Dasar-Dasar Intelijen Bisnis: Database dan Manajemen Informasi

Bab 6 Dasar-Dasar Intelijen Bisnis: Database dan Manajemen Informasi
1 Pengertian Intelijen Bisnis

1.      Inteligensi Bisnis (IB) adalah sekumpulan teknik dan alat untuk mentransformasi dari data mentah menjadi informasi yang berguna dan bermakna untuk tujuan analisis bisnis. Teknologi Intelegensi Bisnis dapat menangani data yang tak terstruktur dalam jumlah yang sangat besar untuk membantu mengidentifikasi, mengembangkan, dan selain itu membuat kesempatan strategi bisnis yang baru.

2.      Inteligensi Bisnis (IB) adalah pengolahan data yang khusus untuk informasi bisnis. Intelijen bisnis mempunyai komponen berupa seperangkat teori, metodologi, proses, arsitektur, dan teknologi yang mampu mengubah data mentah menjadi informasi yang bermakna dan berguna untuk tujuan bisnis .

3.      Intelijen bisnis (IB) adalah  Makhluk dengan Berbagai Wujud

Intelijen kompetitif meliputi pengambilalihan informasi dan pengumpulan informasi secara legal, analisis, dan penyajian informasi intelijen. Intelijen kompetitif juga didefinisikan sebagai program sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang kegiatan para pesaing dan kecenderungan-kecenderungan bisnis umum untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Dengan demikian dalam intelijen bisnis mengandung unsur sebagai berikut:

a.       Program sistematik

b.      Pengumpulan data

c.       Analisis informasi

d.      Aktifitas-aktifitas bisnis

e.       Adanya tujuan strategis yang hendak dicapai

Tujuan dari IB yaitu untuk memudahkan interpretasi dari jumlah data yang besar tersebut. Mengidentifikasi kesempatan yang baru dan mengimplementasikan suatu strategi yang efektif berdasarkan wawasan dapat menyediakan bisnis suatu keuntungan pasar yang kompetitif dan stabilitas jangka panjang. Teknologi IB menyediakan riwayat, pandangan sekarang dan prediksi dari operasi bisnis. Fungsi-fungsi umum dari teknologi inteligensi bisnis adalah :

a.    Pelaporan

b.    Pemrosesan analisis daring

c.    Analitis

d.   Penggalian data

e.    Penggalian proses

f.     Pemrosesan kejadian kompleks

g.    Manajemen performansi bisnis

h.    Analitis prediktif

i.      Analitis preskriptif.

            Intelijensi Bisnis dapat digunakan untuk mendukung sejumlah besar keputusan bisnis mulai dari operasi sampai strategis. Keputusan operasi termasuk penempatan dan harga produk. Keputusan strategis termasuk prioritas, tujuan dan arah pada tingkat yang lebih luas. Pada semua kasus, IB lebih efektif bila digabungkan dengan data yang didapat dari pasar tempat perusahaan beroperasi (data eksternal) dengan data dari sumber internal bisnis perusahaan seperti data operasi dan finansial (data internal). Bila digabungkan, data eksternal dan internal bisa menyediakan gambaran yang lebih lengkap, yang efeknya, menciptakan "inteligensi" yang tidak dapat diturunkan dari kumpulan data tunggal manapun.

2 Konsep Dasar Inteligen Bisnis

Intelijen adalah penciptaan new knowledge dalam suatu organisasi. Pada dasarnya, penciptaan new knowledge tersebut tidak bisa lepas dari proses transformasi data menuju intelijen.  

1)   Data

Data adalah potret kejadian atau fakta atas sesuatu hal yang terjadi. Data dapat merupakan reasoning atas hal yang terjadi pada suatu periode waktu. Data sebagaimana fakta, belum memiliki arti dan manfaat. Untuk memberikan manfaat data tersebut harus mengalami proses terlebih dahulu.

2)   Informasi

            Informasi adalah kumpulan data yang memiliki hubungan sehingga memberikan makna. Informasi merupakan bentuk yang telah memberikan manfaat baik dalam arti positif maupun negatif.

3)   Knowledge

            Knowledge merupakan sesuatu yang lebih luas, lebih dalam, lebih komprehensif dari data ataupun informasi. Knowledge merupakan gabungan tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge berarti keahlian yang ada pada diri seseorang namun tidak terlihat, sedangkan explicit knowledge merupakan keahlian yang tertulis atau terdokumentasikan.   

