Presentasi Bisnis

PERTEMUAN KE 13

Bab 16

Presentasi Bisnis

A.   Tujuan Presentasi Bisnis

Secara umun presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok yaitu :

1.      Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik ,sederhana , mudah dipahami

,dan mudah didengar audiens hindari presentasi yang membosankan ,monoton ,tidak

jelas dan bahasanya sulit dipahami.

2.      Menghibur audiens

Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyiapkan humor-

humor segar yang mampu menghidupkan suasana.yang perlu diingat adalah bahwa

umur yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis sebagai selingan dan bukan

sebagai yang utama.

3.      Menyentuh emosi audiens

Dengan gaya bicara dan dengan intonasi yang menarik ,seorang pembicara mampu

menggugah emosi audiens

4.      Memotivasi audiens untuk melakukan sesuat

Untuk bertindak sesuatau untuk memotivasai audiens seorang pembicara

menyatakannya secara exsplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi dalam arti

bahwa apa yang diinginkan pembiacra harus secara tegas dan jelas tercangkup dalam

presentasi.

        

B.   Persiapan Presentasi Bisnis

Dalam hal ini persiapan yang diperlukan untuk presentasi bisnis mencangkup beberapa hal

antara lain :

1.      Penguasan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam

sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pada

kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkandung dalam

isi materi presentasi. Ketidaksiapan

2.      Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga

dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya.

3.      Menganalisis audiens

Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa

sebenarnya yang menjadi audiens.

4.      Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat

dimana ia akan melakukan presentasi.

        

C.   Alat Bantu Presentasi Bisnis

Alat bantu presentasi mencangkup banyak variasi, yaitu:

1.      Papan tulis hitam dan putih

Keunggulan:

·         Fleksibilitas dalam penulisannya.

·         Kemudahan dalam melakukan koreksi.

·         Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama.

Kelemahan:

·         Tulisan sering kali sulit dibaca.

·         Pembicara menutupi peserta saat menulis.

·         Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama.

·         Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila suda penuh harus

dihapus dulu.

·         Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tidak dapat dimanfaatkan

secara optimal.

·         Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.

2.      Flip charts

Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas

berukuran besar.

Keunggulan:

·         Fleksibilitas dalam penulisan.

·         Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi.

·         Pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya.

·         Biaya relatif murah.

·         Bisa diletakkan di mana saja.

Kelemahan:

·         Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan

·         Pembicara sering menutupi peserta saat menulis.

·         Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama.

·         Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet.

·         Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja.

·         Muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas.

·         Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang.

3.      Transparansi overhead projector

Keunggulan:

·         Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi.

·         Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relatif mahal.

·         Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang.

·         Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat

sebelum presentasi dilakukan.

·         Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual.

·         Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan atau

pelatihan.

Kelemahan:

·         Kualitas transparansinya jelek jika ditulis dengan tangan.

·         Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih.

·         Pergantian secara manual seringkali mengganggu pembicara dan mengalihkan

pembicaraan.

·         Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus.

·         Kipas pada OHP seringkali berisik.

·         Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak.

4.      Slide

Keunggulan:

·         Slide foto warna mudah pembuatannya.

·         Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC.

·         Dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya.

·         Daya tahan cukup tinggi

·         Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan

yang terbuat dari kaca.

·         Slide yang dihasilkan dari komputer dapat disimpan dalam disket.

·         Hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable.

Kelemahan:

·         Proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama.

·         Harganya relatif mahal

5.      Papan tulis elektronik

Keunggulan:

·         Fleksibilitas dalam penulisan materi.

·         Koreksi dapat dilakukan dengan mudah.

·         Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut.

·         Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta.

Kelemahan:

·         Tulisan tangan.

·         Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis.

·         Pemicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan ritme terganggu.

·         Hasil cetakan sering kali berkualitas rendah dan sukar dibaca jika tulisan tangannya

memang jelek.

·         Sering kali pembicara menghadapi kesulitan dalam operasionalnya.

6.      Video cassete recorder

Keunggulan:

·         Sangat praktis.

·         Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran.

·         Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan.

·         Tersedia pokok materi subjek sacara luas termasuk pelatihan perusahaan dan program

motivasional.

Kelemahan:

·         Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar.

·         Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan.

·         Untuk peserta yang relatif banyak, sarana video kurang efektif.

·         Diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.

7.      Panel LCD projector

Keunggulan:

·         Proyeksi data secara langsung dari PC secara “real time”

·         Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi.

