Penulisan Bad News

PERTEMUAN KE 9

BAB 10

Penulisan Bad News

A.   Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad-News

Pada saat memberi tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasakahan pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mengubah citra organisasi bisnis secara negative ada tiga hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1.      Penyampaian bad-news

2.      Penerimaan pesan tersebut

3.      Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan pelanggan

Berikut ini adalah cara pengorganisasian pesan-pesan bad-news yaitu sebagai berikut :

1.      Menciptakan audience-Centered Tone

Nada atau intonasi dalam penyampaian pesan bad-news harus memiliki spesifikasi seperti berikut ini:

Ø  Membantu audiens mengerti bahwa bad-news menggambarkan keputusan yang tegas

Ø  Membantu audiens mengerti bahwa keputusan anda adil

Ø  Membanu audiens agar tetap memberikan goodwill pada perusahaan

Usahakan focus pada audiens tone dalam menyampaikan pesan-pesan baad-news.

2.      Memilih perencanaan organisasional

B.   Mengkomunkasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam situasi seperti ini, keterampilan komunikasi seorang komunikator diuji saat mengatakan “tidak” dengan tetap menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak di kemudian hari.

·         Bad-news tentang produk

Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para pelanggan (misalnya kenaikan harga pokok produk atau penarikan produk), lebih baik digunakan pendekatan tidak langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan alasan logis, baru disampaikan pesan bad-news serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat.

·         Penolakan kerja sama

·         Penolakan Undangan

·         Penyampaian Bad-news ke Pelanggan

Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatika dalam penyampain pesan-pesan bad-news yaitu:

·         Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale)

·         Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin

·         Tetap optimis dan percaya diri sehingga pembaca tidak akan kehilangan minat

C.   Bad-news tentang Orang

Dibawah ini adalah beberapa bad-news tentang orang yang dimana fokusnya ada dalam organisasi bisnis yaitu:

v  Penolakan menulis surat rekomendasi

v  Penolakan lamaran pekerjaan

v  Surat penolakan kredit

BAB 11

Penulisan Pesan-pesan Persuasif

A.   Perencanaan Pesan-pesan Persuasif

Penyampaian pesan-pesan persuasive dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal organisasi. Tidak seperti permintaan rutin, pesan-pesan persuasive bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya.

1.      Analisis Audiens

Melalui analisis audiens secara tepat penyampaian pesan-pesan persuasive dapat dilakukan secara efektif. Penyampaian pesan persuasive yang terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens.

2.      Pertimbangan Perbedaan Budaya

3.      Memilih Pendekatan Organisasional

B.   Mengembangkan Pesan-Pesan Persuasif

Komponen-komponen penting dalam mengembangkan pesan-pesan persuasive antara lain yaitu:

1.      Menetapkan Kredibilitas

Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan, jika kredibilitas diragukan, audiens bisa saja memilih skeptic. Tanpa kredibilitas, upaya untuk melakukan persuasive akan tampak sebagai bentuk tipuan.

Cara lain untuk menambah kredibilitas antara lain: jadilah seorang yang ahli (pakar) dalam bidang tertentu dan lain-lain

2.      Kerangka Argumentasi

Ketika fakta dan bukti sudah cukup terkumpul, buatlah kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan persuasive mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action)

3.      Memilih Daya Pemikat

Daya pemikat audiens terdiri dari daya pemikat atas dasar logika dan emosional

Ø  Pemikat emosional (emotion appeals)

Gunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang misalnya kebebasan, merdeka, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan dan keamanan.

Ø  Pemikat logika

Ketika memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alasan berikut ini:

·         Analogi

·         Induksi

·         Deduksi

4.      Pertimbangan Etika

Tunjukan suatu perhatian kepada audiens dengan mengadopsi sikap audiens dengan perhatian yang jujur.

C.   Menulis Permintaan Persuasif

Yang terpenting untuk diingat ketika menyusun permintaan persuasive (persuasive request) yaitu tetap menjaga batas-batas permintaannya. Manfaat langsung (direct benefits) permintaan persuasive meliputi pengurangan beban kerja seorang supervisor. Sedangkan manfaat tidak langsung (indirect benefits) yaitu meliputi peningkatan/perbaikan moral karyawan dan peningkatan prestise dan lain-lain.

Ø  Permintaan Persuasif untuk Tindakan

Contoh surat permintaan peningakatan anggaran sebaiknya gunakan perencanaan organisasional AIDA

Ø  Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk penyesuaian

Contoh complaint letter

D.   Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana

Ada dua jenis pesan-pesan persuasive yaitu surat penjualan (sales letters) dan surat permohonan bantuan dana (fundraising letters). Pesan-pesan ini meliputi brosur, formulir jawaban dan surat khusus lainnya.

1.      Perencanaan Pesan-pesan Penjualan

Ada beberapa cara untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan diantaranya melalui pengiriman surat, brosul, sampel (contoh produk), kartu, telepon, surat elektronik dan iklan media massa dan elektronik.

2.      Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan

Ciri-ciri surat penjualan yang baik antara lain sebagai berikut:

·         Menarik perhatian

·         Membangun minat

·         Meningkatkan hasrat

·         Memotivasi tindakan

3.      Perencanaan Pesan-pesan Permohonan Bantuan Dana

Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana yaitu:

·         Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik

·         Tunjukan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada mereka

·         Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan

·         Jelaskan manfaat atau kegunaaan donasi yang telah diberikan pembaca