Dasar – dasar Perencanan

Pertemuan 9

BAB 9

Dasar – dasar Perencanan

A.   Definisi perencanaan menurut tokoh luar :

·         Terry (1975), Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.

·         M.Farland, Perencanan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya.

·         Harold Koontz dan Cyril O’Donnel, Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif-alternatif yang ada.

        Dapat disimpulkan dari ketiga pendapat tersebut bahwa perencanaan adalah fungsi seorang manajer dalam menghubungkan fakta-fakta,  menggunakan asumsi-asumsi yang berhubungan dengan masa depan  untuk merancang dan merumuskan tujuan,kebijakan dan kegiatan tertentu yang diperlukan,untuk mencapai hasil tertentu.

B.   Definisi perencanaan menurut tokoh dalam negeri:

·        Siagian (1994), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan.

·         Drs.H.Malayu S.P Hasibuan, Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Jadi,setiap rencana mengandung dua unsur,yaitu:”tujuan dan pedoman”.

·         Kusmiadi (1995), Perencanaan adalah  proses dasar yang kita gunakan  untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana cara pencapainnya.Dapat disimpulkan dari ketiga pendapat tersebut bahwa perencanaan adalah proses pemikiran mengenai hal-hal apa yang diinginkan atau dikerjakan di masa mendatang  dan menguraikan bagaimana cara mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Terlihat perbedaan kesimpulan pendapat tokoh luar dan tokoh dalam negeri,namun dapat ditarik garis besar bahwa perencanaan adalah proses pemikiran yang dilakukan oleh manajer dalam menghubungkan fakta, menggunakan asumsi mengenai hal apa yang ingin dikerjakan dan bagaimana mencapainya dimasa mendatang ,untuk mencapai hasil tertentu.

1.  Dasar Pemikiran Perencanaan
            Suatu perencanaan selalu mengambil tindakan yang rasional dan cerdas. Tetapi sebenernya, suatu tindakan berpikir cerdas tersebut merupakan pemikiran tentang suatu subjek dari banyak pendapat. Mereka menyebutnya proses perencanaan ini sebagai tindakan yang rasional karena argumen yang ada dapat merekonstruksi dan membuat kesimpulan sehingga orang lain yang dipimpin dapat menghasilkan sesuatu kesimpulan yang sama.

            Jadi, seorang pengambil keputusan biasanya dilibatkan dengan banyak argumen yang dibuat oleh para pendukung tindakan serta dihadapkan dengan masalah menilai suatu tindakan dari berbagai argumen tersebut agar dapat diterima. Bagi mereka informasi yang diberikan oleh suatu kritik ideologis merupakan rambu yang berguna tentang apa yang mungkin mendasari proposal. Kritik ini digunakan untuk mengevaluasi argumen, menilai tempat untuk penerimaan dan kesimpulan. Selain itu, seorang pengambil keputusan akan menggabungkan tuntutan tertentu dan proposalnya menjadi satu pilihan yang rasional secara keseluruhan. Sehingga dapat menjadi kesimpulan yang dinilai sebagai intelegensi/kecerdasan. Jadi, proses perencanaan rasional itu adalah menggunakan pengambil keputusan harus mempunyai pendukung tertentu untuk menyajikan argumen dan menggunakan prosedur intelegensi dalam menentukan keinginan praktis.

            Suatu perencanaan identik dengan suatu sistem analisis yaitu dalam konteks yang berbeda, disebut dengan penelitian operasional. Beer (1966) menggambarkan penelitian operasional sebagai berikut :

“Penelitian operasional adalah serangan ilmu modern terhadap masalah kompleks yang timbul dalam arah dan pengelolaan sistem besar manusia. Mesin, material dan uang dalam industri, bisnis, pemerintah dan pertahanan. Pendekatan distenetive adalah untuk mengembangkan model scientifik dari sistem, menggabungkan ukuran faktor kesempatan dan risiko tersebut, yang dapat digunakan untuk memprediksi dan membandingkan hasil dari keputusan alternatif, strategi dan kontrol. Tujuannya adalah untuk membantu manajemen menentukan kebijakan dan tindakan ilmiah.”

 2. Konsep Perencanaan
           Proses menentukan bagaimana sistem manajemen akan mencapai tujuan-tujuan, menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai apa yang ingin ditujunya(certo, 2003).

           Proses menetapkan tujuan-tujuan dan rancangan tindakan, membangun peraturan-peraturan dan prosedur, dan memperhitungkan hasil-hasil yang akan terjadi dimasa yang akan datang.(Dessler,2001).

            Dari kedua pendapat ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan proses awal bagi sistem manajemen unuk mencapai tujuan-tujuannya. Hal ini disebabkan perencanaan merupakan proses menentukan rancangan tindakan bagaimana organisasi membangun aturan-aturan dan prosedur demi tercapainya tujuan organisasi tanpa melupakan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi dalam pelaksanaan perencanaan.

