Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan

Bab 12 Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan

12.1 PEMBUATAN KEPUTUSAN DAN SISTEM INFORMASI

Pengambilan keputusan dalam bisnis biasanya terbatas pada manajemen. Saat ini, karyawan tingkat rendah bertanggung jawab atas beberapa keputusan ini, karena sistem informasi membuat informasi tersedia untuk menurunkan tingkat bisnis. Tapi apa yang kita maksud dengan pengambilan keputusan yang lebih baik? Bagaimana pengambilan keputusan dilakukan dalam bisnis dan organisasi lainnya? Mari kita lihat lebih dekat.

NILAI BISNIS PEMBUATAN KEPUTUSAN MENINGKAT

Apa artinya bisnis membuat keputusan yang lebih baik? Berapakah nilai moneter dari pengambilan keputusan yang lebih baik? Perusahaan telah mengidentifikasi sejumlah keputusan penting dimana investasi sistem baru dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.

JENIS KEPUTUSAN

Bab 1 dan 2 menunjukkan bahwa ada tingkatan yang berbeda dalam sebuah organisasi. Masing-masing tingkat ini memiliki persyaratan informasi yang berbeda untuk mendukung keputusan dan tanggung jawab untuk berbagai jenis keputusan

Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan pengambil keputusan harus memberikan penilaian, evaluasi, dan wawasan untuk memecahkan masalah. Masing-masing keputusan ini adalah tidak berulang, penting, dan tidak rutin, serta tidak ada prosedur yang dipahami dengan baik atau disepakati untuk membuatnya. Keputusan terstruktur, sebaliknya, bersifat berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang pasti untuk penanganannya sehingga mereka tidak perlu diperlakukan setiap saat seolah-olah baru. Banyak keputusan memiliki unsur dari kedua jenis keputusan dan bersifat semistructured, dimana hanya sebagian dari masalah yang memiliki jawaban yang jelas yang diberikan oleh prosedur yang diterima. Secara umum, keputusan terstruktur lebih banyak terjadi pada tingkat organisasi yang lebih rendah, sedangkan masalah yang tidak terstruktur lebih umum terjadi pada tingkat perusahaan yang lebih tinggi.

PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN

Membuat keputusan adalah proses multistep. Simon (1960) menggambarkan empat tahap yang berbeda dalam pengambilan keputusan: kecerdasan, desain, pilihan, dan implementasi

Intelijen terdiri dari menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang terjadi dalam organisasi, mengapa ada masalah, di mana, dan dampaknya terhadap perusahaan. Desain melibatkan identifikasi dan penjelajahan berbagai solusi terhadap masalah. Pilihan terdiri dari memilih alternatif solusi. Implementasi melibatkan pembuatan alternatif pekerjaan pilihan dan terus memantau seberapa baik solusinya berjalan.

MANAJEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI DUNIA NYATA

Premis buku ini dan bab ini adalah bahwa sistem untuk mendukung pengambilan keputusan menghasilkan keputusan yang lebih baik oleh manajer dan karyawan, di atas rata-rata pengembalian investasi untuk perusahaan, dan pada akhirnya keuntungan yang lebih tinggi. Namun, sistem informasi tidak dapat memperbaiki semua jenis keputusan yang terjadi dalam sebuah organisasi. Mari kita periksa peran manajer dan pengambilan keputusan dalam organisasi untuk melihat mengapa hal ini terjadi.

Peran Manajerial

Manajer memainkan peran kunci dalam organisasi. Tanggung jawab mereka berkisar dari membuat keputusan, menulis laporan, menghadiri rapat, mengatur pesta ulang tahun. Model manajemen klasik, yang menggambarkan apa yang manajer lakukan, sebagian besar tidak diragukan lagi selama lebih dari 70 tahun sejak 1920-an. Henri Fayol dan penulis awal lainnya pertama kali mendeskripsikan lima fungsi klasik manajer sebagai perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, penentuan, dan pengendalian. Model perilaku menyatakan bahwa perilaku aktual manajer tampaknya kurang sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisir dengan baik daripada model klasik yang akan membuat kita percaya. Peran manajerial adalah harapan dari aktivitas yang harus dilakukan manajer dalam sebuah organisasi. Mintzberg menemukan bahwa peran manajerial ini terbagi dalam tiga kategori: interpersonal, informasi, dan keputusan.

