Membangun Sistem Informasi

Bab 13 Membangun Sistem Informasi

13.1 SISTEM SEBAGAI PERUBAHAN ORGANISASI YANG TERENCANA

Membangun sistem informasi baru merupakan salah satu bentuk perubahan organisasi yang terencana. Pengenalan sistem informasi baru melibatkan lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak baru. Ini juga mencakup perubahan dalam pekerjaan, keterampilan, manajemen, dan organisasi. Saat merancang sistem informasi baru, kita mendesain ulang organisasi. Pembangun sistem harus memahami bagaimana sistem akan mempengaruhi proses bisnis dan organisasi secara keseluruhan.

PEMBANGUNAN SISTEM DAN PERUBAHAN ORGANISASI I

Teknologi informasi dapat mempromosikan berbagai tingkat perubahan organisasi, mulai dari yang inkremental hingga mencapai jangkauan yang jauh.

MENDESAIN ULANG PROSES BISNIS

Seperti CIMB Group, yang dijelaskan dalam bab pembuka, banyak bisnis saat ini mencoba menggunakan teknologi informasi untuk memperbaiki proses bisnis mereka. Beberapa dari sistem ini memerlukan perubahan proses tambahan, namun yang lain memerlukan desain ulang proses bisnis yang jauh lebih luas. Untuk mengatasi perubahan ini, organisasi beralih ke manajemen proses bisnis. Manajemen proses bisnis menyediakan berbagai alat dan metodologi untuk menganalisa proses yang ada, merancang proses baru, dan mengoptimalkan proses tersebut. BPM tidak pernah disimpulkan karena perbaikan proses memerlukan perubahan terus-menerus. Perusahaan yang menjalankan manajemen proses bisnis melalui langkah-langkah berikut:

1.Identifikasi proses untuk perubahan: Salah satu keputusan strategis terpenting yang dapat dibuat oleh perusahaan tidak menentukan bagaimana menggunakan komputer untuk memperbaiki proses bisnis, namun memahami proses bisnis apa yang perlu ditingkatkan.

Mengidentifikasi proses yang ada: Proses bisnis yang ada harus dimodelkan dan didokumentasikan, mencatat masukan, keluaran, sumber daya, dan urutan aktivitas. Tim perancang proses mengidentifikasi langkah-langkah berlebihan, tugas padat kertas, kemacetan, dan inefisiensi lainnya.

3.Design proses baru: Setelah proses yang ada dipetakan dan diukur dari segi waktu dan biaya, tim perancang proses akan mencoba memperbaiki prosesnya dengan merancang yang baru. Proses “to-be” yang baru disederhanakan akan didokumentasikan dan dimodelkan untuk perbandingan dengan proses lama.

4.Masukkan proses baru: Begitu proses baru telah dimodelkan dan dianalisis secara menyeluruh, maka harus diterjemahkan ke dalam seperangkat prosedur dan peraturan kerja yang baru. Sistem informasi baru atau penyempurnaan sistem yang ada mungkin harus diimplementasikan untuk mendukung proses yang dirancang ulang. Proses baru dan sistem pendukung diluncurkan ke dalam organisasi bisnis. Seiring bisnis mulai menggunakan proses ini, masalah ditemukan dan diatasi. Karyawan yang bekerja dengan proses tersebut dapat merekomendasikan perbaikan.

Pengukuran terus menerus: Begitu proses telah diimplementasikan dan dioptimalkan, perlu dilakukan pengukuran secara terus menerus. Mengapa? Proses dapat memburuk seiring berjalannya waktu karena karyawan kembali menggunakan metode lama, atau mungkin kehilangan keefektifannya jika bisnis mengalami perubahan lainnya.

Alat untuk Manajemen Proses Bisnis

Lebih dari 100 perusahaan perangkat lunak menyediakan alat untuk berbagai aspek BPM, termasuk IBM, Oracle, dan TIBCO. Alat-alat ini membantu bisnis mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses yang memerlukan perbaikan, menciptakan model proses yang lebih baik, menangkap dan menerapkan peraturan bisnis untuk melakukan proses, dan mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung proses baru atau didesain ulang. Perangkat lunak BPM juga menyediakan analisis untuk memverifikasi bahwa kinerja proses telah ditingkatkan dan untuk mengukur dampak perubahan proses pada indikator kinerja bisnis utama.

