkan loyalitas organisasi yang berbeda, pendekatan pemecahan masalah, dan kosa kata. Jika sebuah proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen manajemen di berbagai tingkatan, maka kemungkinan besar akan dirasakan secara positif oleh pengguna dan staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok akan percaya bahwa keikutsertaan mereka dalam proses pembangunan akan mendapat perhatian dan prioritas yang lebih tinggi.

MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO

Berbagai manajemen proyek, pengumpulan kebutuhan, dan metodologi perencanaan telah dikembangkan untuk kategori masalah implementasi yang spesifik. Strategi juga telah dirancang untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat selama masa implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.

Proyek dengan teknologi yang menantang dan kompleks bagi pengguna untuk mendapatkan keuntungan dari alat integrasi internal. Keberhasilan proyek semacam itu bergantung pada seberapa baik kompleksitas teknis mereka dapat dikelola. Pemimpin proyek membutuhkan pengalaman teknis dan administratif yang berat. Proyek besar mendapatkan keuntungan dari penggunaan alat perencanaan formal dan alat kontrol formal yang tepat untuk mendokumentasikan dan memantau rencana proyek. Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek adalah bagan Gantt dan grafik PERT. Bagan Gantt mencantumkan aktivitas proyek serta tanggal mulai dan selesai yang sesuai. Meskipun bagan Gantt menunjukkan kapan aktivitas proyek dimulai dan diakhiri, mereka tidak menggambarkan dependensi tugas, bagaimana satu tugas terpengaruh jika ada yang tertinggal, atau bagaimana tugas harus dipesan. Di situlah grafik PERT berguna. PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique, sebuah metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut A.S. selama tahun 1950an untuk mengelola program rudal kapal selam Polaris. Bagan PERT secara grafis menggambarkan tugas proyek dan keterkaitannya. Daftar PERT berisi daftar kegiatan spesifik yang membentuk sebuah proyek dan kegiatan yang harus diselesaikan sebelum kegiatan tertentu dapat dimulai.

Proyek dengan struktur yang relatif kecil dan banyak persyaratan yang tidak terdefinisi harus melibatkan pengguna sepenuhnya pada semua tahap. Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak kemungkinan pilihan desain dan tetap berkomitmen terhadap satu desain. Alat integrasi eksternal terdiri dari cara untuk menghubungkan kerja tim pelaksana ke pengguna di semua tingkat organisasi. Misalnya, pengguna bisa menjadi anggota aktif tim proyek, mengambil peran kepemimpinan, dan bertanggung jawab atas pemasangan dan pelatihan. Tim pelaksana dapat menunjukkan responsnya terhadap pengguna, segera menjawab pertanyaan, memasukkan umpan balik pengguna, dan menunjukkan kesediaan mereka untuk membantu. Implementasi kontra adalah strategi yang disengaja untuk menggagalkan implementasi sistem informasi atau inovasi dalam suatu organisasi.

PERANCANGAN UNTUK ORGANISASI

Karena tujuan sistem baru adalah untuk memperbaiki kinerja organisasi, proyek sistem informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara di mana organisasi akan berubah saat sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, ekstranet, dan aplikasi Web. Selain perubahan prosedural, transformasi fungsi pekerjaan, struktur organisasi, hubungan kekuasaan, dan lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati. Area dimana user interface dengan sistem memerlukan perhatian khusus, dengan kepekaan terhadap masalah ergonomi. Ergonomi mengacu pada interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja. Ini mempertimbangkan disain pekerjaan, masalah kesehatan, dan antarmuka pengguna sistem informasi akhir. Analisis dampak organisasi menjelaskan bagaimana sistem yang diusulkan akan mempengaruhi struktur organisasi, sikap, pengambilan keputusan, dan operasi.

Salah satu cara untuk menangani masalah manusia dan organisasi adalah dengan menggabungkan praktik perancangan sosioteknik ke dalam proyek sistem informasi. Desainer menetapkan seperangkat solusi desain teknis dan sosial secara terpisah. Rencana disain sosial mengeksplorasi struktur kelompok kerja yang berbeda, alokasi tugas, dan desain pekerjaan individual.

ALAT PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK

Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek memfasilitasi proses manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek biasanya menampilkan kemampuan untuk menentukan dan memesan tugas, menetapkan sumber daya ke tugas, menetapkan tanggal mulai dan berakhirnya tugas, melacak kemajuan, dan memfasilitasi modifikasi terhadap tugas dan sumber daya. Banyak mengotomatisasi penciptaan grafik Gantt dan PERT. Beberapa alat ini adalah program canggih yang besar untuk mengelola proyek-proyek yang sangat besar, kelompok kerja yang tersebar, dan fungsi perusahaan. Alat high-end ini dapat mengelola sejumlah besar tugas dan aktivitas serta hubungan yang kompleks.

Membangun Sistem Informasi

Bab 13 Membangun Sistem Informasi

13.1 SISTEM SEBAGAI PERUBAHAN ORGANISASI YANG TERENCANA

Membangun sistem informasi baru merupakan salah satu bentuk perubahan organisasi yang terencana. Pengenalan sistem informasi baru melibatkan lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak baru. Ini juga mencakup perubahan dalam pekerjaan, keterampilan, manajemen, dan organisasi. Saat merancang sistem informasi baru, kita mendesain ulang organisasi. Pembangun sistem harus memahami bagaimana sistem akan mempengaruhi proses bisnis dan organisasi secara keseluruhan.

PEMBANGUNAN SISTEM DAN PERUBAHAN ORGANISASI I

Teknologi informasi dapat mempromosikan berbagai tingkat perubahan organisasi, mulai dari yang inkremental hingga mencapai jangkauan yang jauh.