Peran Interpersonal. Manajer bertindak sebagai tokoh untuk organisasi ketika mereka mewakili perusahaan mereka ke dunia luar dan melakukan tugas simbolis, seperti memberikan penghargaan karyawan, dalam peran interpersonal mereka. Dalam peran informasinya, para manajer bertindak sebagai pusat saraf organisasi mereka, menerima informasi yang paling nyata dan terkini serta mendistribusikannya kembali kepada mereka yang perlu menyadarinya. Oleh karena itu, para manajer menyebarluaskan informasi dan juru bicara untuk organisasinya. Dalam peran keputusan mereka, mereka bertindak sebagai pengusaha dengan memulai jenis kegiatan baru; mereka menangani gangguan yang timbul dalam organisasi; mereka mengalokasikan sumber daya untuk anggota staf yang membutuhkannya; dan mereka menegosiasikan konflik dan menengahi antara kelompok yang saling bertentangan.

Pembuatan Keputusan Di Dunia Nyata

Kita sekarang melihat bahwa sistem informasi tidak membantu semua peran manajerial. Dan dalam peran manajerial di mana sistem informasi dapat memperbaiki keputusan, investasi di bidang teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil yang positif. Ada tiga alasan utama: kualitas informasi, filter manajemen, dan budaya organisasi (lihat Bab 3).

Kualitas Informasi. Keputusan berkualitas tinggi memerlukan informasi berkualitas tinggi. Filter Manajemen. Bahkan dengan informasi yang akurat dan tepat waktu, beberapa manajer membuat keputusan yang buruk. Manajer (seperti semua manusia) menyerap informasi melalui serangkaian filter untuk memahami dunia di sekitar mereka. Manajer memiliki perhatian selektif, fokus pada beberapa jenis masalah dan solusi, dan memiliki berbagai bias yang menolak informasi yang tidak sesuai dengan konsepsi mereka sebelumnya.

Organisasi Inersia dan Politik. Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk bertindak tegas. Ketika lingkungan berubah dan bisnis perlu mengadopsi model bisnis baru untuk bertahan, kekuatan kuat di dalam organisasi menolak membuat keputusan yang meminta perubahan besar. Keputusan yang diambil oleh perusahaan sering mewakili penyeimbang berbagai kelompok kepentingan perusahaan daripada solusi terbaik untuk masalah ini.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN TINGGI BERKELANJUTAN

Saat ini, banyak keputusan yang dibuat oleh organisasi tidak dilakukan oleh para manajer, atau manusia manapun. Kelas keputusan yang sangat terstruktur dan otomatis berkembang pesat. Apa yang membuat pengambilan keputusan berkecepatan tinggi otomatis ini mungkin adalah algoritme komputer yang secara tepat menentukan langkah-langkah yang harus diikuti untuk menghasilkan keputusan, basis data yang sangat besar, prosesor berkecepatan tinggi, dan perangkat lunak yang dioptimalkan untuk tugas tersebut.

12.2 KECERDASAN BISNIS DALAM PERUSAHAAN

APA KECERDASAN BISNIS?

“Business intelligence” adalah istilah yang digunakan oleh vendor perangkat keras dan perangkat lunak serta konsultan teknologi informasi untuk mendeskripsikan infrastruktur pergudangan, mengintegrasikan, melaporkan, dan menganalisis data yang berasal dari lingkungan bisnis. Infrastruktur pondasi mengumpulkan, menyimpan, membersihkan, dan membuat informasi yang relevan tersedia bagi para manajer. Penting untuk diingat bahwa kecerdasan dan analisis bisnis adalah produk yang didefinisikan oleh vendor teknologi dan perusahaan konsultan. Mereka terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak yang dijual terutama oleh vendor sistem besar ke perusahaan Fortune 500 yang sangat besar. Lima penyedia terbesar produk ini adalah SAP, Oracle, IBM, SAS Institute, dan Microsoft.