13.2 TINJAUAN UMUM PEMBANGUNAN SISTEM

Kegiatan yang menghasilkan solusi sistem informasi terhadap masalah atau peluang organisasi disebut pengembangan sistem. Pengembangan sistem adalah masalah terstruktur yang dipecahkan dengan aktivitas yang berbeda. Kegiatan ini terdiri dari analisis sistem, perancangan sistem, pemrograman, pengujian, konversi, serta produksi dan pemeliharaan.

ANALISA SISTEM

Analisis sistem adalah analisis masalah yang coba diatasi oleh sebuah perusahaan dengan sistem informasi. Ini terdiri dari mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusinya, dan mengidentifikasi persyaratan informasi yang harus dipenuhi oleh solusi sistem. Analisis sistem juga mencakup studi kelayakan untuk menentukan apakah solusi tersebut layak, atau dapat dicapai, dari sudut pandang keuangan, teknis, dan organisasi. Studi kelayakan menentukan apakah sistem yang diusulkan diharapkan dapat menjadi investasi yang baik, apakah teknologi yang dibutuhkan untuk sistem tersedia dan dapat ditangani oleh spesialis sistem informasi perusahaan, dan apakah organisasi dapat menangani perubahan yang diperkenalkan oleh sistem. Pada tingkat yang paling dasar, persyaratan informasi dari sebuah sistem baru melibatkan identifikasi siapa yang membutuhkan informasi apa, di mana, kapan, dan bagaimana caranya. Analisis kebutuhan secara hati-hati mendefinisikan tujuan sistem yang baru atau yang dimodifikasi dan mengembangkan deskripsi rinci tentang fungsi yang harus dilakukan sistem baru.

DESAIN SISTEM

Analisis sistem menggambarkan apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi persyaratan informasi, dan perancangan sistem menunjukkan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan ini. Perancangan sistem informasi adalah keseluruhan rencana atau model untuk sistem tersebut. Seperti cetak biru bangunan atau rumah, itu terdiri dari semua spesifikasi yang memberi sistem bentuk dan strukturnya. Perancang sistem merinci spesifikasi sistem yang akan memberikan fungsi yang diidentifikasi selama analisis sistem. Spesifikasi ini harus menangani semua komponen manajerial, organisasi, dan teknologi dari solusi sistem. Persyaratan informasi pengguna mendorong keseluruhan upaya membangun sistem. Pengguna harus memiliki kontrol yang memadai atas proses perancangan untuk memastikan bahwa sistem tersebut mencerminkan prioritas bisnis dan kebutuhan informasi mereka, bukan bias staf teknis.

MELENGKAPI PROSES PEMBANGUNAN SISTEM

Langkah-langkah yang tersisa dalam proses pengembangan sistem menerjemahkan spesifikasi solusi yang ditetapkan selama analisis dan perancangan sistem ke dalam sistem informasi operasional sepenuhnya. Langkah penutup ini terdiri dari pemrograman, pengujian, konversi, produksi, dan perawatan. Selama tahap pemrograman, spesifikasi sistem yang disiapkan selama tahap perancangan diterjemahkan ke dalam kode program perangkat lunak. Saat ini, banyak organisasi tidak lagi melakukan pemrograman sendiri untuk sistem baru. Pengujian menyeluruh dan merinci harus dilakukan untuk memastikan apakah sistem menghasilkan hasil yang tepat. Menguji sistem informasi dapat dibagi menjadi tiga jenis kegiatan: pengujian unit, pengujian sistem, dan pengujian penerimaan. Pengujian unit, atau pengujian program, terdiri dari pengujian setiap program secara terpisah di sistem. Pengujian sistem menguji berfungsinya sistem informasi secara keseluruhan. Ia mencoba untuk menentukan apakah modul diskrit akan berfungsi bersama seperti yang direncanakan dan apakah ada perbedaan antara cara sistem benar-benar bekerja dan cara penggunaannya. Uji penerimaan memberikan sertifikasi akhir bahwa sistem siap digunakan dalam pengaturan produksi. Tim pengembangan sistem bekerja dengan pengguna untuk merancang rencana uji sistematis. Rencana uji mencakup semua persiapan untuk serangkaian tes yang baru saja kami jelaskan. Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem yang baru. Empat strategi konversi utama dapat digunakan: strategi paralel, strategi cut over langsung, strategi studi percontohan, dan strategi pendekatan bertahap. Dalam strategi paralel, sistem lama dan penggantian potensinya dijalankan bersama-sama untuk sementara waktu sampai semua orang yakin bahwa yang baru berfungsi dengan benar. Strategi cut over langsung menggantikan sistem lama sepenuhnya dengan sistem baru pada hari yang ditentukan. Strategi percontohan memperkenalkan sistem baru hanya pada area organisasi yang terbatas, seperti satu departemen atau unit operasi. Strategi pendekatan bertahap memperkenalkan sistem baru secara bertahap, baik oleh fungsi atau unit organisasi. Bergerak dari sistem lama ke sistem yang baru mengharuskan pengguna akhir dilatih untuk menggunakan sistem yang baru. Dokumentasi terperinci yang menunjukkan bagaimana sistem bekerja dari sudut pandang teknis dan pengguna akhir diselesaikan pada waktu konversi untuk digunakan dalam pelatihan dan operasi sehari-hari. Setelah sistem baru dipasang dan konversi selesai, sistemnya dikatakan sedang berproduksi. Perubahan perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi, atau prosedur ke sistem produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan baru, atau memperbaiki efisiensi pemrosesan disebut perawatan.

