MANAJEMEN DAN MANAJER

Pertemuan 2

BAB 2

MANAJEMEN DAN MANAJER

1.   Tingkat Manajemen

Secara umum “manajer” berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya. Seperti halnya manajemen, manajer ada dalam setiap tipe organisasi. Ada banyak tipe manajer dengan tugas-tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Pada kesempatan ini akan kita bahas bermacam-macam tipe manajer yang ada, fungsi-fungsi yang dilaksanakan, kegiatan-kegiatan manajer dan berbagai ketrampilan yang dibutuhkan oleh para manajer. Manajer dapat diklasifikasikan dengan dua cara yaitu :

1)    Menurut tingkatan dalam organisasi; rendah, menengah, dan tinggi.

2)    Cakupan kegiatan organisasi dimana mereka bertanggung jawab; manajer umum dan fungsional.

A. Tingkatan manajer  dalam organisasi akan membagi manajer menjadi tiga golongan yang berbeda :

1)    Lower Manager (First Line) : Who are responsible for the work of operating employees only and do not supervise other managers; they are the first level managers in the organizational hierarchy. Manajer yang tingkatannya paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional, mereka adalah manajemen lini pertama (first line or first level). Para manajer ini biasa disebut dengan ; Kepala Atau Pimpinan (Leader), Mandor (Foreman), dan Penyelia (Supervisors).

2)    Middle Manajer : Managers in the midrange of organizational hierarchy; they are responsible for the other managers and sometimes for some operating employees; they also report to more senior managers. Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi, yang membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya atau juga karyawan lainnya. Manajer menengah biasa disebut ; Manajer Departemen, Kepala Pengawas (Superintendents) dan sebagainya.

3)    Manajer Puncak (Top Manajer) : Managers responsible for the overall management of the organization; they establish operating policies and guide the organization’s interaction with its environment. Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif, yang bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Manajer puncak biasa disebut ; Direktur, Presiden, Kepala Divisi, Wakil Presiden Senior, dan sebagainya.

Perbedaan tingkatan manajemen akan membedakan pula fungsi-fungsi manajemen yang dijalankan. Terdapat dua fungsi utama manajemen, yaitumanajemen administratif dan manajemen operatif. Manajemen administratif, lebih berurusan dengan penetapan tujuan, perencanaan, penyusunan kepegawaian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan. Sedangkan manajemen operatif, lebih mencakup kegiatan memotivasi, supervisi, dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasil-hasil secara efektif. Pada tingkatan manajemen rendah, para manajer akan banyak melaksanakan fungsi manajemen operatif. Semakin tinggi tingkatannya, mereka menjadi lebih terlibat dengan manajemen administratif. Semua tingkatan manajemen melaksanakan kedua unsur tersebut.

B.  Berdasarkan lingkup kegiatan yang dikelola, Manajer dibedakan atas ;

1.    Functional manager : A manager responsible for just one organization activity, such as financial or human resources management.

Manajer fungsional, mempunyai tanggung jawab hanya atas satu kegiatan organisasi misalnya ; produksi, pemasaran, keuangan, kepegawaian atau akuntansi. Kegiatan-kegiatan  fungsi-fungsi lainnya menjadi tanggung jawab manajer fungsional lainnya, sebagai contoh ; manajer pemasaran bertanggung jawab atas seluruh kegiatan distribusi tetapi meminta bantuan kepada manajer personalia untuk masalah-masalah tenaga penjualannya.

2.    General manager : The Individu responsible for all functional activities, such as production, sales, marketing, and finance, for an organization such as company or a subsidiary.

Pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, manajer umum ; mengatur, mengawasi, dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan-kegitan fungsional satuan kerja.

2.   Fungsi-Fungsi yang dilaksanakan Manajer

Manajemen dapat berarti ; “pencapaian tujuan melalui  pelaksanaan fungsi-fungsi tertentu”. Salah satu klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial dibuat oleh “Henri Fayol”, dalam bukunya  “General and Industrial Management”, yang menyatakan bahwa  “fungsi-fungsi utama dalam proses manajemen adalah ; perencanaan (planning),  pengorganisasian (organizing), pengkordinasian (coordinating),  pemberian perintah (directing)  dan pengawasan (controlling)”.

Selanjutnya beberapa pendapat para ahli manajemen tentang fungsi-fungsi manjemen dapat dijelaskan sebagai berikut :

1)      Luther Gullick       ;   planning, organizing, staffing, directing,

                                              coordinating,  reporting, and controlling.

2)      George Terry                  ;   planning, organizing,actuating, and controlling.