LINGKUNGAN BISNIS

Data dari lingkungan bisnis: Bisnis harus menangani data terstruktur dan tidak terstruktur dari berbagai sumber, termasuk perangkat seluler dan Internet. Data perlu diintegrasikan dan diorganisasikan sehingga bisa dianalisis dan digunakan oleh pengambil keputusan.

Infrastruktur intelijen bisnis: Landasan dasar intelijen bisnis adalah sistem basis data yang kuat yang menangkap semua data yang relevan untuk menjalankan bisnis. Data dapat disimpan dalam database transaksional atau digabungkan dan disatukan ke dalam gudang data perusahaan atau serangkaian data data yang saling terkait.

Alat analisis bisnis: Satu set perangkat lunak digunakan untuk menganalisis data dan menghasilkan laporan, menanggapi pertanyaan yang diajukan oleh manajer, dan melacak kemajuan bisnis dengan menggunakan indikator kinerja utama.

Pengguna dan metode manajerial: Perangkat keras dan perangkat lunak intelijen bisnis hanya secerdas manusia yang menggunakannya. Manajer menerapkan perintah pada analisis data dengan menggunakan berbagai metode manajerial yang menentukan tujuan bisnis strategis dan menentukan bagaimana kemajuan akan diukur. Ini mencakup pendekatan manajemen kinerja bisnis dan pendekatan balanced scorecard yang berfokus pada indikator kinerja utama dan analisis strategis industri yang berfokus pada perubahan lingkungan bisnis secara umum, dengan perhatian khusus pada pesaing. Tanpa pengawasan manajemen senior yang kuat, analisis bisnis dapat menghasilkan banyak informasi, laporan, dan layar online yang berfokus pada masalah yang salah dan mengalihkan perhatian dari masalah sebenarnya. Anda perlu ingat bahwa, sejauh ini, hanya manusia yang bisa mengajukan pertanyaan cerdas.

Platform pengiriman – MIS, DSS, ESS. Hasil dari business intelligence dan analytics disampaikan kepada para manajer dan karyawan dengan berbagai cara, tergantung pada apa yang perlu mereka ketahui untuk melakukan pekerjaan mereka. MIS, DSS, dan ESS, yang kami perkenalkan di Bab 2, menyampaikan informasi dan pengetahuan kepada orang dan tingkatan yang berbeda pada karyawan operasional perusahaan, manajer menengah, dan eksekutif senior. Dulu, sistem ini tidak bisa berbagi data dan dioperasikan sebagai sistem independen. Saat ini, satu perangkat keras dan perangkat lunak dalam bentuk paket intelijen bisnis dan analisis dapat mengintegrasikan semua informasi ini dan membawanya ke platform desktop atau mobile manajer.

Antarmuka pengguna: Orang bisnis tidak lagi terikat dengan meja kerja dan desktop mereka. Mereka sering belajar lebih cepat dari representasi data visual daripada dari laporan kering dengan kolom dan baris informasi. Perangkat lunak analisis bisnis hari ini menekankan teknik visual seperti dashboard dan kartu skor. Mereka juga mampu menyampaikan laporan tentang Blackberry, iPhone, dan perangkat genggam mobile lainnya serta portal perusahaan Web. Perangkat lunak BA menambahkan kemampuan untuk mengirim informasi di Twitter, Facebook, atau media sosial internal untuk mendukung pengambilan keputusan dalam pengaturan grup online daripada dalam pertemuan tatap muka.

KINERJA BISNIS DAN ANALITIK KEMAMPUAN

Bisnis intelijen dan analisis berjanji untuk memberikan kebenaran informasi yang real time kepada pengambil keputusan, dan alat analisis membantu mereka dengan cepat memahami informasi dan mengambil tindakan. Ada 5 fungsi analitik yang diberikan sistem BI untuk mencapai tujuan ini:

Laporan produksi: Ini adalah laporan yang telah ditetapkan berdasarkan kebutuhan spesifik industri.

Laporan yang diukur. Pengguna memasukkan beberapa parameter seperti pada tabel pivot untuk menyaring data dan mengisolasi dampak parameter. Misalnya, Anda mungkin ingin memasuki kawasan dan waktu untuk memahami bagaimana penjualan produk bervariasi menurut wilayah dan waktu.

