Aspek Manajemen dan Organisasi

1 Aspek Manajemen dan Organisasi

A.       Pengertian Aspek Manajemen

Aspek manajemen dan organisasi adalah aspek yang sangat vital dalam suatu usaha. Karena usaha yang akan atau sedang dirintis mungkin saja akan mengalami kegagalan jika manajemen dan organisasi tidak berjalan dengan baik. Proses manajemen sendiri juga terdapat kaidah-kaidah agar suatu usaha bisa berjalan lebih mudah. Dan kaidah-kaidah (aturan) itu sendiri bisa tergambar jelas melalui fungsi-fungsi manajemen berikut:

1.        Perencanaan (Planning)

Perencanaan dalah proses untuk menentukan kemana dan bagaimana suatu usaha akan dijalankan atau dimulai untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

2.        Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah proses untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam unit-unit tertentu agar jelas dan teratur sesuai dengan tanggung jawab dan wewenang si pemegang unit.

3.        Pelaksanaan (Actuating)

Pelaksanaan adalah proses dimana semua hal yang terencana telah dimulai oleh seluruh unit. Seperti seorang manajer yang mengerahkan seluruh bawahannya untuk memulai pekerjaan sesuai dengan tugas yang telah ditetapkan kepadanya.

4.        Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah proses untuk mengukur, menilai dan mengevaluasi hasil pekerjaan agar tetap sesuai dengan rencana awal dan mengoreksi berbagai penyimpangan selama proses pelasanaan kerja.

B.       Manajemen Pembangunan Proyek

Manajemen pembangunan proyek adalah sistem untuk merencanakan, melaksanakan dan mengawasi proyek yang sedang dilaksanakan. Pembangunan proyek harus mengkoordiasikan rencana pelaksanaan dengan sumber daya yang disediakan agar proyek tadi dapat terselesaikan sesuai target, artinya proyek tersebut selesai tepat waktu dan sesuai dengan konsepnya.

1.        Perencanaan Proyek

Perecanaan proyek yaitu penggambaran apa dan bagaimana proyek harus dikerjakan. Hal kitu meliputi jenis pekerjaan, waktu peyelesaian, tenaga pelaksana, peralatan dan juga anggaran. Perencanaan ini dinilai memudahkan bagi pihak terkait agar bisa bekerja lebih mudah dan terjadwal rapi.

2.        Penjadwalan Proyek

Penjadwalan proyek meliputi penjadwalan waktu-waktu dari masing-masing aktifitas proyek dalam urutan yang sudah diatur. Terdapat beberapa macam bagan yang sering digunakan para penjadwal, salah satu yang paling terkenal adalah bagan Gantt yang dinilai lebih mudah ditafsir dan efektif untuk digunakan.

3.        Pengawasan Proyek

Mengawasi dan mengendalikan jalannya proyek adalah satu hal yang tak boleh disepelekan dalam pembangunan proyek demi kesesuaian proyek dengan target yang telah ditetapkan. Lebih dari itu pengawasn ini berguna untuk mengawasi arus anggaran dan mengevaluasi berbagai kelemahan dan kekeliruan selama pembangunan proyek.

C.       Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya meliputi segala sesuatu yang dipersiapkan perusahaan berkaitan dengan kinerja SDM,  yakni dalam penempatan posisi kerja sesuai dengan bidangnya masing-masing. Dalam konsep manajemen SDM terdapat hal yang berkaitan erat seperti adanya kebijaksanaan, prosedur dan juga praktik  dalam mengatur orang lain demi tercapainya tujuan. Dalam manajemen SDM juga diterapkan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dan fungsi yang bersifat operatif seperti pengadaan, kompensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja.

1.        Analisis jabatan

Analisis jabatan adalah hal yang pertama kali dilakukan sebelum memulai suatu usaha, yakni dengan cara mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi seperti identitas jabatan, fungsi jabartan, uraina tegas, wewenang, tanggung jawab, bahan dan alat dan kondisi kerja, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan jabatan, agar tidak salah posisi dan bekerja sesuai dengan porsinya secara optimal. Analisis diperlukan juga untuk mengevaluasi suatu unit pekerjaan itu sendiri apakah suatu jabatan/ unit itu diperlukan atau tidak.

Pesayaratan jabatan seperti persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan, psikologi da persyaratan khusus itu diperlukan agara seseorang yang akan masuk bekerja bisa bekerja dengan baik nanatinya. Informasi analisis jabatan juga berguna bagi manajemen SDM, penarikan tenaga kerja, orientasi, pelatihan dan pengembangan dan lainnya.