3)      Ernest Dale                    ;   planning, organizing, staffing, directing, inovating,

                                              representing, and controlling.

4)      Koonts & O’Donnel       ;   planning, organizing, staffing, directing, and

                                              controlling.

5)      Oey Liang Lee                ;   planning, organizing, directing, and coordinating.

6)      William Newman           ;   planning, organizing, assembling of resources,

                                             directing, and controlling.

7)  James Stoner                      ;   planning, organizing, leading, and controlling.

1)  Perencanaan (planning), adalah ;

(1)      pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi.

(2)      penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, system, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.        

Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan itu. Disamping itu, rencana memungkinkan ;

(1)  Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya-sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.

(2)  Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih.

(3)  Kemajuan dapat dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

Semua fungsi lainnya tergantung pada fungsi ini, dimana fungsi lain tidak akan berhasil tanpa perencanaan dan pembuatan keputusan yang tepat, cermat dan kontinu. Sebaliknya perencanaan yang baik sangat tergantung pelaksanaan efektif fungsi-fungsi lain.

                                 

2)  Pengorganisasian (organizing), adalah ;

(1)  Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

(2)  Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.

(3)  Penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian.

(4)  Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya.

Organisasi perlu dirancang dan dikembangkan, agar dapat melaksanakan berbagai program secara sukses, dalam rangka mencapai tujuan dan rencana yang telah ditetapkan. Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkan dan kemudian memimpin tipe organisasi yang sesuai dengan tujuan, rencana dan program yang telah ditetapkan.

3) Penyusunan Personalia (staffing), adalah penarikan (recruitmen), latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. Dalam pelaksanaan  fungsi ini manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, fisik, dan emosional untuk  posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dengan karakteristik personalia tertentu, antara lain; keahlian, pendidikan, umur, latihan dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti pembuatan system penggajian untuk pelaksanaan kerja yang efektif, penilaian karyawan untuk promosi, latihan dan pengembangan karyawan.

4) Pengarahan (leading) adalah membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti ; komunikasi, motivasi, dan disiplin. Fungsi leading,sering disebut ; directing, motivating, actuating, dan lain sebagainya. Kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang dalam organisasi.

 5) Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Pengawasan positif adalah; mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif, sedangkanpengawasan negatif adalah; mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terulang kembali.

Fungsi pengawasan  pada dasarnya mencakup unsur-unsur ;

(1)  penetapan standar pelaksanaan

(2)  penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan

(3)  pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang ditetapkan

(4)  pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.

Semua fungsi-fungsi manajemen harus dilaksanakan oleh manajer kapan saja dan dimana saja kelompok-kelompok diorganisasi, walaupun ada perbedaan tekanan untuk tipe organisasi, jabatan fungsional, dan tingkatan manajemen yang berbeda.

3.   Kegiatan-Kegiatan Manajer

Manajer melaksanakan fungsi-fungsi organisasi yaitu ; membuat rencana, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi, yang dilakukan, dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang saling tergantung, saling berinteraksi dan saling berhubungan, dari penetapan tujuan sampai pengawasan.                                                                                       

Manajer adalah perencana, pengorganisasi, pemimpin atau pengarah dan pengawas. Dalam kenyataannya, setiap manajer mengambil peranan yang lebih luas untuk menggerakkan organisasi menuju sasaran-sasaran yang telah ditetapkan. Tugas-tugas penting yang dilaksanakan oleh manajer adalah ;

1)    Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain. Mencakup bawahan, atasan, manajer-manajer lainnya dalam organisasi dan individu-individu dari luar organisasi ; pelanggan (konsumen), pemasok(supplier), serikat karyawan, pejabat dan karyawan-karyawan kantor pemerintahan dan sebagainya.

2)    Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas. Karena berbagai sumberdaya yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan selalu terbatas, manajer harus menjaga keseimbangan diantara berbagai tujuan dan kebutuhan organisasi.

3)    Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan. Para manajer ditugaskan untuk mengelola pekerjaan-pekerjaan tertentu secara sukses, dan biasanya dievaluasi, selanjutnya manajer juga bertanggung jawab atas kesuksesan atau kegagalan kegiatan-kegiatan para bawahan. 

4)    Manajer harus berfikir secara analitis dan konseptual. Manajer harus mampu memandang keseluruhan tugas dan mengaitkan suatu tugas dengan tugas-tugas lain.

