Proses Penulisan Pesan-pesan Bisnis

PERTEMUAN KE 6

BAB 5

Proses Penulisan Pesan-pesan Bisnis

A.   Pemahaman Proses Komposisi

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu :

Ø  Perencanaan (planning phase)

Ø  Pengorganisasian

Ø  Revisi

B.   Penentuan Tujuan

Penentuan tujuan merupakan langkah awal perencanaan komposisi. Penentuan tujuan harus jelas Karena:

Ø  Keputusan untuk meneruskan jelas

Ø  Keputusan untuk menanggapi audiens

Ø  Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Ø  Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Tujuan Komunikasi Bisnis

Ø  Memberi informasi

Ø  Melakukan persuasi

Ø  Melakukan kolaborasi

Cara menguji tujuan ada empat cara yaitu:

Ø  Apakah tujuan tersebut realistis?

Ø  Apakah waktunya tepat?

Ø  Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

Ø  Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

C.     Analisis Audiens

A. Ada beberapa cara untuk mengembangkan profil audiens yaitu :

1.      Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Misalnya: latar belakang pendidikan, status dan sikap.

2.      Siapa audiensnya

3.      Rekasi audiens

4.      Tingkat pemahaman audiens

5.      Hubungan komunikator dengan audiens

B. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi yaitu:

1.      Cari apa yang di inginkan oleh audiens

2.      Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3.      Berikan semua informasi yang diperlukan

4.      Pastikan bahwa informasinya akurat

5.      Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

D.   Penentuan Ide Pokok

Sebelum menentukan ide pokok, hal-hal yang harus diidentifikasi terlebih dahulu yaitu:

v  Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)

Brainstorming adalah memberika keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatife dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan antara lain:

ü  Storyteller tour

ü  Random list

ü  CFR Worksheet Journalistic

ü  Journalistic Approach

ü  Question and Answer Chain

E.   Seleksi Saluran dan Media

Saluran komunikasi meliputi :

A.      Komunikasi Lisan

B.      Komunikasi Tertulis

Komunikasi Lisan	Komunikasi Tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens	Anda tidak memerlukan umpan balik segara
Pesan anda relatif sederhana dan mudah diterima	Pesan anda sangat rinci, kompleks dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
Anda tidak memerlukan catatan permanen	Anda memerlukan catatan permanen
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah dan ekonomis	Anda ingin audiens yang luas
Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah	Anda ingin meminimalisasi distorsi penyampaian pesan

Media Komunikasi LIsan	Media Komunikasi Tertulis
Percakapan secara langsung,pidato dan pertemuan-pertemuan.	Surat-surat, memo, laoran dan proposal.
Telepon dan surat suara (voice mail)	Email
VoIP (Voice over Internet Protocols)	Surat reguler dan khusus
Audiotape dan Videotape	Facsimile
Telekonferensi dan Konferensi Video

BAB 6

Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

A.   Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tidak Terorganisir dengan Baik

Tidak terorganisisnya pesan-pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut :

1.      Bertele-tele

2.      Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan

3.      Menyajikan ide-ide secara tidak logis

4.      Informasi penting kdang kala tidak tercakup dalam pembahasanan

B.   Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian pesan-pesan :

1.      Subjek dan tujuan haruslah jelas

2.      Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3.      Ide-ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

4.      Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Manfaat pengorganisasian yang baik yaitu :

1.      Membantu audiens memahami suatu pesan

2.      Membantu audiens menerima suatu pesan

3.      Menghemat waktu

4.      Mempermudah pekerjaan komunikator

C.   Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui dua tahap yaitu:

1.      Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide

Penyusunan outline tahap satu adalah sebagai berikut:

-          Mulailah dengan ide pokok

-          Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

-          Ilustrasi dengan bukti-bukti

2.      Menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasi

Penyusunan outline tahap dua adalah sebagai berikut:

-          Pendekatan langsung

-          Pendekatan tidak langsung

BAB 7

Revisi Pesan-pesan Bisnis

A.   Keterampilan Merevisi

Pesan-pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut sebagai berikut ini:

Ø  Substansi pesan

Ø  Mengedit isi, pengorganisasian dan gaya penulisan

Ø  Mengedit mekanika/ Teknis penulisan

Ø  Mengedit format dan layout

Sedangakn untuk pesan-pesan bisnis lisan yaitu:

Ø  Substansi pesan

Ø  Pengorganisasian pesan

Ø  Gaya Bahasa

B.   Pemilihan Kata yang Tepat

Perlu diperharikan pada saat pemilihan kata yang tepat sebagai berikut :

Ø  Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

Ø  Pilihlah kata-kata yang singkat

Ø  Hindari kata-kata bermakna ganda

C.     Membuat Kalimat Yang Efektif

Kalimat efektif (effective sentences) adalah bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik.

Ada tiga jenis kalimat yaitu:

-          Kalimat sederhana

-          Kalimat majemuk

-          Kalimat kompleks

Kalimat-kalimat tersebut dapat dikembangkan menjadi suatu paragraph, berikut adalah cara pengembangan paragraph sebagai berikut:

-          Ilustrasi

-          Perbandungan (persamaan dan perbedaan)

-          Pembahasan sebab-akibat

-          Klasifikasi

-          Pembahasan pemecahan Masalah