2.        Perencanaan SDM

Perencanaan sumber daya manusia adalah mempersiapkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebuuhan perusahaan, yakni tentang jumlah tenaga kerja berdasakan prakiraan hasil produksi dan dalam sistem manajerial juga berdasarkan jumlah jabatan yang tersedia dalam struktur organisasi perusahaan.

3.        Pengadaan tenaga kerja

Pengadaan dan pencarian tenaga kerja baru dilakukan setelah analisis jabatan dan perencanaan SDM sudah terpenuhi dalam rangka mengisi jabatan yang tersedia. Pengadaan tenaga kerja sendiri merupakan proses untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan juga bidang pengoperasian usaha di lapangan, meliputi:

a.         Penarikan (Recruitment)

Penarikan adalah proses untuk mencari calon karyawan yang memenuhi syarat tertentu sehingga dari mereka perusahaan bisa memilih orang-orang yang tepat untuk mengisi lowongan yang ada. Calon karyawan tersebut bisa diperoleh dari dalam organisasi (internal) dan juga dari luar organisasi (eksternal). Penarikan dari internal biasanya untuk keperluan pengembangan atau perulasan perusahaan dengan memindahkan atau menaikkan jabatan dari sebelumnya, sedangkan bagi perusahaan baru hanya diperlukan dari eksternal saja.

b.        Seleksi (Selection)

Setalah dilakukan pencarian tenaga kerja, tahap selanjutnya adalah menyeleksi seluruh calon tenaga kerja yang paling memenuhi kriteria yang terdiri dari uji materi, uji kesehatan, uji psikologi dan yang terakhir adalah wawancara (interview).

c.         Penempatan (Placement)

Penempatan adalah pencocokan seseorang dengan jabatan yang telah disediakan yang diikuti dengan orientasi, dimana terdapat penjelasan di dalamnya tentang tugas-tugas yang akan dilakukan sesuai dengan standar kerja yang berlaku.

4.        Kompensasi

Kompensasi adalah suatu imbalan atau penghargaan kepada setiap personel yang bekerja di suatu perusahaan dan kompensasi ini penting adanya demi mencapai tujuan yang diinginkan yang bertalian langsung dengan keberlangsungan karyawan yang bekerja. Umumnya kompensasi ini berupa kompensasi finansial sperti upah, gaji, komisi, bonus dan asuransi. Ada juga yang nonfinansial berupa rasa aman, pujian dan pengakuan, fkeksibelitas karier dan peluang untuk kenaikan penghasilan.

5.        Pengembangan

Pihak manajemen perlu untuk melakukan program pengembangan pada setiap karyawannya untuk peningkatan pengetahuan dan keterampilan agara mampu memenuhi tuntutan organisasi dalam menghadapi persaingan dan perubahan. Pelatihan dan pengembangan ini bisa di dalkukan di dalam perusahaan atau di luar perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan.

6.        Integrasi

Integrasi adalah penyesuaian keinginan karyawan dengan manajemen, yakni bagaimana karyawan bisa menyelaraskan antara kepentingan pribadinya dengan kepentingan perusahaan agar sama-sama menguntungan melalui penyampaian aspirasi mereka. Dengan adanya Serikat Buruh khususnya di Indonesia memungkinkan keinginan karyawan terhadap perusahaan bisa dijembatani seperti keinginan untuk mendapatkan kesejahteraan, kenaikan gaji dan lain-lain yang berkaitan dengan masalah pekerjaan.

7.        Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan hubungan kerja biasa disebabkan oleh faktor usia (masa pensiun), permintaan pengunduran diri karena alasan pribadi dan adanya pemecata karena adanya kesalahan.

D.      Pengertian Organisasi

Manajemen adalah alat untuk mencapai suatu tujuan, dan dari tujuan itu memerlukan wadah atau tempat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut yang dikenal dengan nama organisasi yang biasa ada dalam perusahaan-perusahaan. Organisasi secara statis berupa tempat kerjasama atau melaksanakan tugas yang telah direncanakan, organisasi secara dinamis berupa proses kerjasama atas tujuan yang telah dirancang, sedangkan organisasi formal menurut klasik adalah organisasi yang terencana, dibawah satu kekuasaan atau pimpinan, yang memiliki satu tujuan. Oganisasi formal ini merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas dan tersusun.