PEMODELAN DAN PERANCANGAN SISTEM: METODOLOGI STRUKTUR DAN OBYEK-ORIENTED

Ada metodologi alternatif untuk pemodelan dan perancangan sistem. Metodologi terstruktur dan pengembangan berorientasi objek adalah yang paling menonjol. Terstruktur mengacu pada fakta bahwa tekniknya selangkah demi selangkah, dengan setiap langkah membangun pada yang sebelumnya. Metodologi terstruktur bersifat top-down, maju dari tingkat tertinggi dan paling abstrak ke tingkat detail paling rendah – dari yang umum sampai yang spesifik. Alat utama untuk merepresentasikan proses komponen sistem dan arus data di antaranya adalah data flow diagram (DFD). Spesifikasi proses menggambarkan transformasi yang terjadi dalam tingkat terendah dari diagram alir data. Mereka mengekspresikan logika untuk setiap proses. Dalam metodologi terstruktur, perancangan perangkat lunak dimodelkan menggunakan diagram struktur hirarkis. Bagan struktur adalah grafik top-down, menunjukkan setiap tingkat disain, hubungannya ke tingkat lain, dan tempatnya dalam keseluruhan struktur desain. Pengembangan berorientasi obyek membahas masalah ini. Pengembangan berorientasi objek menggunakan objek sebagai unit dasar analisis dan perancangan sistem. Objek menggabungkan data dan proses spesifik yang beroperasi pada data tersebut.

Pemodelan berorientasi objek didasarkan pada konsep kelas dan warisan. Objek milik kelas tertentu, atau kategori umum benda serupa, memiliki fitur kelas itu. Kelas objek pada gilirannya dapat mewarisi semua struktur dan perilaku kelas yang lebih umum dan kemudian menambahkan variabel dan perilaku yang unik untuk setiap objek. Kelas objek baru dibuat dengan memilih kelas yang ada dan menentukan bagaimana kelas baru berbeda dari kelas yang ada, daripada mulai dari nol setiap saat.

Rekayasa perangkat lunak dengan bantuan komputer menyediakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi metodologi yang baru saja kita gambarkan untuk mengurangi jumlah pekerjaan berulang yang perlu dilakukan pengembang. Alat itu juga memfasilitasi terciptanya dokumentasi yang jelas dan koordinasi upaya pengembangan tim. Anggota tim dapat berbagi pekerjaan mereka dengan mudah dengan mengakses file masing-masing untuk meninjau atau memodifikasi apa yang telah dilakukan. Manfaat produktivitas sederhana juga bisa dicapai jika alat tersebut digunakan dengan benar.

13.3 PENDEKATAN ALTERNATIF SISTEM-BANGUNAN

Sistem berbeda dalam hal ukuran dan kompleksitas teknologi mereka dan dalam hal masalah organisasi yang harus dipecahkan. Sejumlah pendekatan pembuatan sistem telah dikembangkan untuk mengatasi perbedaan ini. Bagian ini menjelaskan metode alternatif ini: siklus hidup sistem tradisional, prototyping, paket perangkat lunak aplikasi, pengembangan pengguna akhir, dan outsourcing.

SIKLUS HIDUP SISTEM TRADISIONAL

Siklus hidup sistem adalah metode tertua untuk membangun sistem informasi. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun sebuah sistem, membagi pengembangan sistem menjadi tahap formal. Spesialis pengembangan sistem memiliki pendapat yang berbeda tentang bagaimana mempartisi tahap pengembangan sistem, namun secara kasar sesuai dengan tahapan pengembangan sistem yang baru saja kita jelaskan.

