Dasar-dasar Korespondensi Bisnis

PERTEMUAN KE 10

BAB 12

Dasar-dasar Korespondensi Bisnis

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun non bisnis kepada pihak lain. Umumnya korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian pesan dalam bentuk surat, memo proposal, agenda maupun bentuk laporan.

A.   Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik berkaitan bisnis atau non bisnis.

Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi kaitannya dengan penyelanggaraan bisnis.

B.   Fungsi Surat Bisnis

Berikut ini adalah fungsi dari surat bisnis antara lain:

·         Sarana komunikasi

·         Alat menyampaikan suatu pesan

·         Alat bukti tertulis

·         Sebagau bukti histori

·         Sebagai pedoman kerja

·         Media promosi bagi pengirim surat

C.     Pengelompokan Surat

Secara umum, surat dikelompokan dalam beberapa kelompok yaitu surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya dan menurut urgensi penyelesaiannya. Pengelompokan lebih rinci dapat dijelaskan sebagai berikut:

A. Pengelompokan surat menurut wujudnya

v  Surat bersampul

v  Kartu Pos

v  Warkat Pos

v  Telegram atau Teleks

v  Memorandum (Memo) dan Nota

v  Surat Tanda Bukti

B. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

v  Surat Pribadi

v  Surat Dinas

v  Surat Bisnis

v  Surat Sosial

C. Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

v  Surat Biasa

v  Surat Edaran

v  Surat Pengumuman

D. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

v  Surat Biasa

v  Surat Konfidensial (terbatas)

v  Surat Rahasia

E. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

v  Surat Biasa

v  Surat Segera

v  Surat Kilat

A.   Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena itu jenis surat ini sangat bervariasi.

D.    Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum bagian surat baik untuk dinas ataupun bisnis mencakup beberapa komponen penting antara lain:

ü  Kepala surat/kop surat (letterhead)

ü  Tanggal surat (date)

ü  Nomor, lampiran dan perihal (member, enclosed, subject)

ü  Alamat tujuan (inside address)

ü  Salam pembuka  (salutation)

ü  Paragraf pembuka (first paragraph)

ü  Paragraf isi (body paragraph)

ü  Paragraf penutup (close paragraph)

ü  Salam penutup (complimentary close)

ü  Tanda tangan (signature)

ü  Nama jelas penanda tangan (name and title)

ü  Tembusan (natation)

ü  Inisial (initial)

E.     Bahasa Surat

Melalui pengunaan bahasa tulis yang dituangkan dalam sebuah surat, bagaimana alur pemikiran seseorang secara langsung dapat dipahami, termasuk sejauh mana respek pengirim surat kepada pihak lain. Untuk surat resmi, surat dinas, hendaknya gunakan bahasa baku yang sesuai dengan ejaan.

F.      Format Lipatan Surat dan Amplop

a. Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis antara lain:

·         Lipatan baku (standard fold)

·         Lipatan setengah baku (semi standard fold)

·         Lipatan akordeon (accordion fold)

·         Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)

·         Lipatan tunggal (single fold)

·         Lipatan ganda/parallel (parallel/double fold)

·         Lipatan model Prancis (French fold)

·         Lipatan model baron (Baronial fold)

b. Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokan berdasarkan wujudnya, ukurannya dan penggunaanya

Berdasarkan wujudnya yaitu amplop biasa amplop berjendela

·         Berdasarkan ukurannya yaitu amplop resmi, amplop kartu, amplop bisnis, amplop pendek, amplop pendek, amplop panjang, amplop besar (amplop katalog, amplop mata berkait, amplop kancing bertali)

·         Berdasarkan pengunannya yaitu amplop katalog, amplop mata berkait, amplop kancing bertali

G.    Contoh-contoh Surat Bisnis

Berikut ini adalah beberapa contoh surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam kehidupan bisnis sehari-hari, antara lain sebagai berikut:

·         Surat Pemesanan (Order letter)

·         Surat Konfirmasi (Cofirmation letter)

·         Surat Pengaduan (Claim letter)

·         Surat Permintaan Informasi

·         Surat Ucapan Selamat

·         Surat Pemberitahuan

·         Surat Penagihan

·         Surat Peringatan

·         Surat Perintah Kerja

·         Surat Pengumuman

·         Surat Undangan RUPS

·         Surat Kuasa

·         Surat Perjanjian

\