MENDESAIN ULANG PROSES BISNIS

Seperti CIMB Group, yang dijelaskan dalam bab pembuka, banyak bisnis saat ini mencoba menggunakan teknologi informasi untuk memperbaiki proses bisnis mereka. Beberapa dari sistem ini memerlukan perubahan proses tambahan, namun yang lain memerlukan desain ulang proses bisnis yang jauh lebih luas. Untuk mengatasi perubahan ini, organisasi beralih ke manajemen proses bisnis. Manajemen proses bisnis menyediakan berbagai alat dan metodologi untuk menganalisa proses yang ada, merancang proses baru, dan mengoptimalkan proses tersebut. BPM tidak pernah disimpulkan karena perbaikan proses memerlukan perubahan terus-menerus. Perusahaan yang menjalankan manajemen proses bisnis melalui langkah-langkah berikut:

1.Identifikasi proses untuk perubahan: Salah satu keputusan strategis terpenting yang dapat dibuat oleh perusahaan tidak menentukan bagaimana menggunakan komputer untuk memperbaiki proses bisnis, namun memahami proses bisnis apa yang perlu ditingkatkan.

Mengidentifikasi proses yang ada: Proses bisnis yang ada harus dimodelkan dan didokumentasikan, mencatat masukan, keluaran, sumber daya, dan urutan aktivitas. Tim perancang proses mengidentifikasi langkah-langkah berlebihan, tugas padat kertas, kemacetan, dan inefisiensi lainnya.

3.Design proses baru: Setelah proses yang ada dipetakan dan diukur dari segi waktu dan biaya, tim perancang proses akan mencoba memperbaiki prosesnya dengan merancang yang baru. Proses “to-be” yang baru disederhanakan akan didokumentasikan dan dimodelkan untuk perbandingan dengan proses lama.

4.Masukkan proses baru: Begitu proses baru telah dimodelkan dan dianalisis secara menyeluruh, maka harus diterjemahkan ke dalam seperangkat prosedur dan peraturan kerja yang baru. Sistem informasi baru atau penyempurnaan sistem yang ada mungkin harus diimplementasikan untuk mendukung proses yang dirancang ulang. Proses baru dan sistem pendukung diluncurkan ke dalam organisasi bisnis. Seiring bisnis mulai menggunakan proses ini, masalah ditemukan dan diatasi. Karyawan yang bekerja dengan proses tersebut dapat merekomendasikan perbaikan.

Pengukuran terus menerus: Begitu proses telah diimplementasikan dan dioptimalkan, perlu dilakukan pengukuran secara terus menerus. Mengapa? Proses dapat memburuk seiring berjalannya waktu karena karyawan kembali menggunakan metode lama, atau mungkin kehilangan keefektifannya jika bisnis mengalami perubahan lainnya.

Alat untuk Manajemen Proses Bisnis

Lebih dari 100 perusahaan perangkat lunak menyediakan alat untuk berbagai aspek BPM, termasuk IBM, Oracle, dan TIBCO. Alat-alat ini membantu bisnis mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses yang memerlukan perbaikan, menciptakan model proses yang lebih baik, menangkap dan menerapkan peraturan bisnis untuk melakukan proses, dan mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung proses baru atau didesain ulang. Perangkat lunak BPM juga menyediakan analisis untuk memverifikasi bahwa kinerja proses telah ditingkatkan dan untuk mengukur dampak perubahan proses pada indikator kinerja bisnis utama.

13.2 TINJAUAN UMUM PEMBANGUNAN SISTEM

Kegiatan yang menghasilkan solusi sistem informasi terhadap masalah atau peluang organisasi disebut pengembangan sistem. Pengembangan sistem adalah masalah terstruktur yang dipecahkan dengan aktivitas yang berbeda. Kegiatan ini terdiri dari analisis sistem, perancangan sistem, pemrograman, pengujian, konversi, serta produksi dan pemeliharaan.

ANALISA SISTEM

Analisis sistem adalah analisis masalah yang coba diatasi oleh sebuah perusahaan dengan sistem informasi. Ini terdiri dari mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusinya, dan mengidentifikasi persyaratan informasi yang harus dipenuhi oleh solusi sistem. Analisis sistem juga mencakup studi kelayakan untuk menentukan apakah solusi tersebut layak, atau dapat dicapai, dari sudut pandang keuangan, teknis, dan organisasi. Studi kelayakan menentukan apakah sistem yang diusulkan diharapkan dapat menjadi investasi yang baik, apakah teknologi yang dibutuhkan untuk sistem tersedia dan dapat ditangani oleh spesialis sistem informasi perusahaan, dan apakah organisasi dapat menangani perubahan yang diperkenalkan oleh sistem. Pada tingkat yang paling dasar, persyaratan informasi dari sebuah sistem baru melibatkan identifikasi siapa yang membutuhkan informasi apa, di mana, kapan, dan bagaimana caranya. Analisis kebutuhan secara hati-hati mendefinisikan tujuan sistem yang baru atau yang dimodifikasi dan mengembangkan deskripsi rinci tentang fungsi yang harus dilakukan sistem baru.

DESAIN SISTEM

Analisis sistem menggambarkan apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi persyaratan informasi, dan perancangan sistem menunjukkan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan ini. Perancangan sistem informasi adalah keseluruhan rencana atau model untuk sistem tersebut. Seperti cetak biru bangunan atau rumah, itu terdiri dari semua spesifikasi yang memberi sistem bentuk dan strukturnya. Perancang sistem merinci spesifikasi sistem yang akan memberikan fungsi yang diidentifikasi selama analisis sistem. Spesifikasi ini harus menangani semua komponen manajerial, organisasi, dan teknologi dari solusi sistem. Persyaratan informasi pengguna mendorong keseluruhan upaya membangun sistem. Pengguna harus memiliki kontrol yang memadai atas proses perancangan untuk memastikan bahwa sistem tersebut mencerminkan prioritas bisnis dan kebutuhan informasi mereka, bukan bias staf teknis.