PROTOTIPING

Prototyping terdiri dari membangun sistem eksperimental dengan cepat dan murah bagi pengguna akhir untuk dievaluasi. Dengan berinteraksi dengan prototipe, pengguna bisa mendapatkan gagasan yang lebih baik mengenai kebutuhan informasi mereka. Prototipe yang didukung oleh pengguna dapat digunakan sebagai template untuk menciptakan sistem akhir. Prototipe ini adalah versi kerja dari sistem informasi atau bagian dari sistem, namun model ini hanya merupakan model pendahuluan. Proses membangun desain awal, mencoba keluar, menyempurnakannya, dan mencoba lagi telah disebut proses berulang dari pengembangan sistem karena langkah-langkah yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem dapat diulang berulang-ulang.

Langkah-langkah dalam Prototyping menunjukkan model empat langkah dari proses prototyping, yang terdiri dari:

Langkah 1: Identifikasi kebutuhan dasar pengguna. Perancang sistem (biasanya spesialis sistem informasi) bekerja dengan pengguna cukup lama untuk menangkap kebutuhan informasi dasar pengguna.

Langkah 2: Kembangkan prototipe awal. Perancang sistem menciptakan prototip kerja dengan cepat, menggunakan alat untuk menghasilkan perangkat lunak dengan cepat.

Langkah 3: Gunakan prototipe. Pengguna didorong untuk bekerja sama dengan sistem untuk menentukan seberapa baik prototipe tersebut memenuhi kebutuhannya dan memberi saran untuk memperbaiki prototipe. Langkah 4: Merevisi dan meningkatkan prototipe. Pembangun sistem mencatat semua perubahan yang diminta pengguna dan menyempurnakan prototipenya sesuai dengan itu. Setelah prototipe telah direvisi, siklus kembali ke Langkah 3. Langkah 3 dan 4 diulang sampai pengguna puas.

Prototyping sangat berguna bila ada beberapa ketidakpastian mengenai persyaratan atau solusi perancangan dan sering digunakan untuk merancang antarmuka pengguna akhir sistem informasi (bagian dari sistem yang berinteraksi dengan pengguna akhir, seperti display online dan layar entri data, laporan, atau Halaman web).

PENGEMBANGAN END-USER

Beberapa jenis sistem informasi dapat dikembangkan oleh pengguna akhir dengan sedikit atau tanpa bantuan formal dari spesialis teknis. Fenomena ini disebut pengembangan pengguna akhir. Serangkaian perangkat lunak yang dikategorikan sebagai bahasa generasi keempat membuat ini menjadi mungkin. Bahasa generasi keempat adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna akhir membuat laporan atau mengembangkan aplikasi perangkat lunak dengan sedikit atau tanpa bantuan teknis. Beberapa alat keempat ini juga meningkatkan produktivitas pemrogram profesional. Pengguna akhir kemungkinan besar bekerja dengan perangkat lunak PC dan bahasa kueri. Bahasa query adalah perangkat lunak yang memberikan jawaban langsung langsung atas permintaan informasi yang tidak ditentukan sebelumnya, seperti “Siapa perwakilan penjualan dengan kinerja tertinggi?” Bahasa query sering dikaitkan dengan perangkat lunak pengelolaan data dan sistem manajemen basis data.

APLIKASI PERANGKAT LUNAK DAN OUTSOURCING

Bab 5 menunjukkan bahwa sebagian besar perangkat lunak saat ini tidak dikembangkan secara internal namun dibeli dari sumber eksternal. Perusahaan dapat menyewa perangkat lunak dari penyedia layanan perangkat lunak, mereka dapat membeli paket perangkat lunak dari vendor komersial, atau mereka dapat memiliki aplikasi khusus yang dikembangkan oleh perusahaan outsourcing luar.