Dasbor / kartu skor: Ini adalah alat visual untuk menyajikan data kinerja yang ditentukan oleh pengguna

Pembuatan query / pencarian / laporan ad hoc: ini memungkinkan pengguna membuat laporan mereka sendiri berdasarkan kueri dan penelusuran

Drill down: Ini adalah kemampuan untuk beralih dari ringkasan tingkat tinggi ke tampilan yang lebih rinci

Prakiraan, skenario, model: Ini mencakup kemampuan untuk melakukan peramalan linier, analisis skenario bagaimana-jika, dan menganalisis data menggunakan alat statistik standar.

Dengan menyajikan data dalam bentuk visual, alat visualisasi data membantu pengguna melihat pola dan hubungan dalam sejumlah besar data yang sulit dikenali jika data dipresentasikan sebagai daftar teks tradisional. Sistem informasi geografis (GIS) membantu pengambil keputusan memvisualisasikan masalah yang memerlukan pengetahuan tentang distribusi geografis orang atau sumber daya lainnya. Perangkat lunak mereka menghubungkan data lokasi ke titik, garis, dan area pada peta.

STRATEGI MANAJEMEN UNTUK MENGEMBANGKAN KEMAMPUAN BI dan BA

Ada dua strategi yang berbeda untuk mengadopsi kemampuan BI dan BA untuk organisasi: one-stop integrated solutions versus beberapa solusi vendor best-of-breed. Perusahaan perangkat keras (IBM, HP, dan sekarang Oracle, yang memiliki Sun Microsystems) ingin menjual perangkat keras / solusi perangkat keras terpadu perusahaan Anda yang cenderung berjalan hanya pada perangkat keras mereka (solusi terintegrasi). Ini disebut “one stop shopping.” Perusahaan perangkat lunak (SAP, SAS, dan Microsoft) mendorong perusahaan untuk menerapkan perangkat lunak “terbaik berkembang biak” dan berjalan pada mesin apa pun yang mereka inginkan. Dalam strategi ini, Anda menerapkan solusi database dan data warehouse terbaik, dan memilih paket intelijen bisnis dan analisis terbaik dari vendor mana pun yang Anda yakini terbaik. Solusi pertama membawa risiko bahwa satu vendor menyediakan total solusi perangkat keras dan perangkat lunak perusahaan Anda, membuat perusahaan Anda bergantung pada kekuatan harga. Ini juga menawarkan keuntungan berurusan dengan satu vendor tunggal yang bisa memberikannya dalam skala global. Solusi kedua menawarkan fleksibilitas dan kemandirian yang lebih besar, namun dengan potensi-potensi kesulitan mengintegrasikan perangkat lunak ke platform perangkat keras, serta perangkat lunak lainnya.

12.3 KONSTITUENSI KECERDASAN BISNIS

Ada banyak konstituen yang berbeda yang membentuk perusahaan bisnis modern. Sebelumnya dalam teks ini dan dalam bab ini kami mengidentifikasi tiga tingkat manajemen: manajemen pengawasan (operasional) yang lebih rendah, manajemen menengah, dan manajemen senior (wakil presiden dan yang lebih tinggi, termasuk manajemen eksekutif atau “tingkat C”, misalnya chief executive officer, chief financial officer petugas, dan kepala operasional). Masing-masing kelompok manajemen ini memiliki tanggung jawab yang berbeda dan kebutuhan informasi serta kecerdasan bisnis yang berbeda, dengan keputusan menjadi kurang terstruktur di antara tingkat manajemen yang lebih tinggi.

DUKUNGAN KEPUTUSAN UNTUK MANAJEMEN OPERASIONAL DAN MENENGAH

Manajemen operasional dan menengah umumnya dituntut untuk memantau kinerja aspek-aspek utama bisnis, mulai dari down-time mesin di lantai pabrik, hingga penjualan harian atau bahkan per jam di toko makanan waralaba, hingga lalu lintas harian di perusahaan.

