Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi

Bab 3 Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi

Sistem informasi dan organisasi mempengaruhi satu sama lain. Sistem informasi dibangun oleh manajer untuk melayani kepentingan perusahaan. Pada saat yang bersamaan, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi untuk mendapatkan manfaat dari teknologi baru.

Interaksi antara TI dan organisasi merupakan hal yang rumit dan dipengaruhi oleh banyak faktor pengengah, termasuk :

1.    Lingkungan

Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan. Teknologi informasi memainkan peran penting dalam membantu organisasi menerima perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak dalam lingkungannya.

2.    Budaya

Budaya organisasi meliputi mengenai produk apa yang harus diproduksi organisasi, bagaimana organisasi harus memproduksinya, dimana, dan untuk siapa. Proses bisnis – cara perusahaan bisnis sebenarnya menciptakan nilai – biasanya ditetapkan pada budaya organisasi.

3.    Struktur

Semua organisasi memiliki struktur atau bentuk. Menurut Mintzberg, ada 5 jenis dasar struktur organisasi, yaitu (a) struktur wirausaha, (b) birokrasi mesin, (c) birokrasi dengan divisi, (d) birokrasi profesional, dan (e) adhocracy.

4.    Proses bisnis

Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan. Aplikasi sistem informasi yang baru mensyaratkan rutinitas individu dan proses bisnis untuk berubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi.

5.    Politik

Keengganan berpolitik adalah salah satu kesulitan utama dalam membawa perubahan organisasi, terutama perkembangan sistem informasi yang baru. Secara virtual semua investasi besar pada sistem informasi oleh perusahaan yang membawa perubahan signifikan pada strategi, tujuan bisnis, proses bisnis, dan prosedur menjadi kegiatan yang terbebani secara politik. Manajer yang mengetahui bagaimana cara bekerja dengan politik organisasi akan menjadi lebih berhasil dari manajer yang kurang ahli dalam menerapkan sistem informasi yang baru.

6.    Keputusan manajemen

Sebagai seorang manajer, diharapkan untuk dapat memutuskan sistem apa yang akan dibangun, apa yang dapat dilakukan sistem tersebut, dan bagaimana sistem akan diterapkan.

Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan ketika merencanakan sistem yang baru sbb :

·         lingkungan dimana organisasi berfungsi

·         struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis

·         budaya dan politik organisasi

·         jenis organissasi dan gaya kepemimpinan

·         kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap dari karywan yang akan menggunakan sistem

·         jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis di mana sistem informasi dirancang untuk membantunya

Model Daya Kompetitif Porter

Model ini menyediakan pandangan umum terhadap perusahaan, pesaingnya, dan lingkungan perusahaan.

a.    Pesaing tradisional

Seluruh perusahaan berbagi pangsa pasar dengan pesaing lainnya yang secara berkelanjutan menggunakan cara baru, yang lebih efisien untuk berproduksi dengan memperkenalkan produk dan jasa baru, dan mencoba untuk menarik pelanggan dengan mengembangkan merek dan mengenakan biaya perubahan kepada pelanggannya.

b.    Pemain baru di pasar

Pada beberapa industri, memasuki pasar adalah sangat sulit. Tetapi juga perusahaan baru memiliki beberapa kemungkinan keuntungan, seperti perusahaan tidak terkunci kepada pabrik dan peralatan lama, perusahaan sering kali memperkerjakan karyawan yang lebih muda yang tidak terlalu mahal dan mungkin lebih inovatif, perusahaan tidak dibebani oleh nama merek yang telah tua, usang, dan “lebih lapar” (jauh lebih termotivasi) daripada pemain tradisional pada industri. Kelemahannya perusahaan tergantung pada pendanaan luar untuk pabrik dan peralatan baru, yang bisa jadi mahal; perusahaan memiliki angkatan kerja yang kurang berpengalaman; dan memiliki sedikit pengakuan merek.

c.     Produk dan jasa pengganti

Pada hampir semua industri, terdapat pengganti yang mungkin digunakan oleh pelanggan jika harga menjadi terlalu tinggi. Teknologi baru menciptakan pengganti sepanjang waktu. Semakin banyak produk dan jasa pengganti pada industri Anda, semakin tidak mungkin Anda dapat mengendalikan penetapan harga dan semakin rendah margin laba Anda.

d.    Pelanggan

Perusahaan yang untung bergantung kepada pengukuran besar atas kemampuannya menarik dan mempertahankan pelanggan (sambil menjauhkan pelanggan dari pesaing), dan membebankan harga yang tinggi. Kekuatan pelanggan berkembang jika mereka dapat dengan mudah berpindah kepada produk dan jasa pesaing atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya untuk bersaing hanya pada harga di pasar transparan di mana terdapat sedikit diferensiasi produk, dan seluruh harga dapat diketahui dengan cepat (via internet).

e.    Pemasok

Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak penting pada keuntungan perusahaan, terutama jika perusahaan tidak dapat menaikkan harga sementara pemasok bisa. Semakin banyak pemasok berbeda yang dimiliki perusahaan, semakin besar kendali yang dapat dijalankan atas pemasok dalam bentuk harga, kualitas, dan jadwal pengiriman.

Strategi Sistem Informasi untuk Berhubungan dengan Daya Kompetitif

Terdapat 4 strategi dasar kompetisi, yaitu :

1.    Strategi kepemimpinan biaya rendah

Yaitu menggunakan sistem informasi untuk membuat produk dan jasa pada harga yang lebih rendah dari pesaing dengan peningkatan kualitas dan pelayanan. Contoh : Wal-Mart dan Dell Computer.

2.    Strategi diferensiasi produk

Yaitu menggunakan sistem informasi untuk membedakan produk, dan mengadakan produk dan jasa baru. Contoh : Geogle, eBay, Apple, Lands’End.

3.    Strategi fokus pada peluang pasar

Yaitu menggunakan sistem informasi untuk memungkinkan strategi yang fokus pada peluang pasar; spesialisasi. Contoh : Hilton Hotels dan Harrah’s.

4.    Strategi kedekatan pelanggan dan pemasok

Yaitu menggunakan sistem informasi untuk mengembangkan hubungan kuat dan kesetiaan pelanggan dan pemasok.