4)   Intelijen

            Orang awam biasa mengartikan intelijen sebagai operasi militer yang rahasia atau bahkan sama dengan spionase. Pada dasarnya intelijen adalah proses penciptaan pengetahuan baru dalam sebuah organisasi. Pengetahuan baru berarti pengetahuan yang dihasilkan merupakan pengetahuan yang benar-benar baru atau sebelumnya tidak terdapat dalam invertory pengetahuan yang lama. Intelijen harus memiliki sifat yaitu memiliki keakuratan yang tinggi, fokus pada suatu bidang, berdimensi waktu yang sesuai, visi ke depan, dapat diterapkan dan responsif terhadap kebutuhan manajemen.

3  Prinsip-Prinsip Inteligen Bisnis

1.    Keterbukaan

            Kemajuan konsep-konsep bisnis seperti E-Commerce, E-Business atau E-Government, menuntut adanya peningkatan nilai keterbukaan informasi, salah satunya disebabkan oleh pemanfaatan World Wide Web (WWW) di dunia internet yang berdampak pada tuntutan bagi para pimpinan perusahaan untuk senantiasa menyajikan dan sekaligus melindungi kepemilikan informasi rahasia perusahaan, melalui aplikasi-aplikasi teknologi yang tepat guna.

2.    Sensitivitas Waktu

            Dengan diimplementasikan konsep on-line computing dilingkungan perusahaan untuk mendukung proses bisnisnya, maka kebutuhan akan informasi menjadi bersifat peka waktu (time-sensitive). Seperti inilah yang dituntut oleh seorang pimpinan  perusahaan modern untuk mengelola rangkaian entitas bisnis, karena eratnya relevansi waktu dengan informasi operasional yang akurat dalam proses pengambilan keputusan bisnis.

3.    Ketepatan

                         Dengan mengaplikasikan prinsip-prinsip inteligen bisnis dalam sebuah jaringan komputer diperlukan ketepatan data atau informasi, baik yang bersumber dari internal maupun dari eksternal perusahaan sehingga sangat dimungkinkan suatu perusahaan benar-benar dengan mudah mengekstraksi informasi secara  on-line dengan tepat, seperti  prakiraan penjualan, logistik dan manajemen mata rantai suplai, tingkah laku dan kepuasan konsumen, analisa biaya dan manajemen finansial, perencanaan sumberdaya manusia dan pengembangan produk.

4.    Saling Ketergantungan

            Dengan adanya tingkat ketergantungan tersebut, manajemen puncak perlu menjaga mitra bisnis mereka dalam suatu extended enterprise, yang selalu mengikuti segala gerakan-gerakan strategis yang menentukan arah bisnis.

5.    Tipe Data

            Pandangan tradisional, bahwa informasi korporat kebanyakan berbasis teks (text-based) merupakan pandangan yang sudah usang, karena kenyataan yang ada saat ini pangkalan data atau Data Warehousing di suatu perusahaan tidak dibatasi hanya berupa data tekstual, akan tetapi terdiri dari berbagai tipe data dengan format yang berbeda, seperti video, audio, tekstual dan data spasial. Hal ini tentu meningkatkan kekayaan informasi dari manajemen informasi perusahaan dan sejalan dengan tuntutan dalam Business Intelligence, karena keberadaannya telah memperluas batas-batas analisa dan presentasi data untuk mendukung sistem informasi eksekutif, apalagi data multimedia tersebut ditampilkan dengan berbasis internet. Oleh karena itu para desainer Business Intelligence System perlu mewaspadai perkembangan ini, agar Executive information layer dapat memanfaatkan beragam tipe data tersebut dan menggunakannya untuk meyakinkan dalam proses pengambilan keputusannya.

4  Pendekatan Basis Data Terhadap Pengelolaan Data

            Teknologi basis data banyak masalah dalam organisasi file trandisional. Basis data (database) adalah sekumpulan data organisasi digunakan untuk melayani aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan redundasi data.

Sistem Manajemen Database

            Merupakan peranti lunak yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien, dan menyediakan akses data bagi program aplikasi. DBMS (Data Base Management System) membuat basis data fisik tersedia untuk tampilan logis yang berbeda digunakan pengguna. DBMS digunakan sebagai perantara file dengan program aplikasi yang digunakan dalam sebuah sistem.

Kapabilitas Sistem Manajemen Database

            DBMS memiliki kapabilitas defenisi data (data defenition) untuk menspesifikasikan stuktur konten database. Definisi data digunakan untuk membuat tabel database dan untuk mendefenisikan karakteristik field pada setiap tabel. Informasi tentang database ini akan didokumentasikan dalam kamus data. Kamus data (data dictionaary) adalah file manual ataupun otomatis yang menyimpan defenisi-defenisi elemen data berikut karakteristik mereka. Mc Acces memiliki kemampuan kamus data yang belum sempurna yaitu menampilan informasi seperti nama, deskripsi, ukuran, tipe, format, dan properti lainnya pada setiap filed pada sebuah tabel. Kamus data bagi database perusahaan besar dapat menangkap informasi tambahan seperti pengggunaan, kepemilikan, ototrisasi, keamanan, dan individual, fungsi-fungsi bisnis, program serta laporan yang menggunakan masing-masing elemen data.