MELENGKAPI PROSES PEMBANGUNAN SISTEM

Langkah-langkah yang tersisa dalam proses pengembangan sistem menerjemahkan spesifikasi solusi yang ditetapkan selama analisis dan perancangan sistem ke dalam sistem informasi operasional sepenuhnya. Langkah penutup ini terdiri dari pemrograman, pengujian, konversi, produksi, dan perawatan. Selama tahap pemrograman, spesifikasi sistem yang disiapkan selama tahap perancangan diterjemahkan ke dalam kode program perangkat lunak. Saat ini, banyak organisasi tidak lagi melakukan pemrograman sendiri untuk sistem baru. Pengujian menyeluruh dan merinci harus dilakukan untuk memastikan apakah sistem menghasilkan hasil yang tepat. Menguji sistem informasi dapat dibagi menjadi tiga jenis kegiatan: pengujian unit, pengujian sistem, dan pengujian penerimaan. Pengujian unit, atau pengujian program, terdiri dari pengujian setiap program secara terpisah di sistem. Pengujian sistem menguji berfungsinya sistem informasi secara keseluruhan. Ia mencoba untuk menentukan apakah modul diskrit akan berfungsi bersama seperti yang direncanakan dan apakah ada perbedaan antara cara sistem benar-benar bekerja dan cara penggunaannya. Uji penerimaan memberikan sertifikasi akhir bahwa sistem siap digunakan dalam pengaturan produksi. Tim pengembangan sistem bekerja dengan pengguna untuk merancang rencana uji sistematis. Rencana uji mencakup semua persiapan untuk serangkaian tes yang baru saja kami jelaskan. Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem yang baru. Empat strategi konversi utama dapat digunakan: strategi paralel, strategi cut over langsung, strategi studi percontohan, dan strategi pendekatan bertahap. Dalam strategi paralel, sistem lama dan penggantian potensinya dijalankan bersama-sama untuk sementara waktu sampai semua orang yakin bahwa yang baru berfungsi dengan benar. Strategi cut over langsung menggantikan sistem lama sepenuhnya dengan sistem baru pada hari yang ditentukan. Strategi percontohan memperkenalkan sistem baru hanya pada area organisasi yang terbatas, seperti satu departemen atau unit operasi. Strategi pendekatan bertahap memperkenalkan sistem baru secara bertahap, baik oleh fungsi atau unit organisasi. Bergerak dari sistem lama ke sistem yang baru mengharuskan pengguna akhir dilatih untuk menggunakan sistem yang baru. Dokumentasi terperinci yang menunjukkan bagaimana sistem bekerja dari sudut pandang teknis dan pengguna akhir diselesaikan pada waktu konversi untuk digunakan dalam pelatihan dan operasi sehari-hari. Setelah sistem baru dipasang dan konversi selesai, sistemnya dikatakan sedang berproduksi. Perubahan perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi, atau prosedur ke sistem produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan baru, atau memperbaiki efisiensi pemrosesan disebut perawatan.

PEMODELAN DAN PERANCANGAN SISTEM: METODOLOGI STRUKTUR DAN OBYEK-ORIENTED

Ada metodologi alternatif untuk pemodelan dan perancangan sistem. Metodologi terstruktur dan pengembangan berorientasi objek adalah yang paling menonjol. Terstruktur mengacu pada fakta bahwa tekniknya selangkah demi selangkah, dengan setiap langkah membangun pada yang sebelumnya. Metodologi terstruktur bersifat top-down, maju dari tingkat tertinggi dan paling abstrak ke tingkat detail paling rendah – dari yang umum sampai yang spesifik. Alat utama untuk merepresentasikan proses komponen sistem dan arus data di antaranya adalah data flow diagram (DFD). Spesifikasi proses menggambarkan transformasi yang terjadi dalam tingkat terendah dari diagram alir data. Mereka mengekspresikan logika untuk setiap proses. Dalam metodologi terstruktur, perancangan perangkat lunak dimodelkan menggunakan diagram struktur hirarkis. Bagan struktur adalah grafik top-down, menunjukkan setiap tingkat disain, hubungannya ke tingkat lain, dan tempatnya dalam keseluruhan struktur desain. Pengembangan berorientasi obyek membahas masalah ini. Pengembangan berorientasi objek menggunakan objek sebagai unit dasar analisis dan perancangan sistem. Objek menggabungkan data dan proses spesifik yang beroperasi pada data tersebut.

Pemodelan berorientasi objek didasarkan pada konsep kelas dan warisan. Objek milik kelas tertentu, atau kategori umum benda serupa, memiliki fitur kelas itu. Kelas objek pada gilirannya dapat mewarisi semua struktur dan perilaku kelas yang lebih umum dan kemudian menambahkan variabel dan perilaku yang unik untuk setiap objek. Kelas objek baru dibuat dengan memilih kelas yang ada dan menentukan bagaimana kelas baru berbeda dari kelas yang ada, daripada mulai dari nol setiap saat.

Rekayasa perangkat lunak dengan bantuan komputer menyediakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi metodologi yang baru saja kita gambarkan untuk mengurangi jumlah pekerjaan berulang yang perlu dilakukan pengembang. Alat itu juga memfasilitasi terciptanya dokumentasi yang jelas dan koordinasi upaya pengembangan tim. Anggota tim dapat berbagi pekerjaan mereka dengan mudah dengan mengakses file masing-masing untuk meninjau atau memodifikasi apa yang telah dilakukan. Manfaat produktivitas sederhana juga bisa dicapai jika alat tersebut digunakan dengan benar.

13.3 PENDEKATAN ALTERNATIF SISTEM-BANGUNAN

Sistem berbeda dalam hal ukuran dan kompleksitas teknologi mereka dan dalam hal masalah organisasi yang harus dipecahkan. Sejumlah pendekatan pembuatan sistem telah dikembangkan untuk mengatasi perbedaan ini. Bagian ini menjelaskan metode alternatif ini: siklus hidup sistem tradisional, prototyping, paket perangkat lunak aplikasi, pengembangan pengguna akhir, dan outsourcing.