E.       Bentuk-Bentuk Organisasi

Bentuk dari organisasi tentu harus disesuaikan dengan bidang usahanya dan juga disesuaikan dengan kebutuhan. Berikut adalah beberapa jenis bentuk organisasi:

1.        Bentuk organisasi yang ditinjau dari jumlah pimpinan puncak, dibedakan lagi menjadi dua:

a)         Organisasi yang memiliki pimpinan puncak satu orang. Contoh: pimpinan perusahaan perseorangan.

b)        Organisasi yang mempunyai pimpinan puncak lebih dari satu orang. Contoh: pimpinan di PT atau firma.

2.        Bentuk organisasi berdasarkan hubungan-hubungan wewenangnya,baik itu wewenang lini, staf maupun fungsional sebagai berikut:

a)      Wewenang lini, ialah wewenang yang menimbulkan tanggung jawab atas tercapainya tujuan-tujuan tertentu. Organisasi lini sendiri adalah organisasi yang hanya memiliki hubungan lini dalam organisasinya. Organisiasi seperti ini merupakan bentuk organisasi yang berskala kecil dengan sedikit jumlah karyawan yang belum atau sedikit memiliki spesialisasi. Organisasi lini biasanya dipimpin langsung oleh si pemilik perusahaan, hubungan antara karyawan dan atasan masih bersifat langsung tanpa perantara, jumlah karyawannya sedikit, tingkat spesialisasi dan alat-alatnya belum beragam dan organissinya kecil.

Keuntungan organisasi ini adalah garis kepemimpinan tegas karena berhubungan langsung dengan karyawan, kesatuan kepemimpinan terjamin, karena hanya dipimpin oleh satu orang dan juga tingkat tanggung jawabnya sangat tinggi, karena masing-masing unit hanya dipegang oleh satu orang. Selain itu rasa solidaritas antar karyawan masih tinggi, karena sudah saling mengenal.

Selain itu terdapat kelemahan yang ada di organisasi ini, yaitu mengenai tujuan dari organisasi dan tujuan pribadi yang seringkali tidak bisa dibedakan, kesempatan karyawan yang terbatas karena dikendalikan seluruhnya oleh pimpinan dan juga kecenderungan pimpinan yang bertindak otoriter.

b)      Wewenang staf, ialah wewenang yang membantu si pemilik wewenang lini agar bekerja lebih efektif  dalam mencapai tujuan perusahaan. Organisasi lini dan staf sendiri masih mempertahankan sistem kewenangan vertikal, artinya masih ditangan satu orang pimpinan, tapi dalam rangka memperlancar pekerjaan pimpinan, ia mendapat bantuan dari staf, dimana tugas dari staf adalah memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Garis kepemimpinan masih dipegang satu pimpinan, staf hanya memiliki wewenang staf saja. Pekerjaan llini staf itu bukan ditentukan oleh aktifitasnya, tapi hubungannya dengan bagian-bagian lain. Ininya bagian lini bisa menjadi staf. Contoh: jika bagian penjualan meminta pendapat kepadanya, maka dia disebut staf.

Organisasi lini dan staf biasanya terdidi dari jumlah karyawan yang banyak, organisasinya besar dan kompleks, dan hubungan natar pimpinan dan karyawan tidak secara langsung. Dalama organisasi ini, wewenang staf dibagi menjadi dua, yaitu staf ahli yang terdiri dari staf penasihat, staf pelayan, staf pengendali dan staf fungsional dan personal staf yang juga terdiri dari pembantu (assistant) dan staf umum (general staff).

c)      Wewenang fungsional, ialah wewenang yang diberikan kepada seseorang atau departemen agar dapat mengambil keputusan tentang hal-hal yang ada di departemen yang lain. Organisasi fungsional sendiri adaah organisasi yang dibentuk berdasarkan sifat-sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Organisasi ini terfokus pada pembagian kerja. Pimpinann menyerahkan masalah tertentu kepada manajer yang kemudian dilimpahkan kepada pelaksana, dengan demikian, para bawahan yang menerima perintah dari beberapa atasan yang memiliki tanggung jawab dan keahlian masing-masing.

Organisasi fungsional biasanya membagi tugas secara tegas dan dapat dibedakan, bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan. Kelebihannya adalah keuntungan adanya spesialisasi yang optimal akan terampil di bidangnya masing-masing dan efisiensi produktifitas dapat ditingkatkan.

Terdapat satu lagi jenis organisasi, yaitu organisasi gabungan (lini, staf dan fungsional) yang diterapkan pada organisasi besar dan kompleks. Pada tingkat dwan direksi (board of director) diterapkan tipe orgnasisasi kru dan staf, sedangkan mada madya diterapkan tipe organisasi fungsional.