5)    Manajer adalah seorang mediator. Organisasi terdiri dari orang-orang dan kadang-kadang mereka saling bertentangan, untuk itu dituntut peranan manajer sebagai mediator (penengah)

6)    Manajer adalah seorang politisi. Manajer harus mengembangkan hubungan-hubungan baik untuk mendapatkan dukungan atas kegiatan-kegiatan, usulan-usulan dan keputusan-keputusannya. Setiap manajer efektif, memainkan “politik” dengan mengembangkan jaringan kerjasama timbal balik dengan para  manajer lain dalam organisasi.

7)    Manajer adalah seorang diplomat.   Manajer harus berperan sebagai wakil (representatif) resmi kelompok kerjanya pada pertemuan-pertemuan organisasional, dan mewakili organisasi dalam berurusan dengan kontraktor, langganan, pejabat  pemerintah, atau personalia organisasi lain.

8)    Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit. Organisasi selalu menghadapi banyak masalah, misalnya kesulitan finansial, masalah personalia  dan sebagainya, untuk itu manajer diharapkan dapat menemukan pemecahan berbagai masalah sulit dan  mengambil keputusan yang akurat.

Pada dasarnya kegiatan yang dilaksanakan oleh para manajer dapat diklasifikasikan dalam beberapa kelompok :

1)    pribadi

2)    teknis

3)    administratif

4)    interaksional.

Kegiatan-kegiatan ini berhubungan dengan dan dapat dipelajari dalam fungsi-fungsi manajerial dan paduan kegiatan-kegiatan ini dengan fungsi-fungsinya, akan didapatkan pandangan yang menyeluruh tentang kegiatan manajer.

4.   Peranan-peranan Manajer

Henry Minzberg dalam bukunya, The Nature of Managerial Work, telah melakukan penelitian tentang berbagai macam pekerjaan dan peranan manajerial, dan kemudian membuat sintesa hasil studi empirisnya mengenai peranan-peranan manajerial. Dia  menemukan bahwa tidak ada pertentangan antara pendekatan fungsional dan pendekatan kegiatan, keduanya saling melengkapi. Sebagai hasil studinya, Mintzberg mengelompokkan perilaku para manajer menjadi tiga bidang peran yaitu :

1)        antara pribadi

2)        informasional  

3)        pembuatan keputusan.

Manajer kemudian menggunakan ketrampilan pribadi dan manajerial serta kemampuan untuk melaksanakan secara efektif. Konsepsi Mintzber ini memberikan pemikiran baru dan cakrawala yang lebih luas tentang fungsi-fungsi dan kegiatan-kegiatan manajerial yan dilakukan manajer.

6. Bagaimana Manajer Menggunakan Waktunya

Hampir semua manajer mempergunakan usaha, waktu dan energi untuk melakukan interaksi dengan orang lain. TY.A. Mahoney, T.H. Jerdee dan S.J. Carroll dalam bukunya, The Job (s) of Management, Industrial Relations, telah melakukan penelitian terhadap 452 manajer dari seluruh tingkatan manjemen yang bekerja pada 13 perusahaan berbagai tipe industri yang besarnya bervariasi dari 100 sampai 4.000 karyawan. Mereka mengukur waktu yang dicurahkan oleh manajer dalam berbagai kegiatannya. Dari para manajer yang diteliti, dapat dicermati waktu yang digunakan untuk melaksanakan tugasnya sebagai berikut:

Tabel  % hari kerja yang dipergunakan manajer pada berbagai macam tugas :

       Fungsi                             % dari hari kerja

1)  pengawasan                                  28,4

2)  perencanaan                                 19,5

3)  pengkordinasian                           15,0

4)  penilaian                                        12,7

5)  penyelidikan                                  12,6

6)  perundingan                                     6,0 

7)  penyusunan kepegawaian              4,1

8)  perwakilan                                       1,8

7.       Ketrampilan-Ketrampilan Manajerial

Ketrampilan-ketrampilan manajerial yang dibutuhkan untuk menjadi manajer yang efektif, berdasarkan pendapat Robert Katz dalam bukunya, Skills of an Effective Administrator, adalah :

1)    Ketrampilan konseptual (conceptual skills). Kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.

2)    Ketrampilan kemanusiaan (human skills). Kemampuan untuk bekerja dengan memahami dan memotivasi orang lain, baik secara individu atau kelompok.

3)    Ketrampilan administratif (administratif skills). Ketrampilan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan.

4)    Ketrampilan teknik (technical skills). Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedor-prosedur, atau teknik-teknik dari suatu bidang tertentu, seperti; akuntansi, produksi, penjualan, permesinan dan sebagainya.

 Ketrampilan mana yang relatif lebih penting, tergantung pada ;

1)    tipe organisasi,

2)    tingkatan manajerial

3)    fungsi yang sedang dilaksanakan.