·         Panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead standar.

Kelemahan:

·         Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek.

·         Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan

watt.

·         Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti kompuer, proyektor overhead, dan panel LCD.

8.      Protector LCD

Keunggulan:

·         Tampilan data dilakukan secara “real time”

·         Presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens

·         Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik karena

·         yang ditampilkan dapat berupa data teks, suara, dan video

Kelemahan:

·         LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang bagus

·         Harga LCD proyektor masih relative masih mahal, meskipun dari waktu ke waktu

cenderung harganya turun.

·         Peralatan diperlukan seperti computer, LCD proyektor, dan layar.

·         Kadangkala terjadi ketidaksesuaian (tidak kompetibel) antara merek LCD proyektor

tertentu dengan computer yang digunakan

D.   ANALISIS AUDIENS

Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang salah satu persyaratannya harus menganalisis

audiens secara tepat.  Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens seoarang pembicara harus

mampu menjawab 6 pertanyaan mendasar berikut ini.

1.      Siapa audiensnya ?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara. Semakin

banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah

melakukan presentasi secara tepat.

2.      Apa yang diinginkan audiens ?

Dengan memahami apa yang diharapkan audiens, seorang pembicara tentunya akan

berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga

dapat memuaskan audiens.

3.      Dimana melakukan presentasi ?

Pemahaman tempat presentasi,akan membantu pembicara untuk menyusun strategi

yang tepat.

4.      Kapan melakukan presentasi ?

Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak dia

akan mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling tepat untuk melakukan

presentasi bisnis tersebut.

5.      Mengapa melakukan presentasi ?

Sebelum melakukan presentasi bisnis pembicara harus menjawab pertanyaan

mengapa melakukan presentasi bisnis. Jawaban atas pertanyaan tersebut tentunya

akan sangat bervariasi antara seseorang dengan orang lain.

6.      Bagaimana melakukan prentasi ?

Dalam melakukan presentasi seorang pembicara tentunya memiliki strategi yang

berbeda-beda. Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis memerlukan tata

letak meja secara khusus untuk diskusi kelompok.

         

E.   Analisis Bahasa Tubuh

v  Ekspresi wajah

v  Senyuman

v  Kontak mata

v  Gerakan tangan

v  Gerakan bahu

v  Gerakan kepala

v  Cara berdiri

F.    Peninjauan Lokasi

Peninjauan lokasi bagi pembicara merepakan salah satu factor penting yang perlu

diperhatikan sebelum melakukan presentasi bisnis.

G.  Percaya Diri

Ketidakpercayaan diri seorang pembicara dalam suatu presentasi bisnis diekspresikan dalam berbagai macam sikap atau perilaku gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat

dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, tegang wajah, dan tenggorokan

tersumbat. Ada beberapa cara untuk mengendalikan hal tersebut.

1.      Gemetar

Melakukan gerakan tubuh yang termotivasu oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens.

2.      Bicara terputus-putus

Sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens ambil nafas dalam-dalam hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambil melihat catatan-catatan kecil.

3.      Mulut kering

Sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung.

4.      Tenggorokan tersumbat

Sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan dan tarik udara masuk lewat hidung.

5.      Tersenggal-senggal

Tundukan kepala dan alihkan fokus daeri audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam kebagian bawah perut dan hembuskan nafas perlahan-lahan.

H.  Berlatih Presentasi Bisnis

Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu

diperhatikan beberapa hal berikut ini :

Ø  Identifikasi audiens

Ø  Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis

Ø  Tulislah teks presentasi bisnis dengan lengkap

Ø  Buatlah rangkuman presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul

Ø  Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos

BAB 17

NEGOSIASI

A.   Pengertian Negosiasi

Dalam suatu proses negosiasi, selalu ada dua belah pihak yang berlawanan ataunberbeda sudut pandangnya. Agar dapat menemukan titik temu atau kesepakatan, kedua belahpihak perlu bernegosiasi.

Hartman menegaskan bahwa negosiasi   merupakan   suatu   proses   komunikasi   antara   dua   pihak,   yang   masing-masingmempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatanyang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama.

Menurut   Oliver,   negosiasi   adalah   sebuah   transaksi   dimana   kedua   belah   pihakmempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehinggaterjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai kesepakatanbersama. Sementara itu Casse, negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihakdengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentangsuatu hal demi kepentingan bersama.

