Komunikasi Dalam Organisasi

PERTEMUAN KE 4

BAB 3

Komunikasi Dalam Organisasi

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi meruapakan asset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Pada bab ini akan I bahas tentang hubungan komunikasi (communication connections), pola komunikasi (patterns of communication) yang biasa digunakan dalam organisasi, cara mengelola komunikasi dan cara meningkatkan keterampilan berkomunikasi (communications skill).

A.   Hubungan Komunikasi

Peran menejerial mencakup:

1.      Peran atnarpribadi

Mencakup tokoh figure (figurehead role), pemimpin (leader role) dan penghubung (liaison role)

2.      Peran Informasional

Mencakup monitoring (monitor role), pengebar informasi (disseminator role) dan juru bicara (spokesperson role).

3.      Peran Keputusan

Mencakup peran wirausaha (entrepreneur role), pemecah masalah (disturbance handler role), pengalokasian sumber daya (resource allocator role) dan negosiator (negotiator role).

4.      Kegiatan Pertukaran Informasi

Kegiatan organisasi yang terkait dengan pertukaran informasi (komunikasi) antara lain:

-          Menetapkan tujuan

-          Membuat dan melaksanakan keputusan

-          Mengukur prestasi kerja

-          Merekrut dan mengembangkan staff

-          Pelayanan pelanggan

-          Negosiasi dengan pemasok

-          Interaksi dengan peraturan yang ada

-          Proses produksi

B.   Pola Komunikasi

Pola komunikasi dapat dikelompokan menjadi:

1.      Saluran komunikasi formal

Menurut Montana & Greene (1993;1985) saluran komunikasi formal dibagi menjadi:

§  Komunikasi dari atas ke bawah

Mencakup penyampaian informasi, mengarahkan, mengkoordinasi, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan di level bawah

§  Komunikasi dari bawah ke atas

Misalnya ide/gagasan yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan.

§  Komunikasi horizontal

Disebut juga komunikasi lateral merupakan komunikasi antar manajer, antar sejawat atau antar karyawan

§  Komunikasi Diagonal

Merupakan komunikasi yang melibatkan dua tingkat (level) organisasi yang berbeda

Keterbatasan komunikasi formal yaitu cenderang birokrasi dan ketat, sehingga proses pengambilan keputusan menjadi lamban

2.      Saluran Komunikasi Informasl

Komunikasi informal cenderung luwes/fleksibel dan tidak ketat, sebagaimana komunikasi yang terjadi disaat jam istirahat kantor.

C.   Cara Mengelola Komunikasi

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi yaitu:

1.      Penanganan pesan-pesan rutin meliputi

v  Mengurangi jumlah pesan

v  Memberi Intruksi yang jelas

v  Mendelegasikan sebagai tanggung jawab

v  Memberi pelatihan bagi petugas

2.      Penanganan krisis komunikasi

D.   Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

v  Membaca

v  Mendengarkan

v  Membuat percakapannya menarik

v  Melakukan wawancara

v  Berdiskusi dengan kelompok kelompok kecil

v  Berpidato dan presentasi

v  Menulis surat, memo dan laporan