SIKLUS HIDUP SISTEM TRADISIONAL

Siklus hidup sistem adalah metode tertua untuk membangun sistem informasi. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun sebuah sistem, membagi pengembangan sistem menjadi tahap formal. Spesialis pengembangan sistem memiliki pendapat yang berbeda tentang bagaimana mempartisi tahap pengembangan sistem, namun secara kasar sesuai dengan tahapan pengembangan sistem yang baru saja kita jelaskan.

PROTOTIPING

Prototyping terdiri dari membangun sistem eksperimental dengan cepat dan murah bagi pengguna akhir untuk dievaluasi. Dengan berinteraksi dengan prototipe, pengguna bisa mendapatkan gagasan yang lebih baik mengenai kebutuhan informasi mereka. Prototipe yang didukung oleh pengguna dapat digunakan sebagai template untuk menciptakan sistem akhir. Prototipe ini adalah versi kerja dari sistem informasi atau bagian dari sistem, namun model ini hanya merupakan model pendahuluan. Proses membangun desain awal, mencoba keluar, menyempurnakannya, dan mencoba lagi telah disebut proses berulang dari pengembangan sistem karena langkah-langkah yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem dapat diulang berulang-ulang.

Langkah-langkah dalam Prototyping menunjukkan model empat langkah dari proses prototyping, yang terdiri dari:

Langkah 1: Identifikasi kebutuhan dasar pengguna. Perancang sistem (biasanya spesialis sistem informasi) bekerja dengan pengguna cukup lama untuk menangkap kebutuhan informasi dasar pengguna.

Langkah 2: Kembangkan prototipe awal. Perancang sistem menciptakan prototip kerja dengan cepat, menggunakan alat untuk menghasilkan perangkat lunak dengan cepat.

Langkah 3: Gunakan prototipe. Pengguna didorong untuk bekerja sama dengan sistem untuk menentukan seberapa baik prototipe tersebut memenuhi kebutuhannya dan memberi saran untuk memperbaiki prototipe. Langkah 4: Merevisi dan meningkatkan prototipe. Pembangun sistem mencatat semua perubahan yang diminta pengguna dan menyempurnakan prototipenya sesuai dengan itu. Setelah prototipe telah direvisi, siklus kembali ke Langkah 3. Langkah 3 dan 4 diulang sampai pengguna puas.

Prototyping sangat berguna bila ada beberapa ketidakpastian mengenai persyaratan atau solusi perancangan dan sering digunakan untuk merancang antarmuka pengguna akhir sistem informasi (bagian dari sistem yang berinteraksi dengan pengguna akhir, seperti display online dan layar entri data, laporan, atau Halaman web).

PENGEMBANGAN END-USER

Beberapa jenis sistem informasi dapat dikembangkan oleh pengguna akhir dengan sedikit atau tanpa bantuan formal dari spesialis teknis. Fenomena ini disebut pengembangan pengguna akhir. Serangkaian perangkat lunak yang dikategorikan sebagai bahasa generasi keempat membuat ini menjadi mungkin. Bahasa generasi keempat adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna akhir membuat laporan atau mengembangkan aplikasi perangkat lunak dengan sedikit atau tanpa bantuan teknis. Beberapa alat keempat ini juga meningkatkan produktivitas pemrogram profesional. Pengguna akhir kemungkinan besar bekerja dengan perangkat lunak PC dan bahasa kueri. Bahasa query adalah perangkat lunak yang memberikan jawaban langsung langsung atas permintaan informasi yang tidak ditentukan sebelumnya, seperti “Siapa perwakilan penjualan dengan kinerja tertinggi?” Bahasa query sering dikaitkan dengan perangkat lunak pengelolaan data dan sistem manajemen basis data.

APLIKASI PERANGKAT LUNAK DAN OUTSOURCING

Bab 5 menunjukkan bahwa sebagian besar perangkat lunak saat ini tidak dikembangkan secara internal namun dibeli dari sumber eksternal. Perusahaan dapat menyewa perangkat lunak dari penyedia layanan perangkat lunak, mereka dapat membeli paket perangkat lunak dari vendor komersial, atau mereka dapat memiliki aplikasi khusus yang dikembangkan oleh perusahaan outsourcing luar.

Selama beberapa dekade terakhir, banyak sistem telah dibangun di atas sebuah pondasi perangkat lunak aplikasi. Banyak aplikasi umum untuk semua organisasi bisnis – misalnya, daftar gaji, piutang, buku besar, atau pengendalian persediaan. Untuk fungsi universal seperti itu dengan proses standar yang tidak banyak berubah seiring berjalannya waktu, sistem umum akan memenuhi persyaratan banyak organisasi. Jika sebuah organisasi memiliki persyaratan unik yang tidak dialamatkan paket, banyak paket termasuk kemampuan untuk kustomisasi. Fitur penyesuaian memungkinkan paket perangkat lunak dimodifikasi untuk memenuhi persyaratan unik sebuah organisasi tanpa merusak integritas perangkat lunak kemasan. Proses evaluasi paket sering didasarkan pada Permintaan Proposal (RFP), yang merupakan daftar pertanyaan terperinci yang diajukan ke vendor perangkat lunak paket.

Jika perusahaan tidak ingin menggunakan sumber daya internalnya untuk membangun atau mengoperasikan sistem informasi, perusahaan tersebut dapat mengalihkan pekerjaan ke organisasi eksternal yang mengkhususkan diri dalam menyediakan layanan ini. Komputasi awan dan penyedia SaaS, yang kami jelaskan di Bab 5, adalah salah satu bentuk outsourcing. Vendor outsourcing mungkin berada di dalam negeri atau di negara lain. Pengalihan dalam negeri terutama didorong oleh fakta bahwa perusahaan outsourcing memiliki keterampilan, sumber daya, dan aset yang tidak dimiliki klien mereka. Dalam kasus outsourcing lepas pantai, keputusan tersebut cenderung lebih didorong biaya. Seorang programmer terampil di India atau Rusia menghasilkan sekitar USD $ 9.000 per tahun, dibandingkan dengan $ 65.000 per tahun untuk programmer yang sebanding di Amerika Serikat.

13.4 PEMBANGUNAN APLIKASI UNTUK PERUSAHAAN DIGITAL

Di lingkungan perusahaan digital, organisasi perlu menambahkan, mengubah, dan menunda kemampuan teknologinya dengan sangat cepat untuk merespons peluang baru. Perusahaan mulai menggunakan proses pengembangan yang lebih pendek dan informal yang memberikan solusi cepat. Selain menggunakan paket perangkat lunak dan penyedia layanan eksternal, bisnis lebih bergantung pada teknik siklus cepat seperti pengembangan aplikasi yang cepat, desain aplikasi gabungan, pengembangan tangkas, dan komponen perangkat lunak standar yang dapat digunakan ulang yang dapat digabungkan menjadi satu rangkaian layanan lengkap untuk e-commerce dan ebusiness.

PENGEMBANGAN APLIKASI RAPID (RAD)

Perangkat perangkat lunak berorientasi objek, perangkat lunak yang dapat digunakan ulang, prototipe, dan alat bahasa generasi keempat membantu pembangun sistem membuat sistem kerja jauh lebih cepat daripada yang dapat mereka gunakan dengan metode pembuatan dan perangkat lunak sistem tradisional. Istilah rapid application development (RAD) digunakan untuk menggambarkan proses pembuatan sistem kerja dalam waktu yang sangat singkat. Terkadang sebuah teknik yang disebut joint application design (JAD) digunakan untuk mempercepat pembangkitan kebutuhan informasi dan untuk mengembangkan desain sistem awal. Pengembangan tangkas berfokus pada pengiriman cepat perangkat lunak kerja dengan memecah proyek besar menjadi serangkaian subproyek kecil yang selesai dalam waktu singkat menggunakan iterasi dan umpan balik yang berkesinambungan.

PEMBANGUNAN BERBASIS KOMPONEN DAN LAYANAN WEB

Kami telah menjelaskan beberapa manfaat pengembangan berorientasi obyek untuk membangun sistem yang dapat merespons lingkungan bisnis yang berubah dengan cepat, termasuk aplikasi Web. Pendekatan pengembangan perangkat lunak ini disebut pengembangan berbasis komponen, dan ini memungkinkan sebuah sistem dibangun dengan merakit dan mengintegrasikan komponen perangkat lunak yang ada.

Layanan web dapat melakukan fungsi tertentu sendiri, dan mereka juga dapat melibatkan layanan Web lainnya untuk menyelesaikan transaksi yang lebih kompleks, seperti memeriksa kartu kredit, pengadaan, atau pemesanan produk. Dengan membuat komponen perangkat lunak yang dapat berkomunikasi dan berbagi data terlepas dari sistem operasi, bahasa pemrograman, atau perangkat klien, layanan Web dapat memberikan penghematan biaya yang signifikan dalam membangun sistem sambil membuka peluang baru untuk kolaborasi dengan perusahaan lain.

Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan

Bab 12 Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan

12.1 PEMBUATAN KEPUTUSAN DAN SISTEM INFORMASI

Pengambilan keputusan dalam bisnis biasanya terbatas pada manajemen. Saat ini, karyawan tingkat rendah bertanggung jawab atas beberapa keputusan ini, karena sistem informasi membuat informasi tersedia untuk menurunkan tingkat bisnis. Tapi apa yang kita maksud dengan pengambilan keputusan yang lebih baik? Bagaimana pengambilan keputusan dilakukan dalam bisnis dan organisasi lainnya? Mari kita lihat lebih dekat.

NILAI BISNIS PEMBUATAN KEPUTUSAN MENINGKAT

Apa artinya bisnis membuat keputusan yang lebih baik? Berapakah nilai moneter dari pengambilan keputusan yang lebih baik? Perusahaan telah mengidentifikasi sejumlah keputusan penting dimana investasi sistem baru dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.

JENIS KEPUTUSAN

Bab 1 dan 2 menunjukkan bahwa ada tingkatan yang berbeda dalam sebuah organisasi. Masing-masing tingkat ini memiliki persyaratan informasi yang berbeda untuk mendukung keputusan dan tanggung jawab untuk berbagai jenis keputusan

Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan pengambil keputusan harus memberikan penilaian, evaluasi, dan wawasan untuk memecahkan masalah. Masing-masing keputusan ini adalah tidak berulang, penting, dan tidak rutin, serta tidak ada prosedur yang dipahami dengan baik atau disepakati untuk membuatnya. Keputusan terstruktur, sebaliknya, bersifat berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang pasti untuk penanganannya sehingga mereka tidak perlu diperlakukan setiap saat seolah-olah baru. Banyak keputusan memiliki unsur dari kedua jenis keputusan dan bersifat semistructured, dimana hanya sebagian dari masalah yang memiliki jawaban yang jelas yang diberikan oleh prosedur yang diterima. Secara umum, keputusan terstruktur lebih banyak terjadi pada tingkat organisasi yang lebih rendah, sedangkan masalah yang tidak terstruktur lebih umum terjadi pada tingkat perusahaan yang lebih tinggi.

PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN

Membuat keputusan adalah proses multistep. Simon (1960) menggambarkan empat tahap yang berbeda dalam pengambilan keputusan: kecerdasan, desain, pilihan, dan implementasi

Intelijen terdiri dari menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang terjadi dalam organisasi, mengapa ada masalah, di mana, dan dampaknya terhadap perusahaan. Desain melibatkan identifikasi dan penjelajahan berbagai solusi terhadap masalah. Pilihan terdiri dari memilih alternatif solusi. Implementasi melibatkan pembuatan alternatif pekerjaan pilihan dan terus memantau seberapa baik solusinya berjalan.

MANAJEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI DUNIA NYATA

Premis buku ini dan bab ini adalah bahwa sistem untuk mendukung pengambilan keputusan menghasilkan keputusan yang lebih baik oleh manajer dan karyawan, di atas rata-rata pengembalian investasi untuk perusahaan, dan pada akhirnya keuntungan yang lebih tinggi. Namun, sistem informasi tidak dapat memperbaiki semua jenis keputusan yang terjadi dalam sebuah organisasi. Mari kita periksa peran manajer dan pengambilan keputusan dalam organisasi untuk melihat mengapa hal ini terjadi.

Peran Manajerial

Manajer memainkan peran kunci dalam organisasi. Tanggung jawab mereka berkisar dari membuat keputusan, menulis laporan, menghadiri rapat, mengatur pesta ulang tahun. Model manajemen klasik, yang menggambarkan apa yang manajer lakukan, sebagian besar tidak diragukan lagi selama lebih dari 70 tahun sejak 1920-an. Henri Fayol dan penulis awal lainnya pertama kali mendeskripsikan lima fungsi klasik manajer sebagai perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, penentuan, dan pengendalian. Model perilaku menyatakan bahwa perilaku aktual manajer tampaknya kurang sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisir dengan baik daripada model klasik yang akan membuat kita percaya. Peran manajerial adalah harapan dari aktivitas yang harus dilakukan manajer dalam sebuah organisasi. Mintzberg menemukan bahwa peran manajerial ini terbagi dalam tiga kategori: interpersonal, informasi, dan keputusan.

Peran Interpersonal. Manajer bertindak sebagai tokoh untuk organisasi ketika mereka mewakili perusahaan mereka ke dunia luar dan melakukan tugas simbolis, seperti memberikan penghargaan karyawan, dalam peran interpersonal mereka. Dalam peran informasinya, para manajer bertindak sebagai pusat saraf organisasi mereka, menerima informasi yang paling nyata dan terkini serta mendistribusikannya kembali kepada mereka yang perlu menyadarinya. Oleh karena itu, para manajer menyebarluaskan informasi dan juru bicara untuk organisasinya. Dalam peran keputusan mereka, mereka bertindak sebagai pengusaha dengan memulai jenis kegiatan baru; mereka menangani gangguan yang timbul dalam organisasi; mereka mengalokasikan sumber daya untuk anggota staf yang membutuhkannya; dan mereka menegosiasikan konflik dan menengahi antara kelompok yang saling bertentangan.

Pembuatan Keputusan Di Dunia Nyata

Kita sekarang melihat bahwa sistem informasi tidak membantu semua peran manajerial. Dan dalam peran manajerial di mana sistem informasi dapat memperbaiki keputusan, investasi di bidang teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil yang positif. Ada tiga alasan utama: kualitas informasi, filter manajemen, dan budaya organisasi (lihat Bab 3).

Kualitas Informasi. Keputusan berkualitas tinggi memerlukan informasi berkualitas tinggi. Filter Manajemen. Bahkan dengan informasi yang akurat dan tepat waktu, beberapa manajer membuat keputusan yang buruk. Manajer (seperti semua manusia) menyerap informasi melalui serangkaian filter untuk memahami dunia di sekitar mereka. Manajer memiliki perhatian selektif, fokus pada beberapa jenis masalah dan solusi, dan memiliki berbagai bias yang menolak informasi yang tidak sesuai dengan konsepsi mereka sebelumnya.

Organisasi Inersia dan Politik. Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk bertindak tegas. Ketika lingkungan berubah dan bisnis perlu mengadopsi model bisnis baru untuk bertahan, kekuatan kuat di dalam organisasi menolak membuat keputusan yang meminta perubahan besar. Keputusan yang diambil oleh perusahaan sering mewakili penyeimbang berbagai kelompok kepentingan perusahaan daripada solusi terbaik untuk masalah ini.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN TINGGI BERKELANJUTAN

Saat ini, banyak keputusan yang dibuat oleh organisasi tidak dilakukan oleh para manajer, atau manusia manapun. Kelas keputusan yang sangat terstruktur dan otomatis berkembang pesat. Apa yang membuat pengambilan keputusan berkecepatan tinggi otomatis ini mungkin adalah algoritme komputer yang secara tepat menentukan langkah-langkah yang harus diikuti untuk menghasilkan keputusan, basis data yang sangat besar, prosesor berkecepatan tinggi, dan perangkat lunak yang dioptimalkan untuk tugas tersebut.

12.2 KECERDASAN BISNIS DALAM PERUSAHAAN

APA KECERDASAN BISNIS?

“Business intelligence” adalah istilah yang digunakan oleh vendor perangkat keras dan perangkat lunak serta konsultan teknologi informasi untuk mendeskripsikan infrastruktur pergudangan, mengintegrasikan, melaporkan, dan menganalisis data yang berasal dari lingkungan bisnis. Infrastruktur pondasi mengumpulkan, menyimpan, membersihkan, dan membuat informasi yang relevan tersedia bagi para manajer. Penting untuk diingat bahwa kecerdasan dan analisis bisnis adalah produk yang didefinisikan oleh vendor teknologi dan perusahaan konsultan. Mereka terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak yang dijual terutama oleh vendor sistem besar ke perusahaan Fortune 500 yang sangat besar. Lima penyedia terbesar produk ini adalah SAP, Oracle, IBM, SAS Institute, dan Microsoft.

LINGKUNGAN BISNIS

Data dari lingkungan bisnis: Bisnis harus menangani data terstruktur dan tidak terstruktur dari berbagai sumber, termasuk perangkat seluler dan Internet. Data perlu diintegrasikan dan diorganisasikan sehingga bisa dianalisis dan digunakan oleh pengambil keputusan.

Infrastruktur intelijen bisnis: Landasan dasar intelijen bisnis adalah sistem basis data yang kuat yang menangkap semua data yang relevan untuk menjalankan bisnis. Data dapat disimpan dalam database transaksional atau digabungkan dan disatukan ke dalam gudang data perusahaan atau serangkaian data data yang saling terkait.

Alat analisis bisnis: Satu set perangkat lunak digunakan untuk menganalisis data dan menghasilkan laporan, menanggapi pertanyaan yang diajukan oleh manajer, dan melacak kemajuan bisnis dengan menggunakan indikator kinerja utama.

Pengguna dan metode manajerial: Perangkat keras dan perangkat lunak intelijen bisnis hanya secerdas manusia yang menggunakannya. Manajer menerapkan perintah pada analisis data dengan menggunakan berbagai metode manajerial yang menentukan tujuan bisnis strategis dan menentukan bagaimana kemajuan akan diukur. Ini mencakup pendekatan manajemen kinerja bisnis dan pendekatan balanced scorecard yang berfokus pada indikator kinerja utama dan analisis strategis industri yang berfokus pada perubahan lingkungan bisnis secara umum, dengan perhatian khusus pada pesaing. Tanpa pengawasan manajemen senior yang kuat, analisis bisnis dapat menghasilkan banyak informasi, laporan, dan layar online yang berfokus pada masalah yang salah dan mengalihkan perhatian dari masalah sebenarnya. Anda perlu ingat bahwa, sejauh ini, hanya manusia yang bisa mengajukan pertanyaan cerdas.

Platform pengiriman – MIS, DSS, ESS. Hasil dari business intelligence dan analytics disampaikan kepada para manajer dan karyawan dengan berbagai cara, tergantung pada apa yang perlu mereka ketahui untuk melakukan pekerjaan mereka. MIS, DSS, dan ESS, yang kami perkenalkan di Bab 2, menyampaikan informasi dan pengetahuan kepada orang dan tingkatan yang berbeda pada karyawan operasional perusahaan, manajer menengah, dan eksekutif senior. Dulu, sistem ini tidak bisa berbagi data dan dioperasikan sebagai sistem independen. Saat ini, satu perangkat keras dan perangkat lunak dalam bentuk paket intelijen bisnis dan analisis dapat mengintegrasikan semua informasi ini dan membawanya ke platform desktop atau mobile manajer.

Antarmuka pengguna: Orang bisnis tidak lagi terikat dengan meja kerja dan desktop mereka. Mereka sering belajar lebih cepat dari representasi data visual daripada dari laporan kering dengan kolom dan baris informasi. Perangkat lunak analisis bisnis hari ini menekankan teknik visual seperti dashboard dan kartu skor. Mereka juga mampu menyampaikan laporan tentang Blackberry, iPhone, dan perangkat genggam mobile lainnya serta portal perusahaan Web. Perangkat lunak BA menambahkan kemampuan untuk mengirim informasi di Twitter, Facebook, atau media sosial internal untuk mendukung pengambilan keputusan dalam pengaturan grup online daripada dalam pertemuan tatap muka.

KINERJA BISNIS DAN ANALITIK KEMAMPUAN

Bisnis intelijen dan analisis berjanji untuk memberikan kebenaran informasi yang real time kepada pengambil keputusan, dan alat analisis membantu mereka dengan cepat memahami informasi dan mengambil tindakan. Ada 5 fungsi analitik yang diberikan sistem BI untuk mencapai tujuan ini:

Laporan produksi: Ini adalah laporan yang telah ditetapkan berdasarkan kebutuhan spesifik industri.

Laporan yang diukur. Pengguna memasukkan beberapa parameter seperti pada tabel pivot untuk menyaring data dan mengisolasi dampak parameter. Misalnya, Anda mungkin ingin memasuki kawasan dan waktu untuk memahami bagaimana penjualan produk bervariasi menurut wilayah dan waktu.

Dasbor / kartu skor: Ini adalah alat visual untuk menyajikan data kinerja yang ditentukan oleh pengguna

Pembuatan query / pencarian / laporan ad hoc: ini memungkinkan pengguna membuat laporan mereka sendiri berdasarkan kueri dan penelusuran

Drill down: Ini adalah kemampuan untuk beralih dari ringkasan tingkat tinggi ke tampilan yang lebih rinci

Prakiraan, skenario, model: Ini mencakup kemampuan untuk melakukan peramalan linier, analisis skenario bagaimana-jika, dan menganalisis data menggunakan alat statistik standar.

Dengan menyajikan data dalam bentuk visual, alat visualisasi data membantu pengguna melihat pola dan hubungan dalam sejumlah besar data yang sulit dikenali jika data dipresentasikan sebagai daftar teks tradisional. Sistem informasi geografis (GIS) membantu pengambil keputusan memvisualisasikan masalah yang memerlukan pengetahuan tentang distribusi geografis orang atau sumber daya lainnya. Perangkat lunak mereka menghubungkan data lokasi ke titik, garis, dan area pada peta.

STRATEGI MANAJEMEN UNTUK MENGEMBANGKAN KEMAMPUAN BI dan BA

Ada dua strategi yang berbeda untuk mengadopsi kemampuan BI dan BA untuk organisasi: one-stop integrated solutions versus beberapa solusi vendor best-of-breed. Perusahaan perangkat keras (IBM, HP, dan sekarang Oracle, yang memiliki Sun Microsystems) ingin menjual perangkat keras / solusi perangkat keras terpadu perusahaan Anda yang cenderung berjalan hanya pada perangkat keras mereka (solusi terintegrasi). Ini disebut “one stop shopping.” Perusahaan perangkat lunak (SAP, SAS, dan Microsoft) mendorong perusahaan untuk menerapkan perangkat lunak “terbaik berkembang biak” dan berjalan pada mesin apa pun yang mereka inginkan. Dalam strategi ini, Anda menerapkan solusi database dan data warehouse terbaik, dan memilih paket intelijen bisnis dan analisis terbaik dari vendor mana pun yang Anda yakini terbaik. Solusi pertama membawa risiko bahwa satu vendor menyediakan total solusi perangkat keras dan perangkat lunak perusahaan Anda, membuat perusahaan Anda bergantung pada kekuatan harga. Ini juga menawarkan keuntungan berurusan dengan satu vendor tunggal yang bisa memberikannya dalam skala global. Solusi kedua menawarkan fleksibilitas dan kemandirian yang lebih besar, namun dengan potensi-potensi kesulitan mengintegrasikan perangkat lunak ke platform perangkat keras, serta perangkat lunak lainnya.

12.3 KONSTITUENSI KECERDASAN BISNIS

Ada banyak konstituen yang berbeda yang membentuk perusahaan bisnis modern. Sebelumnya dalam teks ini dan dalam bab ini kami mengidentifikasi tiga tingkat manajemen: manajemen pengawasan (operasional) yang lebih rendah, manajemen menengah, dan manajemen senior (wakil presiden dan yang lebih tinggi, termasuk manajemen eksekutif atau “tingkat C”, misalnya chief executive officer, chief financial officer petugas, dan kepala operasional). Masing-masing kelompok manajemen ini memiliki tanggung jawab yang berbeda dan kebutuhan informasi serta kecerdasan bisnis yang berbeda, dengan keputusan menjadi kurang terstruktur di antara tingkat manajemen yang lebih tinggi.

DUKUNGAN KEPUTUSAN UNTUK MANAJEMEN OPERASIONAL DAN MENENGAH

Manajemen operasional dan menengah umumnya dituntut untuk memantau kinerja aspek-aspek utama bisnis, mulai dari down-time mesin di lantai pabrik, hingga penjualan harian atau bahkan per jam di toko makanan waralaba, hingga lalu lintas harian di perusahaan.

Situs web. Sebagian besar keputusan yang mereka buat cukup terstruktur. Sistem informasi manajemen (MIS) biasanya digunakan oleh manajer menengah untuk mendukung jenis pengambilan keputusan ini, dan keluaran utamanya adalah serangkaian laporan produksi rutin berdasarkan data yang diambil dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi yang mendasari perusahaan (TPS). Model analisis kepekaan bertanya apa-jika pertanyaan berulang-ulang untuk memprediksi berbagai hasil ketika satu atau lebih variabel diubah berkali-kali. Spreadsheet memiliki fitur serupa untuk analisis multidimensi yang disebut tabel pivot, yang oleh manajer “pengguna super” dan analis menggunakannya untuk mengidentifikasi dan memahami pola dalam informasi bisnis yang mungkin berguna untuk pengambilan keputusan semistructured.

DUKUNGAN KEPUTUSAN UNTUK MANAJEMEN SENIOR: METODE MANAJEMEN KINERJA KARTU NILAI SEIMBANG DAN PERUSAHAAN

Tujuan sistem pendukung eksekutif (ESS), yang diperkenalkan di Bab 2, adalah untuk membantu manajer eksekutif tingkat C memusatkan perhatian pada informasi kinerja yang sangat penting yang mempengaruhi keseluruhan profitabilitas dan kesuksesan perusahaan. Ada dua bagian untuk mengembangkan ESS. Pertama, Anda memerlukan metodologi untuk memahami secara tepat apa itu “informasi kinerja yang sangat penting” untuk perusahaan tertentu yang dibutuhkan eksekutif, dan kedua, Anda perlu mengembangkan sistem yang mampu menyampaikan informasi ini kepada orang yang tepat secara tepat waktu. Saat ini, metodologi utama untuk memahami informasi penting yang dibutuhkan oleh eksekutif perusahaan disebut metode balanced scorecard. Kinerja pada setiap dimensi diukur dengan menggunakan indikator kinerja utama (KPI), yang merupakan ukuran yang diusulkan oleh manajemen senior untuk memahami seberapa baik kinerja perusahaan sepanjang dimensi tertentu.

Metodologi manajemen populer lainnya yang terkait erat adalah manajemen kinerja bisnis (bisnis performance management / BPM). Awalnya didefinisikan oleh kelompok industri pada tahun 2004 (dipimpin oleh perusahaan yang sama yang menjual sistem perusahaan dan database seperti Oracle, SAP, dan IBM), BPM mencoba untuk secara sistematis menerjemahkan strategi perusahaan (misalnya diferensiasi, produsen berbiaya rendah, pertumbuhan pangsa pasar , dan lingkup operasi) menjadi target operasional. Data perusahaan untuk ESS kontemporer dipasok oleh aplikasi perusahaan yang ada (perencanaan sumber daya perusahaan, manajemen rantai pasokan, dan manajemen hubungan pelanggan). ESS juga menyediakan akses ke layanan berita, database pasar keuangan, informasi ekonomi, dan data eksternal yang dibutuhkan eksekutif eksternal lainnya. ESS juga memiliki kemampuan drill-down yang signifikan jika para manajer memerlukan tampilan data yang lebih rinci.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK (GDSS)

DSS yang baru saja kami jelaskan berfokus terutama pada pengambilan keputusan individu. Namun, begitu banyak pekerjaan yang dilakukan dalam kelompok di dalam perusahaan bahwa kategori sistem khusus yang disebut sistem pendukung keputusan kelompok (GDSS) telah dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan kelompok dan organisasi. GDSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memfasilitasi penyelesaian masalah yang tidak terstruktur oleh satu set pengambil keputusan yang bekerja sama sebagai satu kelompok di lokasi yang sama atau di lokasi yang berbeda. Sistem kolaborasi dan alat berbasis Web untuk konferensi video dan pertemuan elektronik yang dijelaskan sebelumnya dalam teks ini mendukung beberapa proses pengambilan keputusan, namun fokus mereka terutama pada komunikasi. GDSS, bagaimanapun, menyediakan alat dan teknologi yang diarahkan secara eksplisit untuk pengambilan keputusan kelompok.