Penulisan Direct Request

PERTEMUAN KE 7

BAB 8

Penulisan Direct Request

A.   Penulisan Direct Request

Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang kita sampaikan atau mulai ada interaksi dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampikan melalui pendekatan langsung (direct approach). Organisasi direct request mencakup pembukaan, penjelasan rinci dan penutup.

Sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan dan tindakan nyata yang diinginkan.

-          Pembukaan (kemukakan apa permintaan anda)

-          Penjelasan rinci (berikan penjelasan secara rinci sebagai pendukung alinea pembukaan)

-          Penutup (kemukakan permintaan terhadap tanggapan khusus)

B.   Permintaan Informasi Rutin

Surat-surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian dengan bijaksana. Dalam membuat surat permintaan perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini:

-          Apa yang ingin diketahui?

-          Mengapa hal tersebut perlu diperhatikan?

-          Mengapa hal ini dapat membantu?

Dalam kaitannya dengan direct request dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi.

C.   Menulis Direct Request untuk Pengaduan

Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidak puasaan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.

Konsumen yang tidak puas mungkin akan melakukan beberapa hal antara lain yaitu:

-          Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga tersebut (refund)

-          Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan pesanan.

-          Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusaka

-          Perbaikan gratis

-          Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak

-          Pembetulan atas kesalahan penagihan produk

-          Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran

-          Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur

D.   Surat Undangan, Pesanan dan Reservasi

Pada umunya pendekatan yang digunakan dalam menyusut surat undangan, pesanan dan reservasi adalah pendekatan langsung (direct approach)

1)      Surat Undangan (ide pokok, penjelasan rinci, penutup)

2)      Surat Pesanan dan Reservasi

E.      Permintaan Kredit

Permintaan kredit umunya ada dua tahap yaitu mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan dan mengirmkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses.

BAB 9

Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif

A.    Strategi penulisan permintaan pesan-pesan positif adalah dengan pendekatan langsung (direct approach). Pengorganisasian pesan-pesan good-news dalam dunia bisnis umumnya sama yaitu menggunakan pola langsung dan deduktif.

Rotine Messeges (pesan rutin)

Good-News (Berita/Kabar baik)

Pembukaan : Pernyataan ide pokok (main idea)

Pembukaan : Pernyataan Good-news

Pertengahan/isi : Penjelasan rinci

Pertengahan/isi : Penjelasan rinci

Penutup : Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi kedepan

Penutup : Mengingatkan kembali good-news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan

Keunggulan:

v  Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan

v  Menekan pada hasil analisa yang telah anda lakukan

v  Menghemat waktu bagi pembaca

Kelemahan

v  Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

v  Kesulitan mengubah cara berfikir yang cenderung “to the point” hal ini terkait pada pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan.

B.   Pesan-pesan Good-News dan Goodwill

Adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain

v  Good-news tentang pekerjaan

v  Good-news tantang produk

Pesan-pesan Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menajaga hubungan bisnis lebih baik. Pesan goodwill disampaikan melalui pemberian ucapan selamat kepada karyawan seperti: naik jabatan dll.

C.   Menulis Jawaban Positif

Untuk memberi jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

1)      Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi (confirmation letter) diperlukan apabila terdapat pesanan produk dalam jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknua apabila nilai pesanannya relative kecil maka tidak diperlukan confirmation letter.

2)      Menjawab permintaan informasi

Setiap permintaan itu penting baik dari dalam atau luar organisasi. Pendapat orang lain tentang organisasi akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan dalam dalam menangani permintaan tersebut.

·         Menjawab permintaan dengan penjualan potensial

Pelanggan prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog atau brosur untuk membantu dalam pengambilan keputusan tentang suatu produk melalui periklanan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menjawan permintaan informasi potensial sales yaitu (1) memberi tanggapan terhadap semua permintaan dan menjawab semua pertanyaan, (2) mendorong penjualan yang akan datang, dan (3) memberika kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.

·         Menjawab permintaan tanpa penjualan

Bentuk jawaban lain atas permintaan yang berasal dari luar organisasi dapat dilakukan dengan (1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan (2) memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.

D.   Menangani Permintaan Kredit Rutin

Pertumbuhan ekonomi tidak terlepas dengan masalah kredit. Para pelaku bisnis sering membawa dompet berisikan kartu kredit dari berbagai lembaga perbankan. Melalui kartu kredit inilah para pelaku bisnis dapat memperoleh kemudahan layanan pembayaran.

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan lembaga keuangan bank maupun non bank

1)      Persetujuan Kredit ( Credit Approval )

2)      Referensi Kredit

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi kredit (credit reference) yaitu (1) permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, dangan dibuat-buat.

E.   Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Beberapa karakteristik surat rekomendasi antara lain:

1)      Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)

2)      Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan

3)      Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri

4)      Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon

5)      Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari

Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya surat rekomendasi dikirim langsung ke tenpat tujuan yang dikehendaki oleh pemohon