Merancang Database

            Untuk merancang database, harus dipahami dulu bagaimana hubungan antara data, jenis data yang dikelola pada database, bagaimana tersebut akan digunakan, serta bagaimana organisasi perlu diubah untuk mengelola data dari perspektif lengkap seluruh perusahaan. Database memerlukan rancangan konsep maupun fisik. Rancangan konseptual atau logis dari suatu database adalah model abstrak dari database dari perspektif organisasi bisnis, dimana rancangan fisik menunjukkan bagaimana database dirancang lewat akses langsung perangkat penyimpanan.

          

Rancangan konseptual suatu database menggambarkan bagaimana elemen-elemen pada database dikelompokkan. Proses perancangan tersebut mengidentifikasi hubungan antara elemen-elemen data dan cara paling efisien dalam mengelompokkan elemen-elemen data yang diperlukan dan untuk menjawab kebutuhan informasi suatu organisasi bisnis. Proses tersebut juga mengidentifikasi data-data ganda dan pengelompokan elemen-elemen data yang diperlukana untuk program aplikasi yang spesifik.

            Sistem database relasional berupaya untuk menerapkan antara referensial terintegrasi yang menjamin hubungan antara variabel tetap konsisten. Ketika suatu tabel memiliki kunci asing yang mengacu pada tabel lainnya, maka tidak diperkenankan menambah record apapun sampai terdapat record yang sesuai yang sesuai pada tabel yang berhubungan. Perancang database mendokumentasikan model datanya dengan sebuah diagram relasi entitas.

5  Mengelola Sumber Daya Data

1)      Menetapkan kebijakan informasi : Kebijakan informasi merupakan menentukan perusahaan aturan, prosedur, peran untuk berbagi, standardisasi data.

2)      Data administrasi : Bertanggung jawab untuk kebijakan dan prosedur tertentu; pemerintahan data.

3)      Administrasi database : Database desain dan kelompok manajemen bertanggung jawab untuk menentukan, pengorganisasian, pelaksanaan, memelihara basis data.

4)      Memastikan kualitas data : Sebelum database baru di tempat, perlu mengidentifikasi dan benar data yang rusak dan membangun rutinitas yang lebih baik untuk mengedit data sekali database dalam operasi. Sebagian besar masalah kualitas data berasal dari masukan yang salah.

5)      Kualitas data audit : Survei terstruktur keakuratan dan tingkat kelengkapan data dalam sistem informasi.

6)      Pembersihan data : Mendeteksi, dan mengoreksi data yang tidak benar, tidak lengkap, tidak benar diformat, atau berlebihan. Memberlakukan konsistensi antara set data yang berbeda dari sistem informasi yang terpisah.

Aplikasi Dalam Sistem Informasi Manajemen Intelijen Bisnis dalam Perusahaan

            Bisnis intelijen dapat diterapkan untuk tujuan bisnis berikut, dalam rangka mendorong nilai bisnis :

1.      Pengukuran – aplikasi / program yang mampu menciptakan hirarki metrik kinerja dan benchmarking yang menginformasikan pemimpin bisnis tentang kemajuan menuju tujuan bisnis.

2.      Analytics – aplikasi / program yang mampu membangun proses kuantitatif untuk bisnis untuk sampai pada keputusan yang optimal dan untuk melakukan bisnis penemuan pengetahuan. Pada proses analisis ini, sering melibatkan: data mining, data proccess, analisis statistik, analisis prediktif, pemodelan prediktif, pemodelan proses bisnis, pengolahan informasi kompleks dan analisis preskriptif.              

3.      Pelaporan – aplikasi / program yang mampu membangun infrastruktur untuk pelaporan strategis untuk melayani manajemen strategis bisnis, bukan pelaporan operasional. Sering melibatkan      visualisasi data, sistem informasi eksekutif dan OLAP.

4.      Kolaborasi / platform kolaborasi – aplikasi / program yang mampu mendapat area yang berbeda (baik di dalam dan di luar bisnis) untuk bekerja sama melalui berbagi data dan pertukaran        data elektronik.