Situs web. Sebagian besar keputusan yang mereka buat cukup terstruktur. Sistem informasi manajemen (MIS) biasanya digunakan oleh manajer menengah untuk mendukung jenis pengambilan keputusan ini, dan keluaran utamanya adalah serangkaian laporan produksi rutin berdasarkan data yang diambil dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi yang mendasari perusahaan (TPS). Model analisis kepekaan bertanya apa-jika pertanyaan berulang-ulang untuk memprediksi berbagai hasil ketika satu atau lebih variabel diubah berkali-kali. Spreadsheet memiliki fitur serupa untuk analisis multidimensi yang disebut tabel pivot, yang oleh manajer “pengguna super” dan analis menggunakannya untuk mengidentifikasi dan memahami pola dalam informasi bisnis yang mungkin berguna untuk pengambilan keputusan semistructured.

DUKUNGAN KEPUTUSAN UNTUK MANAJEMEN SENIOR: METODE MANAJEMEN KINERJA KARTU NILAI SEIMBANG DAN PERUSAHAAN

Tujuan sistem pendukung eksekutif (ESS), yang diperkenalkan di Bab 2, adalah untuk membantu manajer eksekutif tingkat C memusatkan perhatian pada informasi kinerja yang sangat penting yang mempengaruhi keseluruhan profitabilitas dan kesuksesan perusahaan. Ada dua bagian untuk mengembangkan ESS. Pertama, Anda memerlukan metodologi untuk memahami secara tepat apa itu “informasi kinerja yang sangat penting” untuk perusahaan tertentu yang dibutuhkan eksekutif, dan kedua, Anda perlu mengembangkan sistem yang mampu menyampaikan informasi ini kepada orang yang tepat secara tepat waktu. Saat ini, metodologi utama untuk memahami informasi penting yang dibutuhkan oleh eksekutif perusahaan disebut metode balanced scorecard. Kinerja pada setiap dimensi diukur dengan menggunakan indikator kinerja utama (KPI), yang merupakan ukuran yang diusulkan oleh manajemen senior untuk memahami seberapa baik kinerja perusahaan sepanjang dimensi tertentu.

Metodologi manajemen populer lainnya yang terkait erat adalah manajemen kinerja bisnis (bisnis performance management / BPM). Awalnya didefinisikan oleh kelompok industri pada tahun 2004 (dipimpin oleh perusahaan yang sama yang menjual sistem perusahaan dan database seperti Oracle, SAP, dan IBM), BPM mencoba untuk secara sistematis menerjemahkan strategi perusahaan (misalnya diferensiasi, produsen berbiaya rendah, pertumbuhan pangsa pasar , dan lingkup operasi) menjadi target operasional. Data perusahaan untuk ESS kontemporer dipasok oleh aplikasi perusahaan yang ada (perencanaan sumber daya perusahaan, manajemen rantai pasokan, dan manajemen hubungan pelanggan). ESS juga menyediakan akses ke layanan berita, database pasar keuangan, informasi ekonomi, dan data eksternal yang dibutuhkan eksekutif eksternal lainnya. ESS juga memiliki kemampuan drill-down yang signifikan jika para manajer memerlukan tampilan data yang lebih rinci.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK (GDSS)

DSS yang baru saja kami jelaskan berfokus terutama pada pengambilan keputusan individu. Namun, begitu banyak pekerjaan yang dilakukan dalam kelompok di dalam perusahaan bahwa kategori sistem khusus yang disebut sistem pendukung keputusan kelompok (GDSS) telah dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan kelompok dan organisasi. GDSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memfasilitasi penyelesaian masalah yang tidak terstruktur oleh satu set pengambil keputusan yang bekerja sama sebagai satu kelompok di lokasi yang sama atau di lokasi yang berbeda. Sistem kolaborasi dan alat berbasis Web untuk konferensi video dan pertemuan elektronik yang dijelaskan sebelumnya dalam teks ini mendukung beberapa proses pengambilan keputusan, namun fokus mereka terutama pada komunikasi. GDSS, bagaimanapun, menyediakan alat dan teknologi yang diarahkan secara eksplisit untuk pengambilan keputusan kelompok.