Fungsi dan Jenis anggaran

A. FUNGSI ANGGARAN

Anggaran hanya alat, bagaimanapun baiknya suatu alat, bagaimanapun baiknya suatu anggaran, tidak akan berfungsi dengan baik bila manusia yang menggunakan alat tersebut tidak dapat menggunakannya dengan baik.

Anggaran memiliki fungsi yang sama dengan manajemen yang meliputi fungsi perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. Hal ini disebabkan anggaran mempunyai fungsi sebagai alat manajemen dalam melaksanakan fungsinya. Proses dari fungsi manajemen dapat digambarkan seperti Gambar 1.1

Gam bar 1.1

Proses Manajemen

Pada Gambar 1.1 tampak fungsi manajemen dimulai dari fungsi perencanaan (planning),kemudian diadakan pelaksanaan (actuating) dan perencanaan memberikan proses umpan maju dalam pelaksanaan pekerjaan sehari -hari, setelah dilakukan pelaksanaan, barulah diadakan pengawasan (controlling), dan pengawasan memberikan proses umpan balik dalam

perencanaan, artinya pengawasan melakukan evaluasi dengan cara membandingkan rencana dengan realisasi, apakah pekerjaan sudah dilaksanakan sesuai rencana.

1.    Perencanaan

Anggaran sebagai alat perencanaan juga harus memperhatikan hubungan (kaitan) anggaran yang satu dengan anggaran yang lain, misalnya antara anggaran beban distribusi barang yang dijual dengan anggaran barang yang dijual, apakah peningkatan anggaran beban distribusi diikuti dengan peningkatan anggaran barang yang dijual (anggaran jualan).

Aspek lain yang penting dari perencanaan dengan menggunakan anggaran adalah perencanaan dana yang tersedia seefisien mungkin. Semua belanja memerlukan dana (uang), dan dana adalah sumber daya yang langka, sudah menjadi kebiasaan bahwa seringkali keperluan dana melebihi dana yang tersedia. Oleh karena itu, para penyusun anggaran harus  memperhitungkan berbagai kemungkinan belanja dana yang ada, dan menentukan kemungkinan mana yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Jadi, salah satu fungsi anggaran adalah menentukan rencana belanja dan sumber dana yang ada seefisien mungkin.

Anggaran merupakan alat perencanaan tertulis menuntut pemikiran yang teliti dan akan memberikan gambaran yang lebih nyata/jelas dalam unit dan uang.

Misalnya laba tahun 2016 direncanakan setinggi-tingginya. Rencana yang dirumuskan dengan kata "setinggi-tingginya" tidak jelas maksudnya, karena laba setinggi -tingginya bagi perusahaan yang satu tidak sama dengan perusahaan yang lain. Dalam anggaran, rencana laba setinggi-tingginya dirumuskan secara teliti dan nyata, yaitu dinyatakan secara kuantitatif. Misalnya laba tahun 2016 yang harus dicapai Perusahaan Kecap Sehat direncanakan setinggi-tingginya Rp 2.835.872,00.

2.    Pelaksanaan

Anggaran sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan, artinya sebelum pekerjaan dilaksanakan terlebih dahulu mendapat persetujuan yang berwenang (terutama dalam hal keuangan).

Pekerjaan disetujui, dilaksanakan bila ada anggarannya, bila tidak menyimpang dari anggaran. Beli kendaraan tidak akan disetujui bila tidak ada anggarannya, beli bahan lebih mahal daripada anggaran juga tidak akan disetujui, sebab semua itu akan mengganggu keuangan perusahaan bila disetujui. Anggaran merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan secara selaras dalam mencapai tujuan (laba). Jadi anggaran penting untuk menyelaraskan (koordinasi) setiap bagian kegiatan, seperti : Bagian Pemasaran, Bagian Umum, Bagian Produksi, dan Bagian Keuangan.

Contoh:

Untuk mencapai laba tahun 2016 sebesar Rp2.835.872,00 misalnya Bagian Pemasaran harus menjual pada tahun 2016:

Kecap sedang 12.000 botol  @ Rp533,33             = Rp  6.400.000,00

Kecap manis  24.000 botol  @ Rp650,00             = Rp15.600.000,00

Kecap asin     18.000 botol  @ Rp533,33             = Rp  9.600.000,00

Jumlah           54.000 botol                                   = Rp31.600.000,00

Bagian Produksi pada tahun 2016 harus memproduksi;

Kecap sedang sebanyak                 12.020 botol

Kecap manis sebanyak                  23.985 botol

Kecap asin sebanyak                    18.010 botol

Jumlah                                          54.015 botol

Bagian Keuangan harus menyediakan dana pada tahun 2016, triwulan:

I                  = Rp  4.287.991,00

II                  = Rp  7.191.279,00

III                 = Rp  7.011.271,00

IV                 = Rp  7.840.723,00

Jumlah          = Rp26.331.264,00

Bagian Umum pada tahun 2016 harus menyediakan tenaga kerja yang diperlukan:

Tenaga produksi        20      orang

Tenaga pemasaran   100     orang

Tenaga lainnya         15      orang

Jumlah                     135     orang

Bila salah satu bagian (departemen) saja tidak dapat melaksanakan tugas sesuai dengan yang direncanakan maka bagian lain juga tidak dapat melaksanakan tugasnya sesuai rencana. Dengan demikian tiap bagian harus melaksanakan tugasnya secara selaras, terarah, terkoordinir sesuai dengan yang direncanakan atau yang telah ditetapkan dalam anggaran.

3.    Pengawasan

Anggaran merupakan alat pengawasan (controlling). Pengawasan berarti mengevaluasi (menilai) terhadap pelaksanaan pekerjaan, dengan cara:

a.    memperbandingkan realisasi dengan rencana ( anggaran)

b.    melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu (apabila terdapat penyimpangan yang merugikan).

Misalnya jualan kecap manis yang dianggarkan tahun 2016 sebanyak 24.000 botol Rp 650,00 = Rp 15.600.000,00, namun dalam realisasinya hanya terjual 20.000 botol @ Rp 650,00 = Rp13.000.000,00. Sekalipun harga jual per botol sama dengan anggaran yaitu Rp 650,00, namun karena unit yang terjual di bawah dari yang dianggarkan yaitu hanya 20.000 botol sedangkan yang dianggarkan 24.000 botol maka akibatnya jumlah jualan tahun 2016 yang dapat direalisasi hanya Rp 13.000.000,00, yaitu di bawah dari yang dianggarkan sebesar Rp15.600.000,00. Berdasarkan hasil perbandingan tersebut diadakan perbaikan. Bila tidak tercapainya jualan tersebut disebabkan kurang aktifnya Bagian Penjualan, maka usaha perbaikan yang dapat dilakukan adalah memotivasi (merangsang) Bagian Penjualan, misalnya dengan cara memberi komisi atau bonus.

Komisi diberikan dalam persentase tertentu dari barang. Yang dijual, misalkan seorang pegawai mampu menjual Rp1.000.000,00 dan komisi 10% dari barang yang dijual, berarti komisi yang diterima pegawai terse but 10% x Rp 1.000.000,00 = Rp 100.000,00.

Bonus diberikan kepada bagian penjualan maupun bagian produksi sebagai hadiah karena mencapai target tertentu. Bonus diberikan kepadabagian produksi, karena bagian produksi mampu menyediakan barang yang diberikan untuk dijual pada tingkat tertentu.

Anggaran sebagai alat pengawasan dipakai sebagai pegangan oleh manajer yang bertanggung jawab menjalankan operasi untuk mengadakan penilaian dari hasil yang dicapainya. Dapatan (revenues) sesungguhnya yang diperoleh maupun beban (expenses) sesungguhnya yang dikorbankan dapat dinilai baik atau jelek bila dihubungkan dengan data yang telah dianggarkan, dan juga bila dihubungkan dengan perubahan kondisi sejak anggaran disusun.

B. MACAM-MACAM ANGGARAN

Anggaran dapat dikelompokkan dari beberapa sudut pandangan berikut ini :

1.    Dari segi dasar penyusunan, anggaran terdiri dari:

a.    Anggaran variabel, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan interval (kisar) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu serf anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat aktivitas (kegiatan) yang berbeda. Misalnya anggaran jualan disusun berkisar antara 500 unit sampai 1.000 unit. Anggaran variabel disebut juga dengan anggaran fleksibel.

b.    Anggaran tetap, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. Misalnya jualan direncanakan 1.000 unit, dengan demikian anggaran lainnya-dibuat berdasarkan anggaran jualan 1.000 unit. Anggaran tetap disebut juga dengan anggaran static.

2.    Dari segi cara penyusunan, anggaran terdiri dari:

a.    Anggaran periodik, adalah anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu, pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran

b.    Anggaran kontinu, adalah anggaran yang dibuat untuk mengadakan perbaikan anggaran yang pernah dibuat, misalnya tiap bulan diadakan peruraikan sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mengalami perubahan.

3.    Dari segi jangka waktunya, anggaran terdiri dari:

a.    Anggaran jangka pendek (anggaran taktis), adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. Anggaran untuk keperluan modal kerja merupakan anggaran jangka pendek.

b.    Anggaran jangka panjang (anggaran strategis), adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu lebih dari satu tahun Anggaran untuk keperluan investasi barang modal merupakan anggaran jangka panjang yang disebut anggaran modal (capital budget). Anggaran jangka panjang tidak mesti berupa anggaran modal. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar penyusunan anggaran jangka pendek.

4.    Dari segi bidangnya, anggaran terdiri dari anggaran operasional dan anggaran keuangan. Kedua anggaran ini bila dipadukan disebut "anggaran induk (master budget)". Anggaran induk yang mengkonsolidasikan rencana keseluruhan perusahaan untuk jangka pendek, biasanya disusun atas dasar tahunan. Anggaran tahunan dipecah lagi menjadi anggaran triwulanan dan anggaran triwulanan dipecah lagi menjadi anggaran bulanan.

a.    Anggaran operasional adalah anggaran untuk menyusun anggaran rugi-laba. Anggaran operasional antara lain terdiri dari: anggaran jualan, anggaran biaya pabrik, anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung. anggaran biaya overhead pabrik, anggaran beban usaha, dan anggaran rugi-laba.

b.    Anggaran keuangan adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca. Anggaran keuangan, antara lain terdiri dari: anggaran kas, anggaran putang, anggaran sediaan, anggaran utang, dan anggaran neraca.

Hubungan anggaran operasional dengan anggaran keuangan dapat dijelaskan dengan Gambar 1.2

Keterangan:

Cetak miring = anggaran keuangan

Cetak tegak = anggaran operasional

Gambar 1.2

Hubungan Anggaran Operasional dengan Anggaran Keuangan

Dari Gamhar 1.2 dapat dijelaskan proses hubungan anggaran operasional dengan anggaran keuangan sehagai berikut.

1.    Anggaran Jualan dibuat berdasarkan Ramalan Jualan.

2.    Anggaran Beban Usaha (Anggaran Beban Penjualan) dibuat berdasarkan Anggaran Jualan.

3.    Anggaran Piutang dibuat berdasarkan Anggaran Jualan.

4.    Anggaran Produk dibuat berdasarkan Anggaran Jualan dan Anggaran Sediaan.

5.    Anggaran Biaya Bahan Baku, Anggaran Biaya Tenaga Kerja Langsung, Anggaran

6.    Biaya Overhead Pabrik dibuat berdasarkan Anggaran Produk.

7.    Anggaran Rugi-Laba dibuat berdasarkan Anggaran Jualan, Anggaran Beban

8.    Usaha, Anggaran Biaya Bahan Baku, Anggaran Biaya Tenaga Kerja Langsung, dan Anggaran Biaya Overhead Pabrik.

9.    Anggaran Cadangan Depresiasi Aktiva Tetap dibuat berdasarkan Anggaran Beban Usaha, dan Anggaran Biaya Overhead Pabrik.

10. Anggaran Utang dibuat berdasarkan Anggaran Biaya Bahan Baku, Anggaran Biaya Tenaga Kerja Langsung dan Anggaran Biaya Overhead Pabrik.

11. Anggaran Modal Sendiri dibuat berdasarkan Anggaran Rugi-Laba.

12. Anggaran Kas metode langsung dibuat berdasarkan Anggaran Utang, Anggaran Piutang, Anggaran Jualan, Anggaran Beban Usaha, Anggaran Biaya Bahan Baku, Anggaran Tenaga Kerja Langsung, dan Anggaran Biaya Overhead Pabrik. Anggaran kas metode tidak langsung dibuat berdasarkan anggaran rugi-laba dan neraca.

13. Anggaran Neraca dibuat berdasarkan Anggaran Kas, Anggaran Piutang, Anggaran Sediaan, Anggaran Cadangan Depresiasi Aktiva Tetap, dan Anggaran Modal Sendiri.

1.    Dari segi kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari:

a.    Anggaran komprehensif, merupakan rangkaian dari berbagai macam anggaran yang disusun secara lengkap. Anggaran komprehensif merupakan perpaduan dari anggaran operasional dan anggaran keuangan yang disusun secara lengkap.

b.    Anggaran parsial, adalah anggaran yang disusun tidak secara lengkap, anggaran yang hanya menyusun bagian anggaran tertentu saja. Misalnya karena keterbatasan kemampuan maka hanya dapat menyusun anggaran operasional.

2.    Dari segi fungsinya, anggaran terdiri dari:

a.    Anggaran apropriasi (appropriation budget), adalah anggaran yang diperuntukkan bagi tujuan tertentu dan tidak boleh digunakan untuk manfaat lain. Misalnya hasil menjual barang X sebesar Rp100.000,00 dianggarkan untuk melunasi utang usaha sebagai akibat membeli barang X secara kredit sebesar Rp 1.00.000,00.

Dengan demikian hasil menjual barang X sebesar Rp100.000,00 tidak boleh dianggarkan untuk membayar gaji atau keperluan lainnya, selain untuk melunasi utang usaha tersebut.

b.    Anggaran kinerja (performance budget), adalah anggaran yang disusun berdasarkan fungsi kegiatan yang dilakukan dalam organisasi (perusahaan) misalnya untuk menilai apakah biaya/beban yang dikeluarkan oleh masing-masing aktivitas tidak melampaui batas. Contoh: biaya bahan baku (BBB) dianggarkan bulan ini sebesar Rp20.000,00, kemudian dalam pelaksanaannya apakah biaya bahan baku bulan ini tidak melebihi Rp20.000,00, bila melebihi Rp20.000,00, sedangkan tingkat produksi tidak berubah dan hal-hal lain juga tidak berubah. Berarti biaya bahan baku tersebut tidak efisien.

3.    Dari segi metode penentuan harga pokok produk anggaran terdiri atas:

a.    Anggaran tradisional (traditional budget) atau anggaran konvensional(conventional budget), terdiri atas anggaran berdasar fungsional (junctional based budget) dan anggaran berdasar sifat (characteristic based budget). Anggaran berdasar fungsional dibuat menggunakan metode penentuan harga pokok penuh (full costing), sedangkan anggaran berdasar sifat dibuat menggunakan metode penentuan harga pokok varia bel (variable costing). Anggaran berdasar fungsional dapat digunakan untuk menyusun anggaran induk atau anggaran tetap, tetapi tidak dapat digunakan untuk menyusun anggaran variabel. Anggaran berdasar sifat biasanya digunakan untuk menyusun anggaran variabel, tetapi bisa juga digunakan untuk menyusun anggaran induk.

b.    Anggaran berdasar kegiatan (activity based budget) dibuat menggunakan metode penentuan harga pokok berdasar kegiatan (activity based costing). Anggaran ini dapat digunakan untuk menyusun anggaran variabel dart anggaran induk. Penganggaran tradisional (traditional budgeting) dan penganggaran berdasar kegiatan (activity based budgeting) dapat dijelaskan dengan Gambar 1.3

Gambar 1. 3

Penganggaran Tradisional dan Penganggaran Berdasar Kegiatan

Penganggaran berdasar fungsional dan penganggaran berdasar sifat keduanya termasuk penganggaran tradisional. Ditinjau dari kepentingan manajemen (internal) tampak pada Gambar 1.3 arus panah penganggaran berdasar sifat lebih maju dibandingkan dengan penganggaran berdasar fungsional, dan lebih maju lagi penganggaran berdasar kegiatan.