Berdasarkan ketiga pengertian negosiasi tersebut, dapat dikemukakan bahwa suatuproses negosiasi selalu melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencarisuatu kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama keduabelah pihak yang terlibat dalam negosias.

Selain untuk memperoleh kesepakatan kedua belah pihak, menurut Thong, alasan bernegosiasi adalah untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain. Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

·         Persiapan yang cermat.

·         Persentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak.

·         Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka.

·         Pendekatan yang logis untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang

baik dan saling menguntungkan dan saling menghormati.

·         Kemauan   untuk   membuat   konsensi   untuk   mencapai   kesepakatan   melalui

·         kompromi bila terjadi kemacetan.

B.   Proses Bernegosiasi

Menurut   Hartman,   ada   empat   poin   penting   yang   perlu   diperhatikan   sebelum

bernegosiasi,   antara   lain   pencarian   fakta   terutama   dari   pihak   lain   (lawan   negosisasi),

menaksir  posisi lawan negosisasi, membuat perencanaan  yang   baik,   dan  memilih   serta

mengatur  tim negosiasi. Sementara itu, menurut Casse, ada tiga tahapan penting dalam

bernegosiasi,   yaitu   tahap  perencanaan  (sebelum   negosiasi),  tahap  implementasi   (selama

negosiasi), dan tahap peninjauan (setelah negosiasi).

1.      Tahap perencanaan

Tahap   perencanaan   negosiasi   membutuhkan   tiga   tugas   utama yaitu:

Ø  Sasaran Negosiasi

Ø  Strategi Negosiasi

Ada beberapa strategi negosiasi yang dapat digunakan dalam bernegosiasi antara lain:

v  Strategi Kooperatif

v  Strategi Kompetitif

v  Strategi Analitis

C.   Proses Negosiasi

Menurut   Casse   dalam   proses   negoasiasi   ada   enam   tahapan   penting   yang   perlu

diperhatikan, antara lain :

v  Persiapan,

v  Kontak Pertama

v  Konfrontasi

v  Konsiliasi

v  Solusi

v  Pascanegosiasi

D.   Tahap Implementasi

Tahap implementasi merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan

agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi memiliki komponen penting

antara lain : taktik negosiasi, ketrampilan negosiasi, dan perilaku negosiasi. Berikut ini merupakan beberapa taktik negfosiasi yang sering digunakan dalam prakterk bernegosiasi antara lain:

v  Taktik cara anda.

v  Taktik bekerja sama.

v  Taktik tidak bertindak apa-apa.

v  Taktik melangkah ke tujuan lain.

E.   Tahap Peninjauan Negosiasi

Alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu dilakukan, antara lain:

Ø  Untuk memeriksa apakah anda sudah mencapai tujuan

Ø  Jika tidak, hal ini dapat menajadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat berhaga bagi negosiator

Ø  Jika ya, pastikan apa yang sudah dilakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan anda.

Ketrampilan bernegosiasi.

v  Persiapan.

v  Memulai negosiasi.

v  Strategi dan teknis.

v  Kompromi.

v  Menghindari kesalahan taktis.

Menurut Oliver,ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan dalam bernegosiasi, antara

lain:   persiapan   yang   baik,   berlatih,   menggambarkan   posisi   Anda,   membuat   usulan,

penawaran, dan persetuuan. Masing-masing kunci dasar dalam bernegosiasi tersebut dapat

dijelaskan berikut ini:

v  Persiapan yang baik

v  Berlatih

v  Menggambarkan posisi Anda

v  Membuat suatu usulan / proposal

v  Penawaran

v  Persetujuan

            Untuk mencapai suatu kesepakatan yang baik (efektif) bagi kedua belah pihak, Anda

perlu memahami dengan sebaik-baiknya apa yang sebenarnya diinginkan oleh pihak lawan.

            Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh pihak

lawan Anda, antara lain:

v  merasa nyaman akan dirinya sendiri,

v  tidak merasa dibohongi,

v  sekutu yang kekal,

v  mengetahui dan memahami lebih banyak,

v  menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu kera,

v  uang, barang, dan pelayanan yang bagus,

v  diperlakukan dengan ramah-artinya didengarka,disenangi,

v  komunikasi yang jelas,

v  mengetahui kemampuan dan usahanya-dari Anda, bos, dan rekan kerjanya.

Tipe Negosiator

·         Negosiator Curang

·         Negosiator Profesional.

·         Negosiator Bodoh

·         Negosiator Naif