            Perencanaan yang dilakukan oleh organisasi harus bersifat fleksibel, artinya perencanaan tersebut bisa menyesuaikan terhadap lingkungan eksternal yang dinamis. Sebab faktor eksternal merupakan hambatan terhadap pelaksanaan rencana yang akan dilakukan organisasi, sehingga perencanaan itu sedikit dapat diubah tanpa mengubah tujuan untuk apa perencanaan itu dilakukan.

3. PROSES PERENCANAAN
             Perencanaan sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan.

            Menurut Louis A.Allen (1963), perencanaan terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berfikir ke depan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi tantangan pada waktu yang akan datang.
Berikut ini aktivitas yang dimaksud:

*Prakiraan (forecasting)

Prakiraan merupakan suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan atau memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.

*Penetapan tujuan (establishing objective)

Penetapan tujuan merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan.

*Pemrograman (programming)

Pemrograman adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapkan:

Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan,Unit dan angota uang bertanggung jawab untuk setiap langkah,Urutan serta pengturan waktu setiap langkah.

*Penjadwalan (scheduling)

Penjadwalan adalah penetapan atau penunjukkan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.

*Penganggaran (budgeting)

Penganggaran merupakan suatu aktivitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan (financial recources) yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu.

*Pengembangan prosedur (developing procedure)

Pengembangan prosedur merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan.

*Penetapan dan interpretasi (estabilishing and interpreting policies)

Penetapan dan interpretasi kebijakan adalah suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan kondisi manajer dan para bawahannya akan bekerja. Suatu kebijakan adalah sebagai suatu keputusan yang sentiasa berlaku untuk permasalahan yang timbul berulang demi suatu organisasi.

4. Sifat-Sifat Perencanaan

Rencana yang baik haruslah mengandung sifat-sifat sebagai berikut :
a.    Pemakaian kata-kata yang sederhana dan terang,
b.    Fleksibel,
c.    Mempunyai stabilitas,
d.    Ada dalam perimbangan, dan
e.    Meliputi semua tindakan yang diperlukan.

Kata-kata dan kalimat-kalimat yang dipergunakan oleh suatu rencana haruslah sederhana dan mudah dimengerti untuk meniadakan penafsiran yang berbeda. Sering si pembuat rencana tidaklah selalu orang yang melaksanakan rencana karenanya susunan kata dan kalimat harus sedemikian rupa sehingga mudah diketahui maksudnya oleh setiap orang.
Selanjutnya, suatu rencana haruslah fleksibel, artinya rencana tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang berubah yang tidak diduga sebelumnya. Dengan kata lain, suatu rencana tidak perlu diubah seluruhnya kalau terjadi perubahan keadaan, melainkan hanya perubahan sedikit saja yang dimungkinkan oleh rencana sebelumnya.

            Di samping adanya kemungkinan mengadakan perubahan, maka suatu rencana haruslah mempunyai sifat stabil, yang berarti tidak perlu setiap kali diubah atau tidak dipakai sama sekali. Seterusnya suatu rencana harusnya ada dalam perimbangan, berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada setiap unsur organisasi seimbang dengan kebutuhannya.

           Akhirnya, rencana tersebut haruslah cukup luas untuk meliputi semua tindakan yang diperlukan, artinya haruslah rencana tersebut meliputi segala-galanya sehingga terjamin koordinasi dari tindakan seluruh unsur-unsur organisasi.

5.  Fungsi Perencanaan
            Dalam menjalankan perencanaan tentu kita harus tahu fungsi dari perencanaan itu sendiri, yaitu :

a.    Menentukan titik tolak dan tujuan usaha

Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai sehingga merupakan sasaran, sedangkan perencanaan adalah alat untuk mencapai sasaran tersebut. Setiap usaha yang baik harus memiliki titik tolak dan tujuan.

b.    Memberikan pedoman, pegangan dan arah

Suatu perencanaan mengadakan perencanaan apabila hendak mencapai suatu tujuan. Tanpa perencanaan suatu perusahaan tidak akan memiliki pedoman, pegangan dan arahan dalam melaksanakan aktifitas kegiatannya.

c.    Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material

Dalam menetapkan alternatif dalam perencanaan, kita harus mampu menilai apakah alternatif yang dikemukakan realistis atau tidak. Atau dengan kata lain, apakah masih dalam batasan kemampuan kita serta dapat mencapai tujuan yang kita tetapkan.

b.    Memudahkan pengawasan

Dengan adanya planning kita dapat mengetahui penyelewengan yang terjadikarena perencanaan merupakan pedoman dan patokan dalam melakukan dalam suatu usaha.

c.    Kemampuan evaluasi yang teratur

Dengan adanya perencanaan, kita dapat mengetahui apakah usaha yang kita lakukan sudah sesuai dengan tujuan yang ingin kita capai.

d.    Sebagai alat koordinasi

Perencanaan dalam suatu perusahaan kadang-kadang begitu kompleks, karena untuk perencanaan tersebut meliputi berbagai bidang dimana tanpa koordinasi yang baik dapat menimbulkan benturan-benturan yang akibatnya dapat cukup parah.