Selama beberapa dekade terakhir, banyak sistem telah dibangun di atas sebuah pondasi perangkat lunak aplikasi. Banyak aplikasi umum untuk semua organisasi bisnis – misalnya, daftar gaji, piutang, buku besar, atau pengendalian persediaan. Untuk fungsi universal seperti itu dengan proses standar yang tidak banyak berubah seiring berjalannya waktu, sistem umum akan memenuhi persyaratan banyak organisasi. Jika sebuah organisasi memiliki persyaratan unik yang tidak dialamatkan paket, banyak paket termasuk kemampuan untuk kustomisasi. Fitur penyesuaian memungkinkan paket perangkat lunak dimodifikasi untuk memenuhi persyaratan unik sebuah organisasi tanpa merusak integritas perangkat lunak kemasan. Proses evaluasi paket sering didasarkan pada Permintaan Proposal (RFP), yang merupakan daftar pertanyaan terperinci yang diajukan ke vendor perangkat lunak paket.

Jika perusahaan tidak ingin menggunakan sumber daya internalnya untuk membangun atau mengoperasikan sistem informasi, perusahaan tersebut dapat mengalihkan pekerjaan ke organisasi eksternal yang mengkhususkan diri dalam menyediakan layanan ini. Komputasi awan dan penyedia SaaS, yang kami jelaskan di Bab 5, adalah salah satu bentuk outsourcing. Vendor outsourcing mungkin berada di dalam negeri atau di negara lain. Pengalihan dalam negeri terutama didorong oleh fakta bahwa perusahaan outsourcing memiliki keterampilan, sumber daya, dan aset yang tidak dimiliki klien mereka. Dalam kasus outsourcing lepas pantai, keputusan tersebut cenderung lebih didorong biaya. Seorang programmer terampil di India atau Rusia menghasilkan sekitar USD $ 9.000 per tahun, dibandingkan dengan $ 65.000 per tahun untuk programmer yang sebanding di Amerika Serikat.

13.4 PEMBANGUNAN APLIKASI UNTUK PERUSAHAAN DIGITAL

Di lingkungan perusahaan digital, organisasi perlu menambahkan, mengubah, dan menunda kemampuan teknologinya dengan sangat cepat untuk merespons peluang baru. Perusahaan mulai menggunakan proses pengembangan yang lebih pendek dan informal yang memberikan solusi cepat. Selain menggunakan paket perangkat lunak dan penyedia layanan eksternal, bisnis lebih bergantung pada teknik siklus cepat seperti pengembangan aplikasi yang cepat, desain aplikasi gabungan, pengembangan tangkas, dan komponen perangkat lunak standar yang dapat digunakan ulang yang dapat digabungkan menjadi satu rangkaian layanan lengkap untuk e-commerce dan ebusiness.

PENGEMBANGAN APLIKASI RAPID (RAD)

Perangkat perangkat lunak berorientasi objek, perangkat lunak yang dapat digunakan ulang, prototipe, dan alat bahasa generasi keempat membantu pembangun sistem membuat sistem kerja jauh lebih cepat daripada yang dapat mereka gunakan dengan metode pembuatan dan perangkat lunak sistem tradisional. Istilah rapid application development (RAD) digunakan untuk menggambarkan proses pembuatan sistem kerja dalam waktu yang sangat singkat. Terkadang sebuah teknik yang disebut joint application design (JAD) digunakan untuk mempercepat pembangkitan kebutuhan informasi dan untuk mengembangkan desain sistem awal. Pengembangan tangkas berfokus pada pengiriman cepat perangkat lunak kerja dengan memecah proyek besar menjadi serangkaian subproyek kecil yang selesai dalam waktu singkat menggunakan iterasi dan umpan balik yang berkesinambungan.

PEMBANGUNAN BERBASIS KOMPONEN DAN LAYANAN WEB

Kami telah menjelaskan beberapa manfaat pengembangan berorientasi obyek untuk membangun sistem yang dapat merespons lingkungan bisnis yang berubah dengan cepat, termasuk aplikasi Web. Pendekatan pengembangan perangkat lunak ini disebut pengembangan berbasis komponen, dan ini memungkinkan sebuah sistem dibangun dengan merakit dan mengintegrasikan komponen perangkat lunak yang ada.

Layanan web dapat melakukan fungsi tertentu sendiri, dan mereka juga dapat melibatkan layanan Web lainnya untuk menyelesaikan transaksi yang lebih kompleks, seperti memeriksa kartu kredit, pengadaan, atau pemesanan produk. Dengan membuat komponen perangkat lunak yang dapat berkomunikasi dan berbagi data terlepas dari sistem operasi, bahasa pemrograman, atau perangkat klien, layanan Web dapat memberikan penghematan biaya yang signifikan dalam membangun sistem sambil membuka peluang baru untuk kolaborasi dengan perusahaan lain.