5.      Pengetahuan manajemen – aplikasi / program yang mampu membuat data perusahaan didorong melalui strategi dan praktek untuk mengidentifikasi, menciptakan, merepresentasikan, mendistribusikan, dan memungkinkan adopsi wawasan dan pengalaman yang pengetahuan bisnis sejati.

            Selain di atas, intelijen bisnis juga dapat memberikan pendekatan pro-aktif , seperti fungsi alarm untuk mengingatkan segera untuk pengguna aplikasi. Ada banyak jenis peringatan, misalnya jika beberapa nilai bisnis melebihi nilai ambang jumlah dalam laporan, maka intelijen bisnis akan memberikan peringatan dan analis bisnis bisa menjadi lebih waspada . Kadang-kadang mail alert akan dikirim ke pengguna juga.

Alat Untuk Intelijen Bisnis

Alat intelijen Bisnis : mengaktifkan pengguna untuk menganalisis data untuk melihat pola-pola baru, hubungan, dan wawasan yang berguna untuk membimbing pengambilan keputusan. Alat utama untuk bisnis intelijen termasuk perangkat lunak untuk query database dan pelaporan, alat untuk analisis data multidimensi (analisis online pengolahan), dan alat untuk data mining.

1.      Online Analitycal Processing (OLAP)

            OLAP mendukung analisis data multidimensi, memungkinkan pengguna untuk melihat data yang sama dengan cara yang berbeda menggunakan beberapa dimensi. Setiap aspek informasi-produk, harga, biaya, wilayah, atau periode waktu - merupakan dimensi yang berbeda.

2.      Data mining

            Data mining berguna memberikan wawasan data perusahaan yang tidak dapat diperoleh dengan OLAP dengan mencari pola dan hubungan dalam database yang besar tersembunyi dan menyimpulkan aturan dari mereka untuk memprediksi masa depan perilaku

Jenis informasi diperoleh dari data mining :

·  Asosiasi : Kemunculan terkait dengan acara tunggal.

·  Sequence : Acara terkait dari waktu ke waktu.

·  Klasifikasi : Mengakui pola yang menggambarkan kelompok yang barang milik.

·  Clustering: Mirip dengan klasifikasi ketika ada kelompok yang telah ditetapkan,  menemukan pengelompokan dalam data.

·  Forecasting: Menggunakan serangkaian nilai-nilai yang ada untuk meramalkan apa yang nilai-nilai lain akan menjadi.                                                                         

            Analisis prediktif menggunakan teknik data mining, data historis, dan asumsi tentang kondisi masa depan untuk memprediksi hasil dari peristiwa, seperti probabilitas pelanggan akan menanggapi tawaran atau membeli produk tertentu.

Text Mining dan Web Mining.

1.      Web : sumber yang kaya informasi lain yang berharga, beberapa di antaranya dapat sekarang ditambang untuk pola, tren, dan wawasan ke dalam perilaku pelanggan.

2.      Web Mining : Penemuan dan analisis pola dan informasi yang berguna dari Dunia Wide Web.

3.      Database dan Web Konfigurasi umum meliputi : Web server, script aplikasi server/ middleware / CGI, database server (hosting DBM).

Keuntungan menggunakan Web untuk akses data base:

a.    Kemudahan penggunaan perangkat lunak browser.

b.    Antarmuka Web memerlukan sedikit atau tidak ada perubahan ke database.

c.    Murah untuk menambahkan antarmuka Web untuk sistem.

Aktifitas Bisnis Intelejen

            Intelijen bisnis menyakut berbagai aktifitas diantaranya :

-        Studi perusahaan pesaing produk sejenis dan strategi memenangkan persaingan.

-        Mengelola informasi mengenai data statistik pelanggan potensial, area potensial, kondisi ekonomi, sosial budaya dan politik lingkungan dunia usaha.

-        Pengamatan daerah operasi bisnis untuk kepentingan strategis perusahaan untuk mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal perusahaan.

-        Analisa pasar mengenai jumlah dan area peredaran produk yang diminati oleh pelanggan, ancaman dan peluang yang ada, masa depan produk, tendensi pasar dll.

Jumlah dan kualitas dari data yang ada

            Tanpa data yang cukup, atau dengan kualitas data yang kecil, setiap implementasi IB akan gagal : tidak penting seberapa bagus dukungan manajemen atau motivasi berbasis-bisnis. Sebelum implementasi sebaiknya dilakukan pemrofilan data terlebih dahulu. Analisis ini mengidentifikasi isi, konsistensi dan struktur dari data. Hal ini sebaiknya dilakukan seawal mungkin dalam proses dan jika analis memperlihatkan bahwa datanya kurang, tangguhkan proyek untuk sementara sambil departemen IT memikirkan bagaimana mengumpulkan data secara benar. Saat merencanakan untuk kebutuhan-kebutuhan data bisnis dan inteligensi bisnis, selalu disarankan untuk mempertimbangkan skenario tertentu yang berlaku untuk organisasi tertentu, dan kemudian memilih fitur-fitur inteligensi bisnis yang cocok untuk skenario tersebut. Terkadang, skenario berkembang di sekitar proses-proses bisnis yang berbeda, tiap-tiapnya dibangun dari satu atau lebih sumber data. Sumber-sumber tersebut digunakan oleh fitur-fitur yang menggambarkan data tersebut sebagai informasi untuk pengetahuan pekerja, yang selanjutnya beraksi terhadap informasi tersebut. Kebutuhan bisnis dari organisasi untuk setiap proses bisnis yang diadopsi bergantung pada langkah-langkah penting dari inteligensi bisnis.

            Langkah-langkah penting dari inteligensi bisnis ini mengikutkan, tapi tidak terbatas pada hal-hal berikut :

1.      Langsung ke sumber data untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan.

2.      Mengubah data bisnis menjadi informasi dan berikan secara tepat.

3.      Query dan analisis data.

4.      Beraksi terhadap data yang terkumpulkan

            Aspek kualitas dalam inteligensi bisnis harus mencakup semua proses dari sumber data sampai pelaporan akhir. Pada setiap langkah, gerbang kualitas-nya perbedaan:

1.      Sumber data :

o   Standarisasi data : agar data dapat dibandingkan (unit yang sama, pola yang sama, dsb).

o   Manajemen master data : referensial yang unik

Penyimpanan data operasional :

o   Pembersihan data : mendeteksi dan mengoreksi data yang salah

o   Pemrofilan data : memeriksa nilai yang salah atau kosong

Gudang data :

o   Kelengkapan : memeriksa apakah semua data telah dimuat.

o   Integritas referensial : unik dan referensial terhadap semua sumber.

o   Konsistensi antara sumber : memeriksa data konsolidasi terhadap sumber.

Pelaporan :

o   Indikator keunikan : hanya satu kamus indikator yang dibagikan.

o   Akurasi formula : formula pelaporan lokal harus dihindari atau diperiksa.

      Portal Inteligen Bisnis

            Sebuah portal Inteligensi Bisnis (portal IB) adalah akses antarmuka utama untuk aplikasi gudang data (GD) dan Inteligensi Bisnis (IB). Portal IB adalah impresi pertama bagi pengguna dari sistem GD/IB. Biasanya berbentuk aplikasi peramban, di mana pengguna memiliki akses ke semua layanan sistem GD/IB, laporan dan fungsi analitis lainnya. Portal IB harus diimplementasikan supaya mudah digunakan bagi pengguna aplikasi GD/IB untuk melakukan panggilan terhadap fungsionalitas dari aplikasi.

            Fungsi utama dari portal IB adalah untuk menyediakan sebuah sistem navigasi dari aplikasi GD/IB. Hal ini berarti portal harus diimplementasikan supaya pengguna memiliki akses terhadap semua fungsi dari aplikasi GD/IB. Cara paling umum untuk merancang portal adalah dengan menyesuaikannya dengan proses bisnis dari organisasi di mana aplikasi GD/IB dirancang, dengan cara tersebut portal dapat disesuaikan dengan kebutuhan penggunannya.

            Portal IB harus mudah digunakan dan dipahami, dan jika bisa memiliki tampilan yang sama dengan aplikasi lainnya atau isi situs dari aplikasi organisasi GD/IB yang dirancang (konsistensi).

            Berikut ini adalah daftar fitur yang diperlukan bagi portal web secara umum dan portal IB secara khusus :

1.    Terpakai

            Pengguna harus dengan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan dalam alat IB.

2.    Kaya isi

            Portal tidak hanya alat pencetakan laporan, ia harus berisi fungsi lebih seperti saran, bantuan, informasi pendukung dan dokumentasi.

3.    Bersih

            Portal harus dirancang supaya mudah dipahami dan tidak terlalu kompleks sehingga membingungkan pengguna.

4.    Terbaru

            Portal harus diperbarui secara teratur.

5.    Interaktif

            Portal harus diimplementasikan supaya mudah bagi pengguna menggunakan fungsinya dan mendorong mereka menggunakan portal. Skalabilitas dan kostumisasi membuat pengguna dapat menyesuaikan portal sesuai kebutuhan mereka.

6.    Berorientasi nilai

            Sangat penting bahwa pengguna merasakan bahwa aplikasi GD/IB memiliki sumber nilai yang patut dipakai.