Mengelola Proyek

Bab 14 Mengelola Proyek

14.1 PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek sistem informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi memerlukan banyak waktu dan uang untuk diimplementasikan daripada yang diantisipasi atau sistem yang telah selesai tidak berjalan dengan baik. Bila sistem informasi tidak memenuhi harapan atau biaya yang harus dikeluarkan, perusahaan mungkin tidak menyadari adanya keuntungan dari investasi sistem informasinya, dan sistem mungkin tidak dapat menyelesaikan masalah yang menjadi tujuannya. Pengembangan sistem baru harus dikelola dan diatur dengan hati-hati, dan cara pelaksanaan proyek kemungkinan merupakan faktor terpenting yang mempengaruhi hasilnya. Itulah mengapa penting untuk memiliki pengetahuan tentang pengelolaan proyek sistem informasi dan alasan mengapa mereka berhasil atau gagal.

PROYEK RUNAWAY DAN KEGAGALAN SISTEM

Seberapa parah proyek dikelola? Rata-rata, proyek sektor swasta diremehkan setengahnya dalam hal anggaran dan waktu yang dibutuhkan untuk mewujudkan sistem yang lengkap yang dijanjikan dalam rencana sistem. Banyak proyek dikirim dengan fungsionalitas yang hilang. Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat kemungkinan besar akan mengalami konsekuensi ini:

Biaya yang jauh melebihi anggaran

Selip tak terduga waktu

Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan

Gagal mendapatkan manfaat yang diantisipasi

TUJUAN MANAJEMEN PROYEK

Sebuah proyek adalah rangkaian kegiatan yang direncanakan untuk mencapai tujuan bisnis yang spesifik. Proyek sistem informasi mencakup pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, dan peningkatan atau penggantian infrastruktur teknologi informasi perusahaan (IT). Pengelolaan proyek mengarah pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk mencapai target tertentu sesuai batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Lingkup mendefinisikan pekerjaan apa atau tidak termasuk dalam sebuah proyek. Waktu adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Kualitas adalah indikator seberapa baik hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi tujuan yang ditentukan oleh manajemen. Risiko mengacu pada masalah potensial yang akan mengancam keberhasilan sebuah proyek.

14.2 MEMILIH PROYEK

Perusahaan biasanya menyajikan dengan berbagai proyek untuk memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja. Ada lebih banyak ide untuk proyek sistem daripada sumber daya. Perusahaan harus memilih dari kelompok mana proyek yang menjanjikan keuntungan terbesar bagi bisnis. Jelas, keseluruhan strategi bisnis perusahaan harus mendorong pemilihan proyek.

STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI

MENGUBAH SISTEM PROYEK TERHADAP RENCANA USAHA

Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis paling banyak, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung keseluruhan rencana bisnis mereka dan di mana sistem strategis digabungkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan rencana), alasan, sistem / situasi saat ini, perkembangan baru yang harus dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana pelaksanaan, dan anggaran.

FAKTOR KESUKSESAN KRITIS

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi jangka panjang dan jangka pendeknya. Analisis strategis, atau faktor keberhasilan kritis, pendekatan berpendapat bahwa persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor keberhasilan kritis (CSF) manajer. CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas. Kelemahan utama metode ini adalah tidak ada cara yang sangat ketat dimana CSF individu dapat digabungkan ke dalam pola perusahaan yang jelas. Selain itu, orang yang diwawancarai (dan pewawancara) sering menjadi bingung saat membedakan antara CSF individu dan organisasi.

ANALISIS PORTOFOLIO

Setelah analisis strategis menentukan arah keseluruhan pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif. Analisis portofolio persediaan semua proyek sistem informasi dan aset organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi. Portofolio investasi sistem informasi ini dapat digambarkan memiliki profil risiko dan manfaat tertentu bagi perusahaan.

MODEL SKOR

Model penilaian berguna untuk memilih proyek dimana banyak kriteria harus dipertimbangkan. Ini memberi bobot pada berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung total bobotnya. Seperti semua teknik “objektif”, ada banyak penilaian kualitatif yang terlibat dalam penggunaan model penilaian. Model ini membutuhkan tenaga ahli yang memahami isu dan teknologinya.

14.3 MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI

Bahkan jika sebuah proyek sistem mendukung tujuan strategis perusahaan dan memenuhi persyaratan informasi pengguna, perusahaan tersebut memerlukan investasi yang bagus untuk perusahaan tersebut. Nilai sistem dari perspektif keuangan pada dasarnya berkisar pada masalah pengembalian modal yang diinvestasikan. Apakah investasi sistem informasi tertentu menghasilkan keuntungan yang cukup untuk membenarkan biayanya?

BIAYA SISTEM INFORMASI DAN MANFAAT

Manfaat berwujud dapat diukur dan diberi nilai moneter. Manfaat tak berwujud, seperti layanan pelanggan yang lebih efisien atau pengambilan keputusan yang disempurnakan, tidak dapat segera diukur namun dapat menyebabkan keuntungan yang dapat diukur dalam jangka panjang. Model penganggaran modal adalah salah satu dari beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai investasi pada proyek investasi modal jangka panjang. Metode penganggaran modal bergantung pada ukuran arus kas masuk dan keluar dari perusahaan; proyek modal menghasilkan arus kas tersebut.

PILIHAN NYATA DALAM PENETAPAN MODEL

Beberapa proyek sistem informasi sangat tidak pasti, terutama investasi di bidang infrastruktur TI. Aliran pendapatan masa depan mereka tidak jelas dan biaya di muka mereka tinggi. Model penetapan harga opsi sebenarnya (ROPMs) menggunakan konsep valuasi opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Suatu pilihan pada dasarnya adalah hak, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak di masa depan. Opsi panggilan biasa, misalnya, adalah opsi finansial di mana seseorang membeli hak (tapi bukan kewajiban) untuk membeli aset dasar (biasanya saham) dengan harga tetap (strike price) pada atau sebelum tanggal tertentu. Proyek sistem informasi nilai ROPMs serupa dengan opsi saham, di mana pengeluaran awal untuk teknologi menciptakan hak, namun bukan kewajiban, untuk memperoleh manfaat yang terkait dengan pengembangan dan penerapan teknologi lebih jauh asalkan manajemen memiliki kebebasan untuk membatalkan, menunda, restart, atau memperluas proyek.

BATASAN MODEL KEUANGAN

Fokus tradisional pada aspek finansial dan teknis dari sistem informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat sebenarnya dari investasi. Banyak keputusan sistem informasi perusahaan investasi tidak mempertimbangkan secara memadai biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak kurva belajar pengguna terhadap sistem baru terhadap produktivitas, atau kebutuhan manajer waktu untuk menghabiskan waktu mengawasi perubahan sistem baru yang terkait. Manfaat, seperti keputusan yang lebih tepat waktu dari sistem baru atau peningkatan pembelajaran dan keahlian karyawan, mungkin juga diabaikan dalam analisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan Schkade, 2002).

14.4 MENGELOLA RESIKO PROYEK

Kami telah memperkenalkan topik tentang risiko sistem informasi dan penilaian risiko di Bab 8. Dalam bab ini, kami menjelaskan risiko spesifik terhadap proyek sistem informasi dan menunjukkan apa yang dapat dilakukan untuk mengelolanya secara efektif.

DIMENSI RESIKO PROYEK

Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kerumitan, dan komponen organisasi dan teknis mereka. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih mungkin menciptakan masalah yang telah kita gambarkan sebelumnya atau mengalami penundaan karena membawa tingkat risiko yang jauh lebih tinggi daripada yang lain. Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi dan tim proyek.

Ukuran proyek. Semakin besar proyek, seperti yang ditunjukkan oleh dolar yang dikeluarkan, ukuran staf implementasi, waktu yang dialokasikan untuk implementasi, dan jumlah unit organisasi yang terpengaruh semakin besar risikonya.

Struktur proyek. Beberapa proyek lebih terstruktur daripada yang lain. Persyaratan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat dengan mudah didefinisikan.

Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan.

PERUBAHAN MANAJEMEN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

Pengenalan atau perubahan sistem informasi memiliki dampak perilaku dan organisasi yang kuat. Perubahan dalam cara informasi didefinisikan, diakses, dan digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi sering kali mengarah pada distribusi wewenang dan kekuasaan baru. Perubahan organisasi internal ini melahirkan perlawanan dan oposisi serta dapat menyebabkan kematian sistem yang baik. Persentase yang sangat besar dari proyek sistem informasi tersandung karena proses perubahan organisasi seputar bangunan sistem tidak ditangani dengan baik. Pembuatan sistem yang berhasil memerlukan manajemen perubahan yang hati-hati.

Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan sistem informasi baru secara efektif, Anda harus memeriksa proses pelaksanaannya. Implementasi mengacu pada semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju adopsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah agen perubahan.

Hubungan antara pengguna dan spesialis sistem informasi secara tradisional menjadi masalah bagi upaya penerapan sistem informasi. Spesialis pengguna dan sistem informasi cenderung memiliki latar belakang, minat, dan prioritas yang berbeda. Ini disebut sebagai celah komunikasi perancang pengguna. Perbedaan ini menyebabkan loyalitas organisasi yang berbeda, pendekatan pemecahan masalah, dan kosa kata. Jika sebuah proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen manajemen di berbagai tingkatan, maka kemungkinan besar akan dirasakan secara positif oleh pengguna dan staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok akan percaya bahwa keikutsertaan mereka dalam proses pembangunan akan mendapat perhatian dan prioritas yang lebih tinggi.

MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO

Berbagai manajemen proyek, pengumpulan kebutuhan, dan metodologi perencanaan telah dikembangkan untuk kategori masalah implementasi yang spesifik. Strategi juga telah dirancang untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat selama masa implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.

Proyek dengan teknologi yang menantang dan kompleks bagi pengguna untuk mendapatkan keuntungan dari alat integrasi internal. Keberhasilan proyek semacam itu bergantung pada seberapa baik kompleksitas teknis mereka dapat dikelola. Pemimpin proyek membutuhkan pengalaman teknis dan administratif yang berat. Proyek besar mendapatkan keuntungan dari penggunaan alat perencanaan formal dan alat kontrol formal yang tepat untuk mendokumentasikan dan memantau rencana proyek. Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek adalah bagan Gantt dan grafik PERT. Bagan Gantt mencantumkan aktivitas proyek serta tanggal mulai dan selesai yang sesuai. Meskipun bagan Gantt menunjukkan kapan aktivitas proyek dimulai dan diakhiri, mereka tidak menggambarkan dependensi tugas, bagaimana satu tugas terpengaruh jika ada yang tertinggal, atau bagaimana tugas harus dipesan. Di situlah grafik PERT berguna. PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique, sebuah metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut A.S. selama tahun 1950an untuk mengelola program rudal kapal selam Polaris. Bagan PERT secara grafis menggambarkan tugas proyek dan keterkaitannya. Daftar PERT berisi daftar kegiatan spesifik yang membentuk sebuah proyek dan kegiatan yang harus diselesaikan sebelum kegiatan tertentu dapat dimulai.

Proyek dengan struktur yang relatif kecil dan banyak persyaratan yang tidak terdefinisi harus melibatkan pengguna sepenuhnya pada semua tahap. Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak kemungkinan pilihan desain dan tetap berkomitmen terhadap satu desain. Alat integrasi eksternal terdiri dari cara untuk menghubungkan kerja tim pelaksana ke pengguna di semua tingkat organisasi. Misalnya, pengguna bisa menjadi anggota aktif tim proyek, mengambil peran kepemimpinan, dan bertanggung jawab atas pemasangan dan pelatihan. Tim pelaksana dapat menunjukkan responsnya terhadap pengguna, segera menjawab pertanyaan, memasukkan umpan balik pengguna, dan menunjukkan kesediaan mereka untuk membantu. Implementasi kontra adalah strategi yang disengaja untuk menggagalkan implementasi sistem informasi atau inovasi dalam suatu organisasi.

PERANCANGAN UNTUK ORGANISASI

Karena tujuan sistem baru adalah untuk memperbaiki kinerja organisasi, proyek sistem informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara di mana organisasi akan berubah saat sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, ekstranet, dan aplikasi Web. Selain perubahan prosedural, transformasi fungsi pekerjaan, struktur organisasi, hubungan kekuasaan, dan lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati. Area dimana user interface dengan sistem memerlukan perhatian khusus, dengan kepekaan terhadap masalah ergonomi. Ergonomi mengacu pada interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja. Ini mempertimbangkan disain pekerjaan, masalah kesehatan, dan antarmuka pengguna sistem informasi akhir. Analisis dampak organisasi menjelaskan bagaimana sistem yang diusulkan akan mempengaruhi struktur organisasi, sikap, pengambilan keputusan, dan operasi.

Salah satu cara untuk menangani masalah manusia dan organisasi adalah dengan menggabungkan praktik perancangan sosioteknik ke dalam proyek sistem informasi. Desainer menetapkan seperangkat solusi desain teknis dan sosial secara terpisah. Rencana disain sosial mengeksplorasi struktur kelompok kerja yang berbeda, alokasi tugas, dan desain pekerjaan individual.

ALAT PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK

Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek memfasilitasi proses manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek biasanya menampilkan kemampuan untuk menentukan dan memesan tugas, menetapkan sumber daya ke tugas, menetapkan tanggal mulai dan berakhirnya tugas, melacak kemajuan, dan memfasilitasi modifikasi terhadap tugas dan sumber daya. Banyak mengotomatisasi penciptaan grafik Gantt dan PERT. Beberapa alat ini adalah program canggih yang besar untuk mengelola proyek-proyek yang sangat besar, kelompok kerja yang tersebar, dan fungsi perusahaan. Alat high-end ini dapat mengelola sejumlah besar tugas dan aktivitas serta